Slik får du bedre kontakt med kollegene fra hjemmekontoret

En omfattende undersøkelse der 865 norske arbeidstakere deler sine erfaringer med hjemmekontor under koronapandemien, viser at den største utfordringen med å jobbe mye hjemmefra er at kontakten med kolleger blir betydelig redusert.

Markedsundersøkelsen er besvart av 865 arbeidstakere i Norge i september og oktober 2020.

Færre «treffpunkt»

Ifølge undersøkelsen, som er gjennomført av HR-kostulentselskapet Simployer i september og oktober, svarer 55,0% av medarbeiderne at «treffpunkter med leder» er blitt redusert etter covid-19.

Videre sier 59,5% av alle respondenter at treffpunkter med eget team er blitt redusert, mens hele 77,1 % ledere med personalansvar svarer at deres treffpunkter med medarbeider er redusert sammenlignet med situasjonen før pandemien.

Aud Brouwer i Simployer mener funnene i undersøkelsen er overraskende, og mener at det er svært viktige å følge opp ansatte både i et kortsiktig og et langsiktig perspektiv.

– Vi vet at mange kan slite med motivasjon og bli litt ensomme med høy grad av hjemmekontor. Hvis gode, faste møtepunkter reduseres, så kan det få uønskede følger på forretningsmessige resultater, for arbeidsmiljøet og for kulturen i virksomheten over tid, sier hun.

For dem som opplever tilsvarende resultater i sin egen virksomhet, anbefaler Brouwer å sikre at ledere får etablert kontinuitet i møtepunkter på digitale flater.

– Det kan være en god ide å vurdere flere møtepunkter enn vanlig, og hold dem gjerne korte og konsise. Det er viktig å legge til rette både for individuelle møtepunkter og felles treffpunkter for hele teamet. Her vil naturligvis ulike forhold på ulike arbeidsplasser kreve ulik tilnærming, sier Brouwer i Simployer.

Regner med å bruke mye tid hjemme også framover

Blant de arbeidsgivere som har innført hjemmekontor er ordningen gjerne veldig fleksibel. Over 60% har svært eller ganske fleksibel policy knyttet til bruk av hjemmekontor, der de aller fleste har frivillige ordninger. Noen arbeidssteder har også innført faste rulleringer av hvem som skal jobbe hjemmefra og hvem som må være på kontoret/arbeidsplassen.

53,8% av arbeidstakerne forteller at de per i dag arbeider hjemmefra 3-5 dager i uken. 63% svarer de antageligvis vil redusere dette noe i tiden som kommer, men ser for seg å arbeide 1-2 dager hjemmefra i lang tid fremover. Dette vil selvsagt kunne bli påvirket av smitteomfanget i samfunnet.

Positive erfaringer

Undersøkelsen avdekker også mange positive erfaringer med hjemmekontor. Den mest åpenbare er at svært mange mener det reduserer risikoen for smitte. Men hele 76 % sier også at de opplever mindre forstyrrelser, mens 66 % sier de har fått økt tid til å fokusere og produsere. Mange gir uttrykk for at det «pre korona» var det mange forstyrrelser som følge av åpne landskap, høy reiseaktivitet, samt at møtene ofte dro unødig ut i tid.

Baksiden for noen, 28% av respondentene, er at arbeidsdagene blir lengre og for mange gir hjemmekontoret en opplevelse av at jobb og privat glir i ett. Andre undersøkelser bekrefter den samme tendensen, at stadig flere mener at at arbeidsdagene i snitt starter og slutter senere.

– Hvorvidt arbeidstakere totalt sett arbeidet lenger eller om de sprer arbeider ut over større del av dagen, kan være vanskelig å gi noe klart svar på. Her er det nok viktig at lederen som er nærmest setter seg inn i medarbeiderens arbeidssituasjon og avklarer hvordan forholdene er, slik at man kan avklare hva som er ønskelig fra arbeidsgivers ståsted og om mulig også legge til rette for beste mulige arbeidsrammer for medarbeideren, sier Aud Brouwer i Simployer.

Færre og kortere møter

Når det kommer til møtevirksomheten er det to forhold som peker seg ut ifølge undersøkelsen: Antall møter er redusert med 48 % og selve møtetiden er redusert med 56%.

– I mange tilfeller betyr dette økt effektivitet og produksjonstid for mange virksomheter. Det er selvfølgelig forutsatt at det fra før var mange møter som dro unødig ut i tid, involverte unødig mange ressurser eller kunne vært løst uten å ha store eller mange møter, ser Brouwer.

– I motsatt fall, så kan dette også være et tegn på at aktivitetsnivået har gått ned, påpeker hun.

Aud Brouwer legger til at det etter et drøyt halvår med en svært uvant arbeidssituasjon mange steder, kan være lurt å lete etter de positive sidene ved situasjonen og spille videre på disse.

– Det kan være at nye rammevilkår gir nye muligheter som kan gi varige, gode effekter. Kanskje det er nå man skal benytte anledningen til å tenke nytt? Dette trenger ikke være et dårlig tidspunkt for å innføre nye arbeidsformer, mer autonomi i teamene, mer smidige arbeidsprosesser og teste ut kryssfunksjonelle team. Husk å involvere organisasjonen og få innspill og synspunkter, er rådet fra Aud Brouwer i Simployer.