Slik får du orden på e-posten

Er innboksen din en uendelig elv av ny og gammel e-post? Pluss en haug med mapper der ute på sidelinjen? Hvis svaret er ja, er du ikke alene.

Fred-Ragnar Skau-Nilsen, it-ekspert og bedriftspedagog i selskapet Potero jobber med selvledelse, effektivisering og IT-bruk.

Han holder inspirasjonsforedrag og gir individuell veiledning, og han ser det gang på gang når han jobber med effektiv bruk e-post hos bedrifter og organisasjoner:

– Folk har for mange mapper.

Skau-Nilsens erfaring er at de vanligste årsakene til lite effektiv e-postbruk ligger på to nivåer; på organisasjonsnivå og på personlig nivå.

Det å sende mye e-post kan ligge i kulturen i en bedrift og måten man samhandler på. På det personlige planet, som er det denne artikkelen skal handle om, er det en gjenganger at folk er opptatt av fortiden.

– Mange er altfor opptatt av å bruke tid og energi på gammel e-post og fortiden, istedenfor å organisere det arbeidet som skal skje fremover, sier Skau-Nilsen.

Tre prinsipper

Han har jobbet med IT og produktivitet i rundt 20 år, og har etter eget utsagn også pløyd seg igjennom det meste av litteratur om effektivisering, både forskningsbasert litteratur og populære selvhjelpskonsepter.

Konklusjonen han har trukket, er at det ligger tre prinsipper til grunn for å jobbe strukturert, stressfritt og effektivt: forenkling, valg, oversikt.

– Jeg ser det tydelig ute i bedriftene. De som klarer å jobbe effektivt, behersker dette. De som får til å jobbe effektivt med e-post, tar noen raske valg. De tar en beslutning og bestemmer seg for hva som skal gjøres med e-posten. E-posten blir ikke liggende å slure i innboksen.

Lær deg å søke

For å forenkle e-post-håndteringen, anbefaler Skau-Nilsen at man bare har noen få arkivmapper, for eksempel et hovedarkiv og noen mapper for store prosjekter.

Istedenfor å bruke tid på å lete i mapper, gjelder det å lære seg å søke.

– Mange bruker ikke søkefunksjonen i e-postprogrammet sitt. I barneskolen lærte jeg barna å knekke lesekoden. Her hjelper jeg voksne å knekke søkekoder. Mange tror de må vite hvor e-posten befinner seg for å finne den. Men det er bedre å søke etter e-post enn å lete rundt. Du finner stort sett alltid det du ser etter i et søk.

La maskinen gjøre jobben

Hvor mange mapper du trenger, vil avhenge av hva slags jobb du har, men selv bruker han disse: innboksen, en stor arkivmappe og en mappe til nyhetsbrev og andre ting som ikke krever handling (nyhetsstrøm).

Rådet er: Finn søkefunksjonen i e-postprogrammet ditt og sett deg inn i hvordan den fungerer.

Du kan søke på avsender, dato, e-post-overskrifter, ord i teksten i mailen, mail fra bestemte tidsrom, sendt e-post, mottatt e-post. Du har mange muligheter.

– Bruk søkeverktøyet for alt det er verdt. Effektivitet handler om å få ned arbeidsmengden. Få datamaskinen til å jobbe mer, slik at du kan jobbe mindre. Hvis vi driver og leter rundt i mapper, tar vi fra PC-en jobben. Men den er flinkere, bare du vet hvor du skal «kile den», hvilke knapper du skal trykke på, for å få den til å gjøre jobben.

Ta valg

Når det gjelder selve arbeidsflyten, så er hovedregelen at innboksen en postkasse, ikke et lager.

– Jeg kan ikke bare lese mail, det må skje noe med den. Enten skal den arkiveres eller slettes, eller så skal det gjøres noe med den. Jeg pleier å sammenligne det med et bilverksted. Innboksen er skranken, der du tar imot henvendelsene. Men selve jobben gjøres i verkstedet, som i et e-post-system tilsvarer oppgavelisten.

Gå igjennom posten innboksen, og ta løpende stilling til hva det er du har med å gjøre.

Reklame og andre ting som ikke krever noen handlinger av deg, kan du legge i nyhetsstrøm-mappen. Eller slette.

Det beste er ifølge Skau-Nilsen å ha regler som sender e-post fra en bestemt avsender rett inn i nyhetsstrøm-mappen, uten at den tar veien om innboksen.

E-post som krever handling

E-post som krever handlinger som kan gjøres raskt, svarer du på her og nå. Så arkiverer du den.

Det er nå det er viktig at du har få arkivmapper. Arkivering bør gå fort. I de fleste e-post-programmer har du en egen arkiv-knapp som gjør at du kan arkivere i hovedarkivmappen med ett klikk.

Hvis e-posten utløser enkle oppgaver som du skal gjøre noe med i løpet av dagen eller kort tid, sett på et flagg (se knappen «Oppfølging» for flagg og tidsangivelse i Outlook, andre programmer har lignende funksjoner). For e-post som krever mer oppfølging enn som så, lag en eller flere oppgaver. Vær konkret.

– Se på deg selv som en som trenger klare beskjeder. Start oppgavetittelen med hva du faktisk skal gjøre, den fysiske jobben. Det kan være å skrive, ringe, lese, finne ut, forberede et møte etc, sier Skau-Nilsen, som legger til at det er klargjørende når man skriver oppgaver ned på et papir eller flagger/oppretter oppgaver på PCen. Det abstrakte blir konkret.

Oppgavemodus

Resultatet skal nå etter alle solemerker ha blitt at du har fått en oversiktlig oppgaveliste som består av all flagget e-post (du finner den under «Oppgaver»), som du kan jobbe med utover dagen og uken.

– Når jeg setter meg ned med oppgavelisten, er jeg i oppgavemodus - ikke i innboksmodus, sier Fred-Ragnar Skau-Nilsen, som mener at dette er en langt mer effektiv måte å jobbe på enn å ha all e-post i innboksen.

– Hvis du har all e-posten i innboksen din, ser ikke hjernen at noe blir ferdig. Du trenger å få ryddet vekk det du ikke skal gjøre noe med. Ved å jobbe på denne måten får du skilt handling fra ikke handling, smått fra stort, viktig fra uviktig og behandlet fra ubehandlet.

Når han holder kurs, pleier han å tegne opp en ullen sirkel. En sirkel som symboliserer alt det vi ønsker å få gjort. Så tegner han en mindre sirkel inni – som er det man faktisk får gjort.

– Hvis forskjellen i størrelsen på sirklene blir for stor, forstyrrer det både kvaliteten og størrelsen på det du får gjort. Men skal du klare å prioritere riktig, må du ha oversikt. Gå igjennom innboksen, ta valg. Det verste er hvis e-post blir liggende i innboksen som halvkvedede viser som man kanskje, siden, skal gjøre noe med.

Ta beslutninger

– Hva ser du når du er ute i bedrifter og organisasjoner? Er det mange som har kaotiske innbokser og dårlige e-post-rutiner?

– Ja, men det er alltid noen som har knekt koden, og som har både ryddig innboks og ryddig skrivebord. Dette er folk som klarer å ta valg før de legger ting fra seg. Rot er i bunn og grunn beslutninger som ikke er tatt. Enten må du gripe stafettpinnen ordentlig, bestemme deg for hva som skal gjøres, eller så må du gi den ordentlig fra deg.