– Gir mer læring

En norsk studie av medarbeidersamtaler i grupper, og av individuelle samtaler, viste at arbeidstakere som hadde samtaler i grupper var mer deltakende i selve samtale­prosessen enn dem som hadde individuelle samtaler. I tillegg gir denne formen for medarbeidersamtaler alle som deltar et bedre læringsgrunnlag.

Kvinnen bak studien er Frøydis Perny Vasset, førsteamanuensis ved NTNU i Ålesund. Hun hevder at medarbeidere gjør en ekstra innsats i medarbeidersamtalen når det er flere kollegaer til stede. Dette kommer frem i hennes bok, Medarbeidersamtaler.

Etter å ha interessert seg for grupper, der medlemmene var avhengige av hverandre, blant annet i militæret i USA og Kanada, fikk Vasset tilbud om å gjøre en studie innen helsetjenesten i Giske kommune utenfor Ålesund. Kommunen var i en omstillingsfase, og ønsket å delta som case.

– Jeg delte de ansatte inn i to grupper: Én med ansatte som deltok i medarbeidersamtaler i grupper, og én der det ble gjennomført individuelle samtaler. De svarte på et spørreskjema både i forkant og etterkant av studien, forteller hun.

Gruppestørrelse

En del av problemstillingen handlet om hvor store gruppene skulle være. Det var viktig at lederen hadde muligheten til å skape en trygg samtalekultur og en struktur som inkluderte alle deltakerne. Hadde hun valgt en såkalt symmetrisk gruppe – for eksempel med to og to, kunne hun risikert at gruppedeltakerne allierte seg med hverandre. Da var sjansen stor for at de ville ha diskutert med hverandre, og ikke med hele gruppen.

– For å gi medarbeiderne en bedre mulighet til å kunne diskutere med hele gruppen, bestemte jeg meg for å dele inn i grupper på tre personer, sier Vasset.

Det fungerte så bra at resultatene gjorde henne mistenksom. Derfor lot hun det gå mye tid – et helt år – før hun gjennomførte den samme undersøkelsen på identisk måte nok en gang.

– Resultatene ble like, forteller hun.

Utvidet til andre sektorer

Frøydis Perny Vasset fikk bekreftet at deltakerne som gjennomførte gruppesamtalene lærte mer enn de som deltok individuelt. Likevel gjaldt dette bare helsesektoren i én enkelt kommune. Kunne dette være overførbart også til andre sektorer og bransjer?

Noe senere fikk Vasset vite via konsulenter at Giske kommune hadde benyttet seg av medarbeidersamtaler i grupper også i andre sektorer.

– Ikke bare hadde de tatt dette i bruk i skolesektoren og andre sektorer, men de hadde også eksperimentert med gruppestørrelsen. I dag benytter kommunen enda større grupper i helsetjenesten, når det er behov for det – med gode resultater, påpeker hun.

Det viste seg at kommunen hadde innført medarbeidersamtaler i grupper i alle offentlige virksomheter og avdelinger. De siste årene hadde kommunen tilegnet seg kommunikasjons- og organiasasjonsmetodikken OpenSpace og WPPF (møtemetoder med helhetsperspektiv for læring, red.anm.), som ble benyttet under gruppesamtalene. Dette bidro til å kunne gjennomføre dette med større grupper. Fire til åtte medlemmer i gruppen var vanlig, og medarbeiderne var tilfredse med denne metodikken i samtalene.

Hun presierer at kommunen gjennomfører én eller to individuelle samtaler før gruppesamtalen avholdes.

Ansatte bidrar

Til tross for fordelene med gruppesamtaler, kan det være nærliggende å stille spørsmålet om ikke enkelte gruppemedlemmer faller av lasset eller blir tilbakeholdne av andre årsaker, når de skal delta i gruppesamtaler.

Vasset forteller at de ansatte er med på å danne gruppene. Siden gruppene er av relativt liten størrelse, blir det lettere for de ansatte å snakke sammen og å lære.

– Ingen tvinges til å delta i gruppesamtaler. Det er frivillig. Når man først deltar, ser man også at det er lettere å løse konflikter eller problemer som har fått utarte seg. Det er viktig at lederen er våken. Er alle motiverte, blir det mer læring. Åpenhet er viktig. Alt skal på bordet. Fordeling av goder, for eksempel, er en typisk ting man må være åpen om i slike sammenhenger, sier hun.