På tide med årlig HMS-gjennomgang?

Forskriftene sier at det skal foretas en «overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt».

De fleste virksomheter løser dette ved å ha en årlig systemgjennomgang/revisjon, hvor man vurderer hva som fungerer, hva man må endre og om lovverket eller andre forutsetninger har eller vil endre seg, skriver adekvat.no.

Slik gjør du det:

I større bedrifter er det vanlig at man gjør en slik gjennomgang på avdelingsnivå først, deretter på høyere nivåer og til slutt i toppledelsen. De som er sertifisert i henhold til ISO-standardene for kvalitetsstyring eller miljø, vil kjenne igjen metodikken fra «Ledelsens gjennomgåelse»

Deltakere
Det er ikke spesifisert hvem som skal delta ved en slik gjennomgang, men mulige kandidater er:

• ledere
• verneombud
• evt andre representanter for de ansatte
• fagpersoner som verneleder, HMS-sjef e.l
• evt bedriftshelsetjenste

Aktuelle temaer og spørsmål:

• Har vi nådd HMS-målene våre?
• Er handlingsplaner fulgt?
• Er resultatene fra kartlegging og feil og mangler for siste år fulgt opp?
• Fungerer eksisterende rutiner som forutsatt?
• Er opplæringsplanene gjennomført?
• Har vi oversikt over opplæringsbehov for neste år?
• Har vi nødvendige sertifikater, attester o.l. på plass?
• Kommer det nye krav i lover og forskrifter?
• Er det noen dokumenter/beskrivelser som må endres?
• Har de ansatte nødvendig kunnskap om det systematiske HMS-arbeidet?
• Ivaretar de ansatte medvirkningsplikten sin på en tilfredsstillende måte?
• Er HMS-målene våre fortsatt aktuelle og reelle?

Dokumentasjon:
Gjennomgangen skal dokumenteres.

Etterarbeid:

• Sørg for at nødvendige tiltak settes i verk
• Utarbeid/oppdater handlingsplaner for neste år/periode
• Gjør gjennomgangen og ny handlingsplan kjent i organisasjonen, blant annet ved behandling i AMU, avdelingsmøter, vernemøter, ledermøter og oppdatering av elektronisk HMS-håndbok.