Ledelse
Fire år med kontorforskning er over – dette må du vite
I 2015 startet prosjektet SMAP – «smarte, attraktive og produktive arbeidsplasser» – som et stort, tverrfaglig samarbeid mellom mange aktører innenfor både forskning og næringslivet.
Målet? Å finne de beste kontorløsningene. Hvorfor?
– Fordi det finnes alt for mange dårlige kontorløsninger der ute, sier Oddvar Skjæveland.
Som organisasjonspsykolog i Mellomrom Arkitekturpsykologi er han en av de sentrale skikkelsene i SMAP-prosjektet, hvor Mellomrom og Høgskulen på Vestlandet er hovedpartnerne.
SMAP har pågått i fire år, og er nå så å si ferdigstilt. Resultatet er en guide på 120 punkter – en oppskrift på hvordan man skal gå fram for å få lage nettopp smarte, attraktive og produktive arbeidsplasser.
– Denne veilederen starter med krav om beliggenhet, tomt og transportmuligheter til kontoret. Deretter stiller den en rekke krav til ledelsen og til involvering av de ansatte, og til slutt en del kriterier om byggeløsninger, IT-systemer, møblering og inneklima, sier Skjæveland.
Objektive kriterier
– Vi regner med at 40 av disse, altså en tredjedel av punktene, er helt objektive. De andre 80 må tilpasses brukerne, sier Skjæveland.
Han tar en liten tenkepause, og presiserer.
– Eller, hvis man er helt korrekt så er vel ingen kriterier helt objektive, sier han og bruker temperatur som et eksempel.
Vanligvis blir 22 grader objektivt sett på som den optimale lufttemperaturen i et kontor, forklarer han. Men i tillegg til dette må man ta innover seg lufthastigheten i rommet, samt kjønn, alder, treningsnivå, kosthold og helse på de som bruker kontoret.
– Og faktisk påvirker også konfliktnivået opplevelsen av temperatur – folk fryser lettere hvis det er mye konflikt.
Men på enkelte mål er det enklest i alle fall å sette en referanseverdi, og det har ført til disse objektive målene på områder som for eksempel spiseområder, inneklima, lydmiljø, materialvalg, beliggenhet og transportmuligheter.
De to sistnevnte henger sammen, og kan også konkretiseres.
– Hvis du for eksempel hver dag må sitte i en lang biltur med kø og stress, så kommer du gjerne til jobben med et dårlig utgangspunkt – oppkavet og lite opplagt. Kollektivtransport er heller ikke nødvendigvis det beste, for det kan innebære overganger og usikkerhetsmomenter, forklarer Skjæveland.
– Hvis veien din til jobb derimot består av en 20 minutters spasertur i frisk luft, uten hindringer eller risiko for hindringer, så kommer du frisk og rask på jobb.
Sterk brukerorientering
Skjæveland forteller at mange ser på SMAP som en ambassadør for åpne kontorløsninger, noe han selv er uenig i:
– Vi spiller på lag med alle – også de som er skeptiske til åpne løsninger.
– Vi er veldig pragmatiske. Ja, de åpne løsningene har kommet for å bli, men det skal stilles krav til dem. Og selv om de har slått an bredt, så er det ikke sikkert at de passer for alle. Når det gjelder kontorkonsept, finnes det ingen objektive sannheter.
Han er nøye med å understreke at SMAP er sterkt brukerorientert.
– I dette ligger det en brodd mot byggenæringen. Det er en næring som leverer et produkt som i ekstremt stor grad påvirker kundens helse, velvære og mestring. Likevel blir næringsbygg ofte reist på byggfagets premisser, og ikke på sluttbrukerens premisser, sier Skjæveland, som ikke har tro på noen altomfattende fasit.
– Dere prøver å få kontordiskusjonen bort fra en «beste utforming»-tankegang og over i en prosessdiskusjon?
– Vi prøver i alle fall å flette disse to prosessene sammen. Bruker og bygg er helt uatskillelige, og da må vi også tenke og jobbe på denne måten.
Aktivitetsstyrt cellelandskap
Ett av de klart brukerstyrte punktene i 120-punktslisten er kontorkonseptet, altså hvilken type kontor man skal gå for – cellekontorer, åpent kontorlandskap med fast plass eller en aktivitetsbasert løsning.
Her finnes det ingen objektive sannheter, og hvis man følger SMAP-tankegangen er det ifølge Skjæveland på tide å legge diskusjonen om hvilken løsning som er best, død.
– Det finnes ingen objektive funn som gir den ene løsningen en fordel over de andre, sier han.
