Ledelse

Struktur gir tid til strategi

Sveriges eneste struktør, David Stiernholm, mener at ledere må bli mer strukturerte. Klarer de ikke det, kommer de seg ikke igjennom «haster»-bunken.

Bård Andersson
Publisert Sist oppdatert

–Uten struktur blir lederen bare opptatt av det som haster. Dermed får han eller hun ikke prioritert det strategiske arbeidet i tilstrekkelig grad, sier David Stiernholm.

Han er konsulent og har jobbet med å få mer struktur inn i både etablerte, store foretak og i nyetablerte bedrifter. Han viser til at lederen må være tilgjengelig, i en slags servicefunksjon, for sine medarbeidere. I tillegg kommer krav om resultater og et stort arbeidspress. Dermed blir en strukturert arbeidsform særdeles viktig for ledere, mener Stiernholm. Ifølge struktøren får ledere rett og slett ikke gjort de viktigste arbeidsoppgavene sine hvis de mangler struktur i hverdagen.

31 skritt mot struktur

David Stiernholm har forfattet boken «Klart! Bli superstukturerad på 31 dagar!»,. Her gir han ledere et treningsprogram for å skape en smidigere hverdag på jobben. Hensikten er at sjefene skal bli mer strukturerte gjennom å organisere, fokusere og automatisere arbeidshverdagen.

– Dette er verktøy, tankesett, metoder og rutiner som gjør deg mer effektiv, mer fleksibel og mer lykkelig, hevder forfatteren.

Han anbefaler at ledere lager seg strukturhandlingsplan, og han foreslår å dele den inn i en organiseringsdel, en fokuseringsdel og en automatiseringsdel. For å få gjennomført planen råder han lederne til å sette av en halvtime per dag til planen. Kravet er imidlertid ikke absolutt.

– De 31 skrittene i strukturhandlingsplanen trenger ikke å tas som ett skritt per dag, selv om de er uttrykt på denne måten. Ved behov kan de spres ut over for eksempel 31 uker. Velg ditt eget tempo. Først da kommer du til å lykkes med å skape en bedre hverdagsstruktur og kunne høste fruktene av den.

Slik blir du superstrukturert

David Stiernholm har jobbet for å få mer struktur i en rekke svenske bedrifter. Han anbefaler at du setter av 30 minutter hver dag eller hver uke, til å bli mer strukturert. Gi deg selv oppgaver, utfør dem og gi deg selv belønninger underveis – når du har utført deloppgavene. Her noen av Stiernholms råd:

Organisere:

  • Sett av tid i kalenderen som du skal bruke til å jobbe med strukturprosjektet ditt, gjerne en halv time hver dag.
  • Det er lett å miste oversikten hvis noen oppgaver er notert på en gul lapp, mens andre påminnelser ligger i en e-post eller skriblet ned på et tilfeldig stykke papir. Noter oppgaver ned på ett sted, det være seg i ett dokument på PCen, i en skriveblokk eller lignende. Det gir bedre oversikt.
  • Ikke vær abstrakt. Beskriv oppgavene konkret og utførlig.
  • Ta høyde for uforutsette hendelser når du planlegger tiden din.
  • Kategoriser oppgaver etter situasjon. Herunder telefon, ledermøte, bilen, kunde A. Poenger er å samle oppgaver istedenfor å hoppe fra situasjon til situasjon. Når du først setter deg med telefonen, få unna flere telefonsamtaler.

Fokusere:

  • Kjenn dine mål. Det er viktig for å kunne prioritere å gjøre riktige arbeidsoppgaver til riktig tid. Noter ned årets jobbmål. Hvis det er kvantfiserbare mål, få med hva som skal til for at målet nås. Vær konkret og detaljert. Jo, tettere sammenheng det er mellom målet og oppgavene du har i hverdagen, jo bedre er det.
  • Unngå å bli paralysert av stress. Utarbeid en «akutt sjekkliste» som forteller deg hva du skal gjøre når du virkelig er stresset. Den kan eksempelvis se slik ut: 1. Ta fram arbeidslisten din. 2. Velg bort alt som ikke må gjøres i dag. 3. Bestem deg for hvilke tre av de gjenstående oppgavene du skal gjøre først. 4. Gjør dem. 5. Begynn om igjen fra punkt 2.
  • Sett en maksimumsgrense for antall møter du skal gjennomføre per dag
  • Takk nei til møter uten agenda.
  • Gå fra kaos til stillhet når du trenger det. Distraksjoner hemmer effektiviteten. Skaff deg fra tid til annen rom for å jobbe i ro og fred, for eksempel ved å lukke døren, slå av telefonen, jobbe hjemme en dag, gå inn i et stillerom, la være å lese e-post i noen timer.

