Er du kontorløsningsorientert?

Harald Nikolaisen er administrerende direktør Statsbygg.

SYNSPUNKT. Mange kontorlokaler står uforandret i tiår etter tiår. Dermed skusler mange ledere bort et viktig virkemiddel til å endre både organisasjonen sin og kulturen i den.

For en bygning er et verktøy. Med gode og fleksible kontorløsninger kan du reparere noe som ikke fungerer, utbedre det som kan forbedres eller skape noe nytt. En virksomhet som er bevisst på hvordan den bruker lokalene den har til rådighet har større sjanse til å oppnå gode resultater og nå målene sine.

Å tenke slik er en lederoppgave. Noe av det første jeg selv gjorde da jeg tiltro som administrerende direktør i Statsbygg var å kvitte meg med kontoret mitt. Den lukkede boksen i enden av gangen isolerte meg fra det som foregikk og gjorde meg utilgjengelig for de ansatte.

Nå sitter ledergruppen min og jeg ved vanlige pulter i enden av et åpent landskap. Denne løsningen passer vår arbeidsdag best. Selv er jeg mye ute av huset og trenger ikke legge beslag på mer plass. Har jeg behov for en lukket dør er det mer enn nok møterom å velge blant.

Også mine ansatte jobber i kombinasjoner av åpne løsninger, stillerom, møterom, fellesarealer og andre løsninger. Gevinstene er mange. Samhandlingen, informasjonsflyten og kunnskapsdelingen blir bedre. Det er lettere å holde seg oppdatert og være sosial på tvers av fag. Slik kan vi oppnå bedre resultater raskere. I tillegg er lokalene fleksible og kan enkelt gjøres om på når vi får nye behov. Viktige forutsetninger er at det er nok rom til konsentrasjonsarbeid og at teknologien fungerer smidig.

Disse erfaringene tar vi med oss i arbeidet vårt med å gi statlige virksomheter råd om hvordan de best kan utforme lokalene sine. Vi ser at ingen virksomheter er like. Den enkelte virksomhetens mål og behov avgjør hva slags kontorløsninger som passer for den. Vi ser også at dette er krevende endringsprosesser der det er avgjørende med tydelig ledelse og bred medvirkning.

Alt dette må vi lære mer om. Som Dagens Perspektiv nylig omtalte har Høgskulen på Vestlandet nå systematisk kartlagt all empirisk forskning som er blitt gjort på kontorløsninger. Kartleggingen viser tydelig at forskningen har store mangler, særlig når det kommer til nettopp endring, medvirkning og ledelse. Å skaffe ny kunnskap blir svært viktig i Statsbyggs fremtidige arbeid.

En god kontorløsning må balansere dagens arbeidssituasjon og hva som er best for virksomheten i et langsiktig perspektiv. Hvilke nye mål skal vi nå? På hvilke områder bør vi utvikle oss? Hvor skal vi være om 20 år? Hva skal vi slutte med? Hva slags teknologi skal vi ta i bruk? Hvordan skal mine medarbeidere og ledelse jobbe?

Kontorendring og organisasjonsendring henger nøye sammen. Kontorløsningsorienterte ledere kan bruke lokalene sine til å bygge god kultur, øke kunnskapsdelingen og oppnå bedre resultater.