Snøhettas ukonsentrerte kontorlandskap

Hos arkitektfirmaet Snøhetta yrer det i lokalene. Det er en jevn flyt av mennesker i alle retninger, og det er umulig å se hvor de kommer fra eller hvor de skal. Blant alle skrivebordene og arbeidsstasjonene er det arkitektoniske modeller, og i taket henger plastposer fylt med vann – Snøhettas svar på en lysekrone – og en diskokule.

• LES OGSÅ: Rømte fra kontoret

De holder til i et digert havneskur på Vippetangen i Oslo – i en løsning som ser ut som selve definisjonen på en åpen kontorløsning. Ved inngangspartiet møter jeg HR-ansvarlig i Snøhetta, Metha Leonhardsen og arkitekt Marianne Sætre. Vi spaserer gjennom det travle landskapet, og setter oss ved ett av de mange kjøkkenbordene.

– Jeg har bevisst ikke booket et møterom for å vise litt hvordan vi jobber her, sier Leonhardsen.

Hun forteller at det åpne landskapet er en del av Snøhettas filosofi.

– For å prestere må vi sitte åpent og jobbe i faggrupper. Det er mye som skjer i den åpne dialogen som man aldri ville fått på et cellekontor. Det åpne landskapet gjør det lettere å lære av hverandre.

Cellekontoret forsvinner

Det er imidlertid ikke alle som elsker smaken av åpne kontorlandskap. Det har blåst kraftig rundt planene for det nye regjeringskvartalet, hvor det legges opp til såkalt aktivitetsbasert arbeidsplass, der man ikke har faste plasser, må rydde av pulten hver dag og sitter i åpent landskap. Planene har blitt kritisert for ikke å være tilpasset de som faktisk skal jobbe der, som trenger sin ro og konsentrasjon.

Dette er jevnt over ett av hovedargumentene som blir brukt mot åpne kontorløsninger – det fører til store forstyrrelser og gjør at de ansatte ikke greier å gjøre jobben sin. Likevel er trenden der – cellekontorene byttes ut med kreative og arealeffektive løsninger som skal skape samhandling. Men hva om de bare fører til avbrytelser og dårligere produktivitet?

Nordmenn avbrytes hele tiden

For drøyt en måned siden slapp Statens Arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) forskningsrapporten «Arbeidsmiljøet i Norge og EU – en sammenligning», som omfatter 44.000 personer fra 35 ulike land. Her havner norske ansatte helt i toppen på listen over arbeidstakere som sier at de opplever forstyrrende avbrytelser i arbeidet.

Hele 27 prosent av norske arbeidstakere sier at de opplever hyppige avbrytelser på jobben, det vil si at de ofte må avbryte oppgavene de holder på med for å gjøre noe nytt. Bare i Malta er andelen høyere enn i Norge. Til sammenligning er snittet i EU-landene 16 prosent.

– Forstyrrelser kan ødelegge kontinuiteten i arbeidet. Et distraherende og forstyrrende miljø tar bort fokus fra det man egentlig skal gjøre. Spesielt i arbeid som trenger mye oppmerksomhet eller for de som skal ta beslutninger, sier Anne Mette Bjerkan, seniorrådgiver i STAMI.

– Ikke alle burde sitte i landskap

Én kilde til avbrytelser er åpne kontorlandskaper, forklarer Jan Vilhelm Bakke. Han er arbeidsmedisiner og overlege i Arbeidstilsynet, og sammen med med Knut Inge Fostervold har han gått gjennom store mendger forskning om åpne kontorlandskap både fra Norge og utlandet, og oppdatert kunnskapen på et kunnskapsområde de mener er underrepresentert i Norge.

De ville til bunns i flere spørsmål, blant annet hvilke effekter åpne kontorlandskap har på produktivitet, samhandling, støy og trivsel. Konklusjonen er ikke hyggelig lesning for tilhengere av åpne landskap.

– Studiene vi har gått gjennom viser at en del folk ikke kan eller bør sitte i åpne landskap. De som trenger å sitte i ro og fred og tenke bør ikke arbeide i slike omgivelser, sier Bakke.

Avbryter flytsonen

Det er spesielt konsentrasjonsvansker og avbrytelser som gjør åpne kontorlandskap så problematiske, sier Bakke. Støynivået øker stressfølelsen og reduserer produktiviteten, og gjør medarbeidere mer slitne. Over tid kan dette dessuten føre til utbrenthet og dårlig helse, sier han. Det er rett og slett ikke verdt det, mener Bakke.

– Kostnader ved dårligere arbeidsmiljø, nedsatt produktivitet, økt sykefravær og tap av høyt kvalifisert og motivert arbeidskraft kan langt overstige de innsparte arealkostnadene.

