Vanskelige samtaler – steg for steg

Få av oss liker å gå inn i konflikter og vanskelige samtaler, men som leder er det en del av stillingsbeskrivelsen. Det er til sjefen de ansatte går med problemer, urettferdighet og konflikt. Men som leder må man også ta initiativ til en del vond dialog: oppsigelser, vanskelige ansatte eller for eksempel anklagelser om seksuell trakassering.

Man vet ikke når situasjonen kommer, men man kan være ganske trygg på at man som leder kommer til å havne der, og da er det best å være forberedt – på hva du vil formidle, hvordan du vil formidle det, når du skal formidle det, og hvordan du skal følge det opp.

• LES OGSÅ 4 teknikker for å håndtere kontorets kranglefant

– Kom med eksempler

Retorikkekspert og forfatter bak boka «Vi må prate», Elaine Eksvärd mener at stedet der samtalen finner sted er viktig. Plassen bør være så nøytral som mulig, gjerne utenfor kontorets fire vegger. Da skaper man et trygt og godt miljø. Videre er det viktig å arbeide med innledningen, mener hun:

– Du bør begynne med de gode sidene, og vektlegge hva personen bidrar med av positive egenskaper på arbeidsplassen. Deretter, når du går over i det vanskelige temaet, må du avklare hvorfor du setter i gang denne samtalen – er det på vegne av andre ansatte, av omtanke for personen selv eller for organisasjonens beste, sier Eksvärd til den svenske arbeidsmiljøavisa Arbetsliv.

• LES MER Start vanskelige samtaler med å snakke om det dere har til felles

– Kom helst med eksempler på hvordan personens atferd har slått feil ut, slik det ikke blir tomme anklagelser, legger hun til.

– La den ansatte bli sint

Det er naturlig at en person som blir anklaget for sine skavanker blir sint eller lei seg. Da gjelder det ifølge Eksvärd å holde seg rolig, og la den ansatte forklare seg.

– La personen bli sint, men understrek at dette ikke er noe personlig angrep og at du vil holde dette på et profesjonelt nivå. Vis til hvordan problemene påvirker organisasjonen, og pass for all del på å skille mellom sak og person, sier hun.

• LES OGSÅ – Finner du enighetene er du ikke langt fra å finne ut av uenighetene

Slik gjennomfører du den vanskelige samtalen

Bør man ha rutiner for konflikthåndtering?

Ekspert på konfliktbehandling, Erica Grunnevoll i Coach Team, svarer i denne videoen:

Se hele videoen om konflikthåndtering, flere ledelsesvideoer og les utdypende artikler i lederbiblioteket.