Kvitt deg med strenge HR-regler

Mange virksomheter har svært strenge regler og retningslinjer som kommer fra personalavdelingen. Reglene – som ofte er ment for å luke ut et par potensielle personers dårlige oppførsel – kan være kontrollerende og vekke følelser av mistillit blant de ansatte. Det hjelper verken på trivselen eller produktiviteten, skriver Sue Bingham, leder for HPWP Consulting, til Harvard Business Review.

Hun mener at løsere og mer fleksible regler i de aller fleste tilfeller vil være veien å gå. For å komme dit foreslår hun å vurdere tre tiltak.

På fersk gjerning

Målet med personalregler må ikke være å «ta ansatte på fersken». Det er lett å skrive inn en rekke «du skal ikke»-regler i liten skrift i kontrakten, for så å sprette fram bak et hjørne når den ansatte gjør feil. Det er ikke spesielt tillitsvekkende, skriver Bingham.

– En bedrift jeg undersøkte skrev ned i regelboka at alle ansatte måtte smile hvis de var innenfor en rekkevidde på tre meter fra en kunde. I stedet for å forsøke å gjøre høflighet til et kjennetegn prøvde de å lovfeste godt humør, skriver hun.

Slike regler gjør også at lederen blir en ufrivillig håndhever av svart-hvitt-prosedyrer, i stedet for å kunne utøve skjønn fra situasjon til situasjon. Strenge regler gjør det vanskelig for både ansatte og lederen å utøve jobben sin på en god måte.

Bingham foreslår at man heller lager åpne forventninger, som å forvente at ansatte handler i tråd med organisasjonens interesser.

• Andre er helt uenige, og foreslår krystallklare HR-regler: Bli kvitt uklarhetene og få bort den negative atferden

Folkeskikk, ikke falkeblikk

– Strenge regler blir ofte en unnskyldning for ikke å tenke, skriver Bingham.

Regler har som mål å kontrollere, og da får man ansatte som følger reglene slavisk. Man får det man måler, men heller ikke noe mer. I verste fall forsvinner alt engasjement og all vilje til å gjøre noe utover det som står i jobbeskrivelsen, mener Bingham.

I stedet for å sitte i tårnet og følge med på hver eneste bevegelse, foreslår Bingham heller å involvere de ansatte i utformingen av virksomhetens retningslinjer, som hvordan organisasjonen vil bli oppfattet eller hvordan en kunde kan forvente å bli mottatt.

Tenk over signaleffekten

Regler er en beskjed fra organisasjonen til sine ansatte om hvordan de ser på dem. Tenk derfor over hvilket inntrykk du gir dine ansatte når du henholdsvis (1) ber dem etterleve en imøtekommende og vennlig kultur, eller (2) alltid smile når de er tre meter fra en kunde.

Og hvis det er slik at virksomheten absolutt trenger regler for å holde ansatte i skinnet, så bør i alle fall ledelsen få slingringsmonn i håndhevingen av disse reglene.