Annonse

Hvordan kan det offentlige få de beste leverandørene?

Det norske anskaffelsesreglene har den siste tiden fått kritikk. Men selv om vi har strenge anskaffelsesregler i Norge, bidrar også offentlige anskaffere til svekket konkurranse ved å sette for strenge krav til leveransen. Med enkle grep kan det offentlige sørge for å beholde leverandørene i anskaffelsene og bedre konkurransen. Til det beste for de involverte parter, og samfunnet.

En offentlig anskaffer skal forvalte offentlige midler på best mulig måte for samfunnet. Hensikten med en anskaffelse er da normalt å oppnå best mulig kvalitet på en leveranse til best mulig pris.

EVRY leverer it-relaterte tjenester på til ca. 1,2 milliarder årlig til det offentlige, og møter daglig de utfordringer offentlige anskaffelser innebærer. Det er en rekke endringer som bør gjøres for å bedre offentlige anskaffelser i Norge, som bedring av regelverket, men EVRY ser at det er enkelte grep offentlige innkjøpere selv kan ta for å få flere tilbud og derved bedre konkurransen.

Er kravene til leverandørene for strenge vil det være en risiko for at leverandører ikke vil – eller kan – delta i anskaffelsen. En forutsetning for en godt gjennomført konkurranse, er at tilstrekkelig mange tilbydere deltar. Det er da viktig at tilbydere ikke faller fra i prosessen frem til evaluering av tilbudene. Utfordringen i offentlige anskaffelser er at tilbydere som ønsker vesentlige endringer i vilkårene for leveransen (såkalte «forbehold») skal avvises, og ekskluderes fra konkurransen. Mens man i det private snakker man om «å gjøre leverandørene gode» for å få en god konkurranse, kan man i offentlige anskaffelser snakke om «å beholde leverandørene». Da er det avgjørende at det ikke stilles for strenge vilkår eller vilkår som er så detaljerte at de i praksis stenger for alternative løsningsforslag.

Tilbydere er avhengig av vilkårene som hensyntar risiko og ansvar i den aktuelle leveranse. Medfører vilkårene som ligger til grunn for anskaffelsen risiko eller ansvar som er vanskelig å akseptere for tilbydere, vil tilbyderne måtte ta forbehold til vilkårene. Forbehold vil kunne medføre avvisning av tilbud, eller at tilbydere velger å ikke bruke ressurser og kostnader ved utarbeidelse av tilbud pga. risikoen for å bli avvist. Resultatet blir i begge tilfeller færre tilbydere i konkurransen, og dermed et dårligere grunnlag med leverandører å velge blant.

Følgende kan offentlige innkjøpere gjøre for å få flere tilbud og beholde leverandører i anskaffelsen:

  • Gjør konkurransen best mulig ved å velge konkurranse med forhandlinger eller konkurransepreget dialog der hvor det er mulig. Dersom dette av ulike grunner ikke er mulig, bør oppdragsgiveren som et minimum gi leverandørenereell mulighet til å vurdere risikoen ved leveransen ved utarbeide gode og dekkende konkurransegrunnlag, og gi gode svar i spørsmålsrunden for anskaffelsen før tilbudsfristen.
  • Bruk balanserte avtalevilkår. Ikke fall for fristelsen til å ta inn vilkår som leverandørene vil (måtte) ta forbehold mot, slik at en risikerer avvisningssituasjoner. Krav som få profesjonelle leverandører aksepterer, bør en alltid vurdere om er viktig for den konkrete anskaffelsen. Standardavtaler bør ikke endres til å bli strengere for leverandørene. Mange leverandører kan ikke akseptere standardavtalene uten å ta forbehold, og avtalene bør derfor endres til å være mer akseptable for leverandørene. Dette er fullt lovlig og mulig, og konsekvensen av å bruke avtaler som ikke er balanserte vil være at leverandører velger å avstå fra å inngi tilbud.
  • Begrens bruken av absolutte krav til det som er absolutt nødvendig. Forbehold mot «skal»-krav til tilbudet vil alltid gi plikt til å avvise tilbudet. Formålet med slike krav er ofte å sikre de viktigste behov i anskaffelsen, men dette blir i praksis en felle. Anskafferen taper nødvendig fleksibilitet i møte med leverandørene, og hindres i å føre konstruktive forhandlinger. Det bør vurderes om leverandørene kan finne løsninger som ivaretar behovene på en annen og bedre måte enn det som reflekteres i «skal»-kravene.
  • Ikke skap dilemmaer for leverandøren ved situasjoner hvor leverandøren må påta seg ansvar som denne ikke kan videreføre. Mange offentlige oppdragsgivere, ønsker standardiserte løsninger. Norske leverandører som deltar i offentlige anskaffelser har få eller ingen muligheter til å endre vilkårene overfor produsenter, dette gjelder spesielt større globale leverandører.

Settes det krav til ansvar for feil og mangler i et standardprodukt, risikerer leverandøren å påta seg ansvar og plikter som denne ikke kan oppfylle. Situasjonen vil bli et dilemma for leverandøren: Tar ikke leverandøren ansvar for standardproduktet, så blir det avvisning i anskaffelsen. Tar leverandøren ansvaret, kan ikke leverandøren videreføre ansvaret til produsenten. Kunden risikerer da at leverandøren i praksis ikke kan utbedre mangler. Konsekvensen av slike avtalekrav vil kunne være at en seriøs leverandør ikke kan delta i anbudskonkurranse og vil måtte trekke seg.

Leverandører som ikke kan eller vil utbedre feil og mangler, men som tar risikoen, vil bli igjen i konkurransen. Det vil også leverandører som aksepterer strenge avtalevilkår uten å ta forbehold, men uten vilje eller evne til å oppfylle avtalens krav. Men er slike leverandører til det beste for det offentlige, dvs. oss alle?

Annonse
Annonse
Annonse