Den største svakheten med åpne kontorlandskap er ifølge Bakke at løsningen ikke tar hensyn til dem som trenger å konsentrere seg.

– For de som driver med krevende konsentrasjonsarbeid med store krav til fungerende korttidshukommelse er det viktig å unngå forstyrrelser. Man har mange ting i hodet samtidig som man må huske. Hvis du blir tatt ut av stoffet ditt, så tar det lang tid å komme seg inn flytsonen igjen. Det tar fort ti til 20 minutter. Hvis det skjer mange ganger blir man veldig sliten. Kunnskapsarbeidere blir kjempestresset av å ikke kunne gjøre jobben sin. Da må man vurdere om det er riktig å sette dem i en posisjon der de ikke får gjort nettopp det, sier overlegen.

Lyden av en kafé

Støynivå i åpne kontorlandskap er en reell utfordring. Forskning fra Universitetet i Sydney har vist at lyd er en av de mest sentrale forstyrrelsesfaktorene i kontorlandskap. I studien svarte rundt 30 prosent av ansatte i kontorlandskap av de var misfornøyde med støynivået, samtidig som mellom 50 og 60 prosent svarte at de ikke hadde privatliv når det gjaldt lyd.

Ny forskning fra Universitetet i Illinois viser imidlertid at det ikke nødvendigvis er lyd i seg selv som distraherer oss – det er typen lyd som er viktig. Uklar og ikke for høy bakgrunnsstøy kan faktisk føre til mer kreativitet og konsentrasjon.

I studien, som er omtalt i Harvard Business Review, ble deltakerne delt inn i ulike grupper som skulle utføre tester i kreativitet og problemløsing. Noen grupper arbeidet under total stillhet, noen under et lydnivå tilsvarende en kafé og andre under svært bråkete omgivelser. Gruppen med de kafélignende lydomgivelsene presterte mye bedre enn de andre.

Åpne kontorlandskap mangler ofte dette lydmiljøet, og da oppstår problemet med at man blir dratt inn i andres samtaler og dermed også forstyrret.

Det er disse kaféomgivelsene Snøhetta har innført med stort hell.

Hodetelefonnormen

De ansatte i Snøhetta sitter spredt, og samarbeider på tvers av både fagfelt og sitteplass. Grupper på tre står sammen framfor en skjerm. To personer snakker ved kaffemaskinen. En gjeng på fem-seks stykker sitter ved kjøkkenbordet ved siden av oss med papirer og blyanter og modeller. Men vi hører dem ikke. Det sørger den høye takhøyden for.

– Det er viktig å forstå hvordan akustikken virker i et rom og hvordan den påvirker opplevelsen av støy. Det åpne lokalet og den store takhøyden gir en konstant summing som blander og utjevner lyden og dermed maskerer bort den forstyrrende individuelle praten. I mange kontorer er det ofte så mye akustisk lyddemping at man lett kan høre enhver samtale, selv om den ikke er spesielt høy. Slik er det ikke her, sier Sætre.

Inne blant alle disse arbeidsgruppene sitter det en rekke enkeltpersoner med hodetelefoner på. De konsentrerer seg. Prosjektutviklingen skjer i samarbeid, men hvis man har behov for å konsentrere seg over lengre perioder så finnes det alternativer. Man kan booke et av møterommene som finnes, sette seg ved et kjøkkenbord eller lukke seg inne i hodetelefonene.

– Det er en del av normen her. Man forstyrrer ikke noen med hodetelefoner. Det går også an å ta hjemmekontor hvis man trenger den ekstra konsentrasjonen, men det har det aldri vært noen kultur for å gjøre, forklarer Leonhardsen.

Kontrollert ro

Åpne landskap skilter ofte med økt samhandling, men dette er sjelden en utfordring, hevder Jan Vilhelm Bakke i Arbeidstilsynet. Det er ofte det omvendte som er problemet, mener han.

– Det er ikke mangelen på samhandling som er problemet, det er heller at man ikke kan velge hvor mye man vil kommunisere. Det man ofte sliter med i åpne landskap er ikke muligheter for kontakt, men snarere å finne muligheter til ro og uforstyrret arbeid. Trenger de ansatte å møte folk, så greier de det uten å ha så mange møtepunkter. Det er verre å finne roen hvis det ikke er tilrettelagt for det.

– Må tåle å bli avbrutt

For Snøhetta er imidlertid samhandlingen alfa og omega. Løsningen deres er skreddersydd for dem selv. Cellekontor vil de ikke ha, og det er ikke fordi de ikke har prøvd.

– Vi hadde cellekontor i en kort periode med plassmangel på begynnelsen av 2000-tallet, men det fungerte ikke for oss i det hele tatt, forteller Sætre mens hun tegner en skisse over kontoret. Vi mistet spontaniteten og samhandlingen, og måtte hele tiden gå på besøk til hverandres kontorer. Til slutt endte vi opp med å innrede korridoren og satt ute i gangen.

De må rett og slett sitte åpent i Snøhetta.

– Vi er avhengige av den kollektive dynamikken. Folk går overalt, prater overalt og jobber sammen overalt. Man påvirker jo dem rundt seg når man jobber på denne måten, men man skal bli påvirket av andre her. Det er en del av arbeidsformen. Man må rett og slett tåle å bli avbrutt, sier Sætre.

– Gjennom en dag veksler man dessuten mellom mange oppgaver og arbeidsformer. I et slikt lokale som vi har nå har man valgmuligheter i hvordan man vil jobbe. Det hadde vi ikke fått med cellekontor, tilføyer Leonhardsen.

Tilhørighet til plassen sin

En spesiell form for åpent landskap, er det som blir kalt aktivitetsbasert arbeidsplass, eller «flekskontor». Ideen er at ansatte skal velge seg en arbeidsstasjon basert på hvilke aktiviteter de skal gjennomføre. Ofte kommer dette i en pakkeløsning med «clean desk» og «free seating», altså at man ikke har en fast arbeidspult eller -plass. Denne organiseringen mener Bakke er spesielt problematisk for mange.

– I NAV skal for eksempel saksbehandlerne ta stilling til store og kompliserte trygdesaker, ved sykehusene skal legene gå gjennom lange journaler og i regjeringen skal mange kunnskapsrike og kompetente byråkrater utrede vanskelige saker. I krevende utredningsarbeid med mange momenter er det mange som bruker pulten som en oppslagstavle. Man jobber gjerne mange dager på samme sak, og bruker pulten sin som base. Da blir det fryktelig krevende å måtte rydde bort alt sammen hver dag.

Skreddersøm

Kontoret til Snøhetta er ikke aktivitetsbasert. De har faste plasser, og rullerer hvert andre år. De har ikke noe imot konseptet – det bare passer ikke for dem.

– Grunnen til at aktivitetsbasert arbeidsplass i noen tilfeller ikke fungerer, er at den baserer seg på en økonomisk motivert reduksjon av arealer, noe som kan føre til manglende fleksibilitet i bruk. Det er ikke et reelt aktivitetsbasert grunnlag. Hvis arbeidsdagen derimot kan deles inn i ulike aktiviteter, og kontoret blir brukt slik at det er stille der det skal være stille og samhandling der det skal være samhandling, så er det en annen sak. Hvis de ansatte forstår og respekterer konseptet, så fungerer det også, sier arkitekt Marianne Sætre.

– Det handler om å implementere kultur for nye arbeidsformer og etablere tydelige kjøreregler for hvordan men skal ta hensyn til hverandre. Man kan ikke generalisere, enkelt og greit. For at arbeidsplassen skal bli god, må man skreddersy den ut i fra hvordan man jobber. Det kan bety både åpne kontorer, cellekontorer og aktivitetsbasert arbeidsplass.

Sætre mener derfor at diskusjoner der man setter aktivitetsbasert arbeidsplass, åpne kontorlandskaper og cellekontor opp mot hverandre ikke nødvendigvis har så mye for seg.

– Jeg synes det er helt irrelevant å påstå at åpne kontorlandskap ikke fungerer på generelt grunnlag. Det kan være sant for noen, men for andre ikke. Når det er sagt, så er det viktig å ta på alvor alle de utfordringene som arbeidsplassens fysiske utforming byr på. Vi må utvikle nye løsninger og teste hvordan de virker. Fleksible og aktivitetsbaserte løsninger vil fungere for svært mange arbeidsplasser dersom de planlegges og tilrettelegges riktig.

Håper cellekontoret overlever

Det er uten tvil ønskelig at man tilpasser kontoret til det behovet arbeidstakerne har. I mange tilfeller burde det bety at man tar en høyere arealkostnad for å unngå et produktivitetstap som potensielt kan bli mye mer kostbart, sier Jan Vilhelm Bakke.

– Man må se på hva som gir de optimale kostnadene. Hvor mye produktivitet taper man ved et dårlig tilpasset, men arealeffektivt kontor? Areal står hos en virksomhet ofte for rundt ti prosent av årskostnadene. Hvis man øker arealet med 30 prosent så har man kanskje nok plass til å gi cellekontorer til alle som trenger det, og hvis det gir en produktivitetsøkning på bare tre prosent så er det verdt det. Produktivitetsgevinsten kan dessuten være mye høyere. Dette regnestykket er det flere virksomheter som med fordel kunne sett nærmere på, sier han.

– Så du tror ikke cellekontorene allerede har tapt for de kostnadseffektive åpne kontorene?