– Alle trenger å bli sett på jobben

Kan du huske sist en kollega kommenterte at de var imponert over noe du leverte på jobben? Eller en gang sjefen trakk fram en god egenskap du har? Eller husker du best den gangen en tabbe du hadde gjort kom opp på et avdelingsmøte?

Tilbakemeldingene vi får fra omgivelsene våre, enten de er positive eller negative, er som regel noe vi biter oss merke i.

Mennesket som flokkdyr

– Behovet for å bli bekreftet og anerkjent ligger dypt i mennesket, og er noe vi trenger gjennom hele livet. Det er en del av det å være flokkdyr, forteller Øiestad.

Hun er førstelektor ved Psykologisk institutt ved Universitetet i Oslo og har jobbet med temaet tilbakemeldinger i mange år. I juli kom boka hennes «Gi og motta tilbakemeldinger. Om å bygge hverandre».

Øiestad forteller at mens positiv respons bidrar til å dekke grunnleggende behov for tilknytning og mestring, er vi ofte sårbare og vare for kritikk. Det kan lett oppleves som avvisning og en trussel mot vår tilhørighet til fellesskapet.

Viktig arena for bekreftelse

Disse mekanismene mener Øiestad ledere bør ta på alvor.

– Jobben er en viktig arena for å få bekreftelse. Vi er der for å bidra med noe, og trenger å merke at bidragene våre blir verdsatt. I tillegg har vi behov for å føle at de andre synes det er ok å være sammen med oss, forteller hun.

– Grunnleggende sett handler det om behovet for å kjenne seg som en del av gruppa. Det har mye å si for at folk skal ha det bra, i tillegg blir folk mer kreative og produktive på jobben, forteller hun.

Smile og hilse

Selv om alle medarbeidere er med på å prege klimaet på arbeidsplassen, mener Øiestad at ledere har et spesielt ansvar. Lederens egen atferd er viktig for om de ansatte opplever at de blir sett og at innsatsen deres blir verdsatt. Hun anbefaler ledere å være rause med de positive tilbakemeldingene.

– Anerkjennelse kan være så mangt. Det kan være alt fra små ting som å hilse, smile og ta seg tid til å småprate i forbifarten, til å vise interesse for og gi tilbakemelding på innholdet i det medarbeiderne jobber med, forklarer hun.

I tillegg kan ledere aktivt dyrke fram et trygt og anerkjennende hverdagsklima blant de ansatte, og et fellesskap bygget på gjensidig anerkjennelse mer enn kritikk og søk etter feil.

– Hvor viktig er medarbeidersamtalen som redskap for å gi de ansatte tilbakemeldinger?

– Forskning viser at det er hverdagens små øyeblikk som teller mest. Medarbeidersamtalen kan være nyttig, men den fungerer best når det daglige tilbakemeldings- og ytringsklimaet er godt, sier hun.

Hvordan gi positive tilbakemeldinger?

– Hvordan skal en leder gå fram, for å gi de ansatte gode positive tilbakemeldinger?

– Si noe du virkelig mener! Det er greit å bestemme seg for å gi medarbeiderne mer positive tilbakemeldinger, men se etter noe du verdsetter på ordentlig. Innholdet i det du trekker fram bør komme fra hjertet, sier psykologen.

Videre mener hun gode tilbakemeldinger bør være noe mer enn «bra jobba!».

– Vær spesifikk!

– Det er greit å av og til nøye seg med «bra jobba!». Men det er enda mer effektfullt dersom du setter ord på hva du mener var bra, og hvorfor det fungerte så godt, forteller hun, og forklarer:

– En mer spesifikk tilbakemelding gjør at medarbeideren føler seg mer bekreftet. Dessuten er det mye mer læring å hente ut av en tilbakemelding som sier noe om hva du kan ta med deg videre.

Rettferdig fordeling

Som leder kan det også være lurt å være litt bevisst på å fordele rosen mellom de ansatte.