Automatisere:

  • Hva må du gjøre for å få en perfekt start på arbeidsdagen? Lag deg noen gode morgenrutiner.
  • Er det noen spørsmål du ofte får? Lag et dokument hvor du samler på svar du pleier å gi, slik at du har det lett tilgjengelig til en annen gang. (Det trenger ikke være «perfekt». Du kan redigere i det siden.) Hvis det er hensiktsmessig, legg standardsvarene et sted hvor også de andre har tilgang til dem.
  • Bruk også andre ting du har skrevet om igjen. Lag deg ett sted hvor du sparer på gode tekster, meninger og formuleringer. Da kan du bruke dem om igjen.
  • Lag deg oversiktlige permer eller mapper. Det er et av de beste verktøyene for bedre struktur. Gi alle mappene og permene navn eller merkelapper slik at du finner dem igjen.

Organisere

Den ene delen av treningsprogrammet handler om organisering, og Stiernholm mener at de fleste ledere her har mye å hente.

– Å skape struktur starter med å forbedre organiseringen av arbeidshverdagen sin. Det kan være enkle ting som å lage lister, sortering av digitale filer og e-poster samt å skille mellom store og små oppgaver, sier han.

Et gjennomtenkt system av informasjon, aktiviteter, prosjekter og papirer er første skritt mot en bedre organisering, mener han:

Ledere får mer tid til å jobbe med de viktigste oppgavene dersom de tar seg tid til å finne en strukturert arbeidsform først, hevder David Stiernholm (bildet).

Fokusere

Ledere må videre lære seg å fokusere på hvilke oppgaver som leder mot virksomhetens konkrete mål, mener Stiernholm:

– Vi gjør ofte det som haster hele tiden. Det er viktig at vi heller stiller spørsmålet ved hvilke mål som er viktige, og om oppgavene vi utfører virkelig er relatert til disse målene.

Uten struktur blir lederen bare opptatt av det som haster

I løpet av en arbeidsdag blir vi imidlertid utsatt for mange distraksjoner som kan gå ut over både fokus og struktur.

– Trenden med å ha mer åpne kontorlandskap er et eksempel. Her stilles det krav til oss om å koble ut distraherende elementer.

Stiernholm anbefaler å ha en strategi på lur som du kan ta fram når du trenger å jobbe uforstyrret.

– En bedrift jeg nylig besøkte gikk til anskaffelse av høretelefoner. Hvils folk trengte å arbeide uforstyrret, kunne de velge å høre på musikk eller bare bruke høretelefonen som en buffer mot støy i lokalet. Med høretelefonene signaliserte de overfor de andre medarbeiderne at de hadde behov å jobbe uten å bli forstyrret. Dette bidro til at de kunne jobbe mer strukturert.

Automatisere

Når du har fått organisert arbeidshverdagen din, og har riktig fokus, handler strukturering ifølge Stiernholm om å kunne automatisere oppgaver du skal utføre. Her er etablering av vaner, rutiner og faste oppgaver sentrale tiltak.

– Jeg anbefaler alle å utarbeide sitt eget FAQ-dokument (Frequently Asked Questions, red.anm.). Når du har et system hvor du har oversikt over faste svar på tilbakevendende spørsmål, kan du bruke tiden på viktigere oppgaver. Klarer du i tillegg å etablere vaner, faste morgenrutiner, finne tiltak som er effektive - samt å øve på dette - vil du oppleve at du jobber strukturert.

Når du har gjennomført enkelttiltak i strukturhandlingsplanen din, anbefaler Stiernholm at du belønner deg selv.

– Bestem deg tidlig for hvordan du skal belønne deg selv. Marker alle fremskritt, slik at du virkelig merker at du forbedrer deg.

ledelse
Powered by Labrador CMS