Når lederen er flaskehalsen

Møter kan beslaglegge mye tid. Det samme gjelder beslutningsprosesser.

Julian Birkinshaw, professor i strategi og lederskap ved London Business School, mener at det kan tenkes nytt rundt en del av disse prosessene som foregår innenfor bedriftenes fire vegger, og bruker i en Youtube-video metaforer fra trafikken for å illustrere et par forslag.

Flere store byer har gjort flere interessante eksperimenter for å få redusert bilkøene. Birkinshaw trekker frem to eksempler: Det første handler om forenkling når mange prosesser skal gripe inn i hverandre. Han viser i videoen til at det paradoksalt nok kan være slik at systemene må bli enklere og farligere for at resultatene skal bli tryggere og mer effektive.

To eksempler

Eksempelet han bruker er trafikkeksperimentet «shared space» fra Nederland. Dette er et prosjekt der de fjernet trafikklys, trafikkskilt og mange regler, for å la bilister, syklister og gående selv ta hånd om sin sameksistens i bykjernen. Resultatet ble ifølge Birkinshaw at det ble gikk raskere for folk å komme seg rundt uten reglene og systemene. Hvorfor? Folk tok selv ansvar, istedenfor å vente på at noen andre skulle fortelle dem hva de skulle gjøre.

Et annet eksempel, kjent fra Braess´ paradox, er fra New York City, hvor de i 1990 stengte 42nd street. Folk forventet naturlig nok at køene ville bli forverret i området da denne viktige trafikkåren ble stengt, men slik ble det ikke. Trafikken fløt tvert imot bedre.

Hvorfor? Noen holdt seg sikkert hjemme, men det viste seg at mange også fant fram til alternative løsninger og kjøreruter når det som hadde vært hovedgaten deres ble stengt

Forenkling

Hva kan disse bildene fra trafikk i store byer lære oss om ledelse i bedrifter? Julian Birkinshaw tar til orde for at eksempelet fra Nederland kan lære oss at vi trenger enklere prosesser der man gir de som jobber ute i organisasjonen mer makt. Professoren bruker budsjetteringsprosesser som et eksempel, og viser til at mange bedrifter her er i gang med forenkling.

Hva så med New York-eksempelet? Her kan du som er leder lære at det faktisk kan være du selv som er problemet når ting går sakte. Hvis du som leder lar alt som skjer i bedriften gå gjennom deg, bremser du prosessene. Du blir selv flaskehalsen.

Hva skjer når du som er leder er borte på ferie i 14 dager? Sannsynligvis går tingene helt greit. Hvorfor? Folk finner alternative måter å løse ting på og nye veier å gå. De finner ut av tingene, og de finner noen andre mennesker å spørre.

Metaforer har sine begrensninger når de skal overføres til det virkelige liv, men Birkinshaw mener at de to bildene fra byplanlegging viser at det kan være noe å hente i å tenke kreativt rundt måten man tar beslutninger på i business. Ikke minst når det kommer til forenkling.