Er møtet nødvendig?

Håper du på en høst uten altfor mange møter på jobben? Det er mange som opplever at de kaster bort mye arbeidstid på møter.

Sjefer skulker møter
I møter halve uken

Gode møter kan er gjerne korte og produktive. Alle bidrar, alle kommer ut av møtet med ny innsikt og alle vet hva som skal skje som neste steg. Dårlige møter kjennetegnes av det stikk motsatte. De verste møtene er lite effektive og varer i en evighet. Mange mister konsentrasjonen, og en del er mer opptatt av sin egen PC eller telefon enn det som faktisk foregår i møtet.

Douglas Merrill, bidragsyter hos Forbes, konstaterer at mange selskaper har forsøkt å gjøre noe med dårlige møtevaner. Noen forbyr PC og tasting på telefoner. Andre har innført korte, stående møter. Alt dette er vel og bra, men Merrill mener at man før man innkaller til et møte så bør man stilleg seg et grunnleggende spørsmål: Er dette møtet virkelig nødvendig?

Folk har riktignok behov for å møtes ansikt til ansikt, blant annet for samholdets og nytenkningens del. Og noen ganger er det til og med på sin plass med lange møter. Men folk må ikke møtes ansikt til ansikt i lange møter hele tiden. Tenk igjennom praksisen din: Hva er målet med dette møtet? Kan du nå målet på andre måter, for eksempel ved å sende en e-post eller ta en telefon?

Harvard Business Review minner i et av sine mange ledertips om at noen situasjoner rett og slett ikke egner seg for møter.

• Dropp fellesmøtet som arena hvis det ikke har noen verdi at alle bruker tid på et tema. Kan du løse saken like godt ved å ta en telefon eller ved å snakke direkte med den det gjelder?
• Er det konflikter på gang i gruppen? Hvis de involverte er oppbrakte, og ikke klare for å snakke, er ikke møter det beste verktøyet. Noen ganger trenger partene litt tid hver for seg før de er klare til å ta tak i det som skjer.
• Vurder også om møter er den rette måten å jobbe på hvis du er ute etter å samle inn personlige meninger fra svært mange personer. Du kan få like mange, eller flere, ærlige tilbakemeldinger gjennom å sende ut en elektronisk undersøkelse der du ber om tilbakemelding.

Les også: Unødvendige møter: 3 dårlige grunner til å innkalle folk til møter