Ledelse
7 grep for å holde styr på møter
Endeløse møter som sklir helt ut kan være en prøvelse.
Hvordan kan du som møteleder bidra til at folk ikke sporer av med altfor lange innlegg i møter, uten at du knebler den nødvendige kreativiteten?
De fleste møteledere vet hva de bør gjøre, skriver Amo Gallo, skribent hos Harvard Business Review. Det krever imidlertid disiplin, og få legger seg i selen for å få det til.
Gallo byr på en oppfriskning av «oppskriften». Her er overskriftene:
- Ha en klar hensikt med møtet.
- Send ut agenda og bakgrunnsinfo på forhånd. Vurder også å informere om hva som ikke vil bli tema på møtet.
- Ikke ha for mange deltagere.
- Det er vanskelig å lede store møter på en god måte.
- Sett tonen.
- Som møteleder er det ditt ansvar at folk føler seg komfortable nok til å bidra.
- Hold folk som holder lange innlegg i tømmene.
- Noen ganger er det nødvendig å avbryte, på en høflig måte. Avtal eventuelt på forhånd at innleggene må være korte, slik at alle kan bli hørt.
- Vær oppmerksom på folk som beveger seg utenfor agendaen.
- Noen har en tendens til å trekke inn irrelevante poenger. Prøv å få dem tilbake til agendaen.
- Gå for gode overganger.
- Ledere hopper ofte fra tema til tema, og går videre når de selv er klare. Sørg for å avslutte temaet for å få alle med. Spør gjerne deltagerne om dere kan gå videre.
- Skap en god avslutning.
- Oppsummer hva som skal gjøres innen hvilke tidsfrister. Notér ned og send ut en e-post til alle deltagerne.
Les mer om de syv punktene og flere casestudier i Gallos blogginnlegg «The Seven Imperatives to Keeping Meetings on Track».
Se også våre gratis, nedlastbare maldokumenter for møteinnkalling og -referat