SMAP-gjengen er ikke 100 prosent i mål med sammenstillingen av alle undersøkelsene sine, men foreløpig er det ingenting som tyder på at én kontorløsning er bedre enn noen andre, selv om det kanskje kan virke sånn i mediene.
– Det er mye mer kritikk mot åpne løsninger enn mot cellekontor, men det er også en stor overvekt av studier som ser på åpne løsninger, og veldig få som ser på cellekontorene. Derfor kan det være fristende å gi cellekontoret seieren, men sammenligningsgrunnlaget er rett og slett ikke stort nok.
– Det vi derimot ser, er at når kontoret har et tydelig konsept, og når SMAP-kriteriene følges, så er de forskjellige løsningene likestilte, understreker Skjæveland.
Mange virksomheter har typisk en idé om hva som vil fungere akkurat her og nå, og den tar ofte ikke med i betraktningen verken behovene til de ansatte eller framtiden.
– Folk tenker alt for mye nå-situasjon og alt for lite framtid. Vi driver mye med scenariotenking, og prøver å estimere behovene i et fem- og tiårsperspektiv. Et bygg skal være til for framtiden, med vekst og utvikling, og ikke bare være en forlengelse av akkurat det man gjør i dag, sier han.
Risikabel gevinst
Man har i løpet av de siste årene hørt mye om virksomheter som har vedtatt aktivitetsbasert arbeidsplass uten at det kanskje er helt gjennomtenkt, spesielt innen offentlig sektor – både Regjeringskvartalet og Høgskulen på Vestlandet har satt i gang dette.
– Nå for tiden beslutter alle offentlige etater aktivitetsbasert arbeidsplass uten egentlig å vite hva de gjør.
Det kan selvfølgelig fungere, legger han til, men da må det gjøres riktig.
– Man må ha nok plass, nok variasjon og nok hensyn til de som ikke har behov for å være aktivitetsbaserte, eller av praktiske årsaker ikke kan være mobile.
Oppfylles disse, så kan aktivitetsbaserte løsninger ifølge Skjæveland være aller best.
– Men hvis du ikke oppfyller kriteriene, og ikke har nok tilbaketrekningsmuligheter, så kan aktivitetsbaserte løsninger også være de aller dårligste. Det ligger en høyere risiko knyttet til de åpne og aktivitetsbaserte løsningene. De krever mer kunnskap, mer aktiv forvaltning, bedre ledelse og nøye og kontinuerlig organisasjonsutvikling. Men til gjengjeld har disse løsningene også en høyere oppside.
Når det gjelder kontorkonsept, finnes det ingen objektive sannheter
Cellekontoret, på sin side, er tryggere, enklere og mer forutsigbart. Risikoen er mindre, men de potensielt store effektene uteblir også.
Men kanskje handler dette mer om innstilling enn om det faktiske konseptet, for ifølge Skjæveland er effekten rett og slett – og kanskje ikke overraskende – størst hos de som legger ned mest arbeid.
– Vi ser at det er de bedriftene som hele tiden jobber for å utvikle seg, også er de som er flinkest til å ta i bruk fysiske løsninger, og får mest ut av dem. Og jo mer innarbeidet kulturen om konstant forbedring er, desto bedre mestrer man de mer avanserte kontorløsningene, sier han.
- UTNYTTER DISKUSJONEN: I krangelen mellom cellekontor og åpne kontorlandskap er det noen helt andre som vinner
Avgjørende involvering
Når nye kontorløsninger skal lanseres, så har de ansatte i virksomheten krav på å bli involvert i prosessen. Et minimumsnivå av involvering er regulert gjennom lover og forskrifter.
Rent faglig presiserer imidlertid Skjæveland at jo mer påvirkning, desto høyere sannsynlighet for et godt resultat.
– Når de ansatte har vært med å påvirke, så trives de også bedre med den endelige løsningen, enkelt og greit.
– Dette gjelder uavhengig av den faktiske løsningen. Helt identiske løsninger kan gi helt forskjellige effekter basert på hvor mye medvirkning det har vært.
– Gå på besøk
For noen som ønsker å revurdere kontorløsningen sin har Skjæveland tre anbefalinger.
– Man kan så klart følge SMAP, sier han.
– Et annet tips er å gå på besøk til noen og se på hvordan de har gjort ting, for å få inspirasjon.
– En tredje innfallsvinkel er å prøve å se organisasjonen med et skråblikk. Man er ofte blind for egne løsninger. Prøv å se på dagens løsninger med et friskt perspektiv. Det avdekker ofte mye av hvordan man jobber og har det på dagens kontor, og gir en indikasjon på hvilke endringer som må til, sier Skjæveland.
