– Kjernen i det vi jobber med

Arendal kommune benyttet tidligere en 18–Faktor medarbeiderundersøkelse. 10–Faktor er en forenkling av den tidligere undersøkelsen, forteller Urd Berntsen i kommunen. Undersøkelsen med 18 faktorer er brukt siden 2013.

• BAKGRUNN: – Alle ­kommunene vil ta samme medarbeider­undersøkelse i bruk

Berntsen jobber som seniorrådgiver i Rådmannens stab i Arendal kommune. Hennes viktigste oppgaver er veiledning i lov- og avtaleverk, tariff/drøftinger/forhandlinger, kompetanse og lederutvikling, prosjektarbeid og generell veiledning av ledere.

• LES OGSÅ: – Skiller seg fra tidligere ­medarbeiderundersøkelser

Ifølge Berntsen har tidligere medarbeiderundersøkelser fokusert mer på trivsel på jobb, og hvordan medarbeiderne skulle lykkes.

– Nå handler det om hvordan man skal jobbe for å gi en god tjenestekvalitet, sier hun.

– Godt rustet

Hun beskriver verktøyet som nyttig, både for organisasjonen, lederne og medarbeiderne. Det har også vært nyttig i utviklingen av alle disse. Før kommunen begynte med 18–Faktor spurte de om hva de ansatte hadde svart. I dag fokuserer man i stedet på de 10 faktorene. Da får kommunen løftet blikket, med et forskningsbasert grunnlag i bunnen, som gir en bedre effekt.

– Vi har gjennomført to runder med undersøkelser sammen med Linda Lai. Nå skal vi kjøre vår første egne runde med 10–Faktor. I og med at vi har vært med i grunnarbeidet, og har brukt «forløperen» siden 2013, står vi godt rustet for jobben, mener Berntsen.

Fallgruver

Men ting går ikke av seg selv. Har man skeptiske medarbeidere, som tidligere har svart på medarbeiderundersøkelser som ikke har ledet til resultater, kan skepsisen vokse. Et slikt arbeid krever både god oppfølging og en stødig forankring i hele organisasjonen, forteller Urd Berntsen.

– De 10 faktorene bør integreres i alt kommunen gjør. Dette kan utgjøre en forskjell. Det er mer krevende, men vi må alle bli vant med begrepene for å få full effekt. Noen av begrepene kan være litt for akademiske, og det er derfor viktig at alle involverte har god kunnskap om dem. Vi kan sikkert forbedre oss enda mer her, sier hun, og presiserer at det ikke er enkelt å folkeliggjøre alle begrepene.

Verdt tidsbruken

Med flere spørsmål rundt hver enkelt av faktorene tar 10–Faktor mer tid enn det kommunen var vant med før Faktorundersøkelsene. Det er spesielt oppfølgingen, for å få god effekt og nytte, som tar tid. Men dette er en prioritering som er verdt innsatsen, mener Berntsen, som forteller at Linda Lai konkret har sett på hvilke faktorer kommunen bør jobbe med for at opplevd tjenestekvalitet skal forbedres.

– Det er dette som er kjernen i det vi jobber med. Jobber vi med å bedre faktorene, øker den opplevde kvaliteten som brukerne mottar fra kommunen. Når ting fungerer bedre i alle ledd vil dette også få en effekt internt på blant annet sykefravær, mestringsklima, kompetansedeling og effektivitet. Lederen er veldig sentral i mange av disse faktorene, utdyper hun.

– Hvordan håndterer dere for eksempel et problem med medarbeidere som opplever manglende autonomi?

– Vi har en verktøykasse, og vurderer hva vi vil bevare eller forbedre. Så må vi velge tiltak ut i fra situasjonen vi er i. Autonomi er utfordrende å jobbe med, fordi oppskriften er så forskjellig – avhengig av person og funksjon. Vi søker hele tiden at medarbeidere bør oppleve autonomi, ut i fra de ulike mulighetsrommene som eksisterer – innenfor rammene for tjenesten. Vi må gjennomføre gode prosesser ute på de enkelte arbeidsstedene for å kunne sette inn de rette tiltakene. Mestringsklima, for eksempel, avhenger av både arbeidsmiljø og arbeidssted. Da må vi være der det skjer, og legge til rette, forklarer hun, og legger til at kommunen har hovedfokus på å bistå leder og HMS-utvalg med å bli trygge på å ha lokale prosesser. HMS-utvalget består av leder, tillitsvalgte og verneombud på det enkelte arbeidssted eller avdeling.