– Folk er vare for signaler på at de ikke blir verdsatt. Hvis en i avdelingen til stadighet får ros av ledelsen, kan de andre tenke «hva med meg da?» Over tid trenger alle å få konkrete opplevelser av å bli anerkjent, mener Øiestad.

Men av og til kan det være nødvendig å gi en medarbeidere kritiske eller korrigerende tilbakemeldinger.

Kritikk er truende

I den internasjonale undersøkelsen European Employee Index fra 2014 gikk det fram at norske ledere var gode til å anerkjenne gode prestasjoner og bygge en tillitsfull og åpen kultur.

Norske ledere var derimot middelmådige når det gjaldt å gi de ansatte feedback, og lå under det internasjonale snittet når det gjaldt å ta tak i dårlige prestasjoner.

– Hvorfor opplever mange kritikk som så vanskelig, både å gi og ta imot?

– Det handler om at det trigger den underliggende engstelsen vår for å miste tilhørigheten. Kritikk, selv små ting, får oss ofte i beredskap og utløser den grunnleggende frykten for å bli utstøtt, forklarer Øiestad.

– Mange ledere kvier seg også for å gi sine ansatte kritikk. Det oppleves ubehagelig. De har ikke lyst til å støte noen og kan være bekymret for hvordan den ansatte vil reagere.

Velg dine kamper

Øiestad mener det er lurt å begrense mengden negative tilbakemeldinger.

– Negative tilbakemeldinger vekker nesten alltid negative følelser hos den som mottar det. Mens man skal være raus med de positive tilbakemeldingene, bør man derfor begrense de negative. Du må velge dine kamper, sier hun.

Samtidig påpeker hun at det ligger til en leder å ha en retning og en plan, og at det innimellom vil være behov for å korrigere enkelte ansatte.

Tenk gjennom egen intensjon

– Hvordan gir man kritikk på en måte som når fram?

– Først og fremst handler det om å ha bygget et godt grunnlag. Er man raus med de positive tilbakemeldingene først og har bygget tillit og trygghet, er folk mye flinkere til å takle og nyttiggjøre seg kritiske innspill, sier hun.

Hun mener også det er klokt å tenke igjennom ens egen intensjon med å ta opp noe.

– Tenk igjennom hvorfor du ønsker å ta det opp. Er det viktig for virksomheten eller for den ansattes faglige utvikling? Dette kan du også gjerne formidle til den ansatte, så de får forståelse for hvorfor det er viktig å snakke om det.

Husk å lytte

Øiestad mener også det er viktig å være forberedt på å lytte i en samtale der man skal gi noen negativ tilbakemelding.

– Vær forberedt på at du får et svar tilbake og å lytte til det. Den som mottar kritikken har sitt ståsted og kanskje informasjon som gjør at du ser saken annerledes.

Øiestad anbefaler også å tenke igjennom formen du legger fram kritikken på, både når det gjelder kroppsspråket og hvilke ord du bruker.

– Vær forsiktig med å bruke sterke ord. Husk at du som leder i utgangspunktet er i en maktposisjon. Derfor bør du heller dempe ordbruken litt, for det er sannsynlig tøft nok for den ansatte uansett, råder hun.

Behold roen

Hun mener det er en fordel å prøve å holde seg rolig gjennom samtalen.

– Det er greit å vise følelser, men lurt å holde det rolig nok til å kunne fortsette å snakke sammen og unngå at uenigheten eskalerer til en konflikt.

Dersom samtalen er i ferd med å utarte til en krangel, mener hun det kan være lurt å stoppe opp litt.

– Da kan det være lurt å ta en prat om hvordan dere snakker sammen akkurat nå, og prøve å komme inn på et bedre spor. Alternativt avslutte møtet og bli enige om å møtes igjen på et senere tidspunkt, når begge parter har fått tenkt litt på saken.

• Er tilbakemeldinger alltid av det gode? Advarer mot overdrevent feedback-fokus