Annonse

image_8.jpg

– De som klarer å jobbe effektivt forenkler, tar valg og har oversikt, sier Fred-Ragnar Skau-Nilsen, kursleder i Potero.

Lederverktøy​Slik får du orden på e-posten

Er innboksen din en uendelig elv av ny og gammel e-post? Pluss en haug med mapper der ute på sidelinjen? Hvis svaret er ja, er du ikke alene.

Fred-Ragnar Skau-Nilsen, it-ekspert og bedriftspedagog i selskapet Potero jobber med selvledelse, effektivisering og IT-bruk.

Han holder inspirasjonsforedrag og gir individuell veiledning, og han ser det gang på gang når han jobber med effektiv bruk e-post hos bedrifter og organisasjoner:

– Folk har for mange mapper.

Lese resten?
Få tilgang til alt innhold for bare en krone den første måneden
1,-
Prøv nå
Ingen bindingstid
Jeg har allerede abonnement
Annonse

6 tips til bruk av e-post

Forenkling

  • Ha få mapper og bruk søk i stedet for leting når du skal finne gammel e-post.
  • Lag rutiner og et system som er så enkelt at det ikke krever etterarbeidvetter skippertakmetoden.

Valg

  • Skill mellom det vi kan kalle nyhetsstrøm og postkasse. I en postkasse må vi gå gjennom og ta stilling til alt som kommer inn. Nyhetsstrømmer glir forbi enten vi vil det eller ikke, og vi kan ikke ta mål av oss om å få behandlet alt. Eksempel på nyhetssrøm-e-post: reklame, invitasjon til seminarer, kopi-mail osv. Bruk regler eller andre teknikker slik at e-postprogrammet kan hjelpe deg med å skille kategoriene fra hverandre. 

  • Ha et fast mønster når du går gjennom postkasse-e-posten, slik at du ved første gjennomgang klarer å ta stilling til hva som skal gjøres med hver eneste  e-post. 
Mønsteret kan for eksempel være slik: Krever e-posten handling av deg? Hvis ja, sett på flagg eller lag en oppgave. Hvis du lager en oppgave, definer også helt konkret hva som skal gjøres. Hvis nei, slett eller arkiver. 


Oversikt

  • Sørg for at du til enhver tid har full oversikt over behandlet og ubehandlet e-post. Dette gjelder akun postkasse-e-post. Det du ikke skal gjøre noe med, må ut av innboksen og enten slettes eller arkiveres i et enkelt arkiv med få mapper.
  • Bruk flagg og oppgaver til å holde oversikt over alt som krever handling av deg. Forbausende mange bruker svært mye energi på å organisere fortiden med et avansert mappesystem, men lite energi på å organisere fremtiden ved hjelp av flagg og oppgaver. Bruk heller krefter og mental energi på fremtiden, og la teknikken hjelpe deg når du skal hente fram noe fra fortiden.

Kilde: Fred-Ragnar Skau-Nilsen, Potero

Lederverktøy

Trenger du å fornye verktøykassa?

 

Bla deg gjennom våre lederverktøy for gode tips, triks og faglig påfyll.

Gå til lederverktøy.


Annonse

6 tips til bruk av e-post

Forenkling

  • Ha få mapper og bruk søk i stedet for leting når du skal finne gammel e-post.
  • Lag rutiner og et system som er så enkelt at det ikke krever etterarbeidvetter skippertakmetoden.

Valg

  • Skill mellom det vi kan kalle nyhetsstrøm og postkasse. I en postkasse må vi gå gjennom og ta stilling til alt som kommer inn. Nyhetsstrømmer glir forbi enten vi vil det eller ikke, og vi kan ikke ta mål av oss om å få behandlet alt. Eksempel på nyhetssrøm-e-post: reklame, invitasjon til seminarer, kopi-mail osv. Bruk regler eller andre teknikker slik at e-postprogrammet kan hjelpe deg med å skille kategoriene fra hverandre. 

  • Ha et fast mønster når du går gjennom postkasse-e-posten, slik at du ved første gjennomgang klarer å ta stilling til hva som skal gjøres med hver eneste  e-post. 
Mønsteret kan for eksempel være slik: Krever e-posten handling av deg? Hvis ja, sett på flagg eller lag en oppgave. Hvis du lager en oppgave, definer også helt konkret hva som skal gjøres. Hvis nei, slett eller arkiver. 


Oversikt

  • Sørg for at du til enhver tid har full oversikt over behandlet og ubehandlet e-post. Dette gjelder akun postkasse-e-post. Det du ikke skal gjøre noe med, må ut av innboksen og enten slettes eller arkiveres i et enkelt arkiv med få mapper.
  • Bruk flagg og oppgaver til å holde oversikt over alt som krever handling av deg. Forbausende mange bruker svært mye energi på å organisere fortiden med et avansert mappesystem, men lite energi på å organisere fremtiden ved hjelp av flagg og oppgaver. Bruk heller krefter og mental energi på fremtiden, og la teknikken hjelpe deg når du skal hente fram noe fra fortiden.

Kilde: Fred-Ragnar Skau-Nilsen, Potero

Lederverktøy

Trenger du å fornye verktøykassa?

 

Bla deg gjennom våre lederverktøy for gode tips, triks og faglig påfyll.

Gå til lederverktøy.