God kommunika­sjon ­starter lenge før du åpner munnen

– Før i tiden var kroppsspråkundervisning litt sånn «armene i kors er en lukket holdning – da er du et lukket menneske». Nå handler det om å sende klare og entydige signaler, at kroppsspråk, tale, innhold, alt virker i samme retning.

Det sier Hanne Lindbæk. Hun er kommunikasjonscoach med bakgrunn fra skuespilleryrket, og har skrevet boka «Kommunikasjonskoden», hvor hun søker å hjelpe ledere og andre i næringslivet med å forbedre kommunikasjonen sin.

Gammel og vond vane

Kommunikasjon handler mye om vane, sier Lindbæk. Vi kommuniserer hele tiden, og finner gjerne det sporet vi trives i. Vi utvikler vaner, og de kan som kjent være vonde å vende.

– Vi driver så utrolig mye med kommunikasjon at det kan virke litt rart å skulle trene på det. Det kan minne litt om følelsen du får hvis noen forteller deg hvordan du skal kjøre bil selv om du har kjørt bil i et titalls år, sier hun.

– Men god kommunikasjon handler om å trene seg opp til å forstå hvilke vaner man har, og hvilke valg man har.

Og for å komme dit må det litt selvransakelse til. Du må konfrontere vanene dine og finne ut hva du gjør når du ikke tenker deg om.

– Du må ned i materien og finne ut hva du gjør feil og hva du gjør riktig, og finne ut hva det innebærer å endre vaner og utvikler nye ferdigheter.

Kommunikasjon er kontekst

Lindbæk understreker at kommunikasjon er summen av ordbruk, kroppsspråk, budskap, stemmebruk, humøret du skaper, stemningen som oppstår; alt som går inn under atferden din som formidler. Forstår man det, sier hun, forstår man også viktigheten av kontekst.

– Vi blir mye mer forskjellige