Cast observerer at mange medarbeidere har mer ansvar enn noen enkeltperson kan klare å håndtere. Hans råd er å gå igjennom de rollene man har, og tenke igjennom hvilke resultater man kan levere. Avklar med leder hva selskapet forventer av deg, og når. Dette er viktig for alle, men det er særlig viktig for dem som sitter med ekstra mange oppgaver. Hvilke resultater er viktige, og hvilke mål skal man ha på disse områdene? Hva er tidsperspektivet og hva slags ressurser vil du trenge? Hvis den typen spørsmål ikke tas opp på et tidlig tidspunkt, kan du ende opp med å jobbe fram mot feil type mål, eller for mange mål.
-
Forstå arbeidsflyten i organisasjonen
Hvis du sliter med å sluttføre oppgaver, vurder om du er flink nok til å tenke igjennom hva hvert steg i en oppgave innebærer. Hvis du ikke gjør det, øker risikoen for at du tar på deg mer enn du kan levere. Cast peker her på at det er viktig at man forstår arbeidsflyten i organisasjonene og de ulike leddene i en prosess. Hvis du ikke kjenner arbeidsprosessen, spør. Det hjelper eksempelvis lite å love en produktlansering i juni, hvis det viser seg at du trenger en godkjenning du først får i april - og at du først etter godkjenningen kan bestille komponenter det tar tre måneder å få levert.
Mange lager seg lister over hvilke oppgaver de skal igjennom, men Cast minner om at det også er viktig å finne fram til de oppgavene som virkelig er viktige for at organisasjonen skal skape resultater. Konsentrer deg om disse oppgavene først, og husk: Du kan ikke behandle all e-posten i innboksen som like viktig. Et annet tips er å jobbe med utfordrende oppgaver på de tidene på dagen hvor du er mest produktiv og klar i hodet. Forsøk da å koble bort forstyrrelser som e-postvarsling og innkommende telefoner. Ta deg av den slags senere, i den bolken på dagen hvor du driver med administrative oppgaver. Hvis du alltid skal svare på alle henvendelser med en gang, ender du opp med å la andre bestemme over dagen din og du er alltid i respons-modus.
Hvis du føler deg overveldet av ansvar, kan det være at du er «pleaser», en som er opptatt av å gjøre andre fornøyde. Og du vil jo gjerne ha et godt forhold til folk .... Hvis du har det slik, er det lett å ta på seg mer enn man bør, men det gjelder å lære seg å ikke si ja til alt, oppfordrer Cast. Man må også kunne si nei. Cast tipser også om at man si nei til timeslange møter, men likevel gi «litt», for eksempel gjennom å dele noen ideer via e-post og telefon. Da opprettholder man relasjonen, uten å bruke for mye tid.
-
Se etter muligheter til å delegere
Mange som strever med å sin nei, trenger også å lære seg å delegere, påpeker Cast. Dét er ikke like naturlig for alle.
– Vi har en tendens til å tenke at den beste til å utføre en gitt oppgave, er oss selv, sier Cast til Kellogg Insight.
Noen tenker at det å delegere er et tegn på svakhet, men selv i tilfeller der du ER den best kvalifiserte personen til å gjøre jobben, kan det være lurt å delegere, mener Cast. Særlig hvis oppgaven ikke er kritisk for bedriften.
