Byråkrati gir folk forutsigbarhet

Byråkrati er kanskje ikke det hotteste buzzordet i næringslivet. Nå skal det være idémyldring, fleksibilitet, autonomi og bedriftsyoga. Trenden de siste årene har vært mot et stadig mer uformelt og ubyråkratisk arbeidsliv. Sies det.

Men hvis byråkrati er så ille – hvorfor fortsetter vi med det?

Vel, i stor grad fordi det fungerer, slår en artikkel fra Harvard Business Review fast.

Klare linjer og tydelige ansvarsområder, spesialiserte enheter og standardiserte oppgaver gjør det mulig å drive effektivt.

Byråkrati fungerer på tvers av ulike industrier og kulturer. Artikkelen peker også på at Start ups – selve antitesen til tungrodd og formelt – blir langt mer byråkratiske når de vokser. Et eksempel som trekkes fram er en IT-leverandør som endte med hele 600 «Vice Presidents» etter en periode med sterk vekst.

Et ansatt-gode?

Byråkratiet har mange, mye omtalte ulemper.

Men også fordeler. Og i et arbeidsliv som blir stadig mer komplekst setter faktisk de ansatte pris på en viss grad av byråkrati, viser en annen studie fra 2018.

Byråkratiet hjalp de ansatte å holde kontroll på de oppgavene de brydde seg om.

Forutsetningen var at de byråkratiske elementene ga mening, og at de ansatte så at reglene gjorde at man jobbet mer effektivt, og at de i fellesskap slapp unødige forsinkelser og feil.

En studie fra Stanford i 2016 viste noe av det samme om hierarkier. Det har blitt en slags sannhet at hierarki er dårlig og likhet er bra, slår forskerne fast.

Men flate strukturer kan være forvirrende for folk. Hierarki er derimot enklere å forholde seg til og mer forutsigbart.

Det gjør hverdagen enklere, derfor foretrekker folk en viss grad av hierarki – selv om man gjerne sier det motsatte.

Vil ikke gå på jobb når sola skinner

– Det er et interessant tema og viser et velkjent fenomen: Folk vil ofte bare gjøre jobben sin på en god og effektiv måte, og så gå hjem og gjøre andre ting, sier professor ved NHH, William Brochs Haukedal til Dagens Perspektiv.

– Det er mye fokus i organisasjoner i dag på å engasjere de ansatte, på å skape en indre motivasjon og på medarbeidernes autonomi. Men den ideen, eller drømmen, om et arbeidsliv drevet av de ansattes indre motivasjon er i stor grad basert på en ide om arbeidere som ikke finnes, mener professoren.

Poenget er: Folk flest vil ikke gå på jobb når sola skinner.

– Dersom du spør «mannen i gata» om han ville fortsatt å gå på jobben dersom han ikke ville få lønn, ville nok svaret vært nei. Indre motivasjon er en fin ting det, men svært mange oppgaver verken krever det, eller er særlig motiverende, sier Brochs Haukedal.

– Den der ideen om at man må «brenne» for alt man gjør på jobb minner om hjernevask.

Systematisk mas

Det er også et paradoks at samtidig som det er mye fokus på trivsel og motivasjon har arbeidslivet faktisk blitt mer autoritært, mener Brochs-Haukedal.

– En rekke studier viser det. En ting er såkalte McJobs, altså ufaglærte, ofte dårlig betalte jobber. Der har man sett en utvikling mot voldsom byråkratisering og styring, nærmest taylorisme, sier Brochs-Haukedal.

Men også i kunnskapsyrker ser man samme utvikling.

– Systemene har tatt over byråkratiet. Jeg ser jo det på min arbeidsplass. Sensur var en oppgave som jeg og en kollega tidligere gjorde. Da avtalte vi mellom oss, og holdt hverandre oppdatert, og fikk jobben gjort. I dag er dette overtatt av et system, som sender frister og stadige påminnelser, uten mulighet til å diskutere det eller komme med innspill, forteller professoren.

– Så vi ser en økende administrasjon i en rekke yrker, og gjerne gjennom teknologi. De som vinner på det er vel først og fremst ledere og eiere, som får alle fordelene av å «mase», uten å faktisk måtte mase.

Forutsigbarhet

Brochs-Haukedal minner om at byråkratiet er fundert på et viktig prinsipp: likebehandling.

– Byråkratiet skal sikre demokratiske prosesser, det var et svært sentralt poeng i den opprinnelige utformingen av byråkratiet, ifølge Max Weber. Kjønn, alder, status, utdanning skal ikke ha betydning i kontakt med byråkratiet. Tjenesten, produktet og leveransen skal være standardisert, forklarer Brochs-Haukedal.

– Husk også at det er byråkratiske prosesser som ligger til grunn for at vi kan ha et regulert arbeidsliv. Trepartssamarbeidet ville ikke vært mulig uten, og det sørger for at vi kan forhandle kollektivt om lønn og vilkår og så videre. Det sikrer samarbeid, forutsigbarhet og levelighet.