Endringsledelse: – Du må være en sherpa

Kort tid etter at han tiltrådte som it-sjef for samfunnsrådgiveren Rambøll måtte Ole Christian Kjelsaas håndtere en omorganisering. Som ansvarlig for it-funksjonen innebar det spesielle endringsutfordringer.

– Det var ønskelig å gjøre endringer på it-systemet. Da er det enkelt først å tenke på de organisasjonsmessige endringene, og ikke at dette får implikasjoner også for andre funksjoner, sier han til Ukeavisen Ledelse.

Rambølls omorganisering resulterte i et it-prosjekt som omfattet endringer i mappestrukturene til bedriften – det vil si hvor og hvordan dokumenter skulle lagres. Endringene påvirket både teknologien, organisasjonen og medarbeideres roller og funksjoner. I tillegg ble de ansattes arbeidsprosesser endret..

– Bør integreres i toppledelsen

IT-funksjonen bør integreres inn i toppledelsen av bedrifter, mener Ole Christian Kjelsaas. Ikke alle bedrifter er like flinke til dette.

– Virksomheter som har it som en integrert del av forretningsmodellen forstår at CIO-funksjonen er viktig for ledelsen. Jeg har jobbet i flere bedrifter innen informasjonsforvaltning, som har forstått dette. Større internasjonale selskaper har også introdusert Chief Data Officer-funksjonen. Dette tvinges frem gjennom stadig økende digitalisering. Forretningsledere må også forstå it i fremtiden, forteller han.

Kunnskapen må gå begge veier, mener Kjelsaas. Han var nylig på et seminar der det ble påpekt at it-ledere må lære seg å snakke forretningsspråket.

– Jeg mener at begge parter må få økt kunnskap om hverandres fagfelt, både når det gjelder strategiske fordeler ved teknologien og utnyttelse av teknologien i praksis. I dag ser vi at digitalisering er et tema i de fleste styrerom. Årsaken til det er at den endrer de klassiske forretningsmodellene. Styrene setter nå i gang tiltak på bakgrunn av dette, understreker han.

Mer kunnskap om endring

En slik utvikling innebærer at alle typer ledere må fylle på med kunnskap om endringsledelse, spesielt i forhold til forståelsen av endringskravene som kan forandre virksomhetene våre.

– Vi kan bli avlegse og miste eksistensgrunnlaget vårt i løpet av relativt kort tid, dersom vi ikke er i forkant av de endrede rammebetingelsene. Dette gjelder for eksempel kostnadsreduksjoner, lønnsomhetskrav, konkurransedyktighet og nyskaping. I Norge har vi lover som gjør det vanskeligere for bedrifter å treffe tiltak som går utover vernet til de ansatte, noe som er bra. Samtidig kan det bidra til at vi blir mindre omstillingsdyktige. Derfor er det så viktig at vi har en god og strukturert tilnærming til endring, påpeker han.

Kjelsaas beskriver en god endringsleder som en sherpa: de må ned i dype daler – og opp på fjelltoppen igjen. Ikke alle klarer å henge med – eller skal være med –hele veien

– Lederen må gjøre seg forstått i forhold til hva som skal endres og hva endringen innebærer. En god og helhetlig plan må utarbeides, før den kommuniseres med alle berørte. En grundig interessentanalyse må utarbeides, slik at lederen forstår hver enkelts behov for kommunikasjon. Man må ta innover seg ulikhetene mellom alle de berørte, både på grunn av loven og av respekt for sine ansatte, forklarer han.

– Ansatte må forstå behov for endring

Ole Christian Kjelsaas forteller at han selv tidligere har vært berørt av omorganiseringer, og at han har sett både gode og dårlige håndteringer av
endring på nært hold.

– Når de ansatte forstår behovene for endring, gir sin aksept og opinionslederne i bedriften også er med på laget, har ledelsen kommet et godt stykke på vei mot implementering av endring i bedriften på en god og effektiv måte. Fagforbundene må også bli tidlig involvert. Det sikrer forankringen i beslutningen, sier han.

Dersom endringene innebærer betydelige endringer i organisasjonsstrukturen er det uungåelig at de ansatte blir nervøse. Derfor mener Kjelsaas at bedrifter må bygge en kultur der regelmessig kommunikasjon, spesielt i endringsprosesser, er en selvfølge.

– Når noe skal kommuniseres bredt i organisasjonen må man sikre at alle er til stede, og sørge for ikke å sminke sannheten. Ledelsen er avhengig av at kommunikasjonen er konsistent og samstemt, for å unngå misforståelser og feiltolkninger, utdyper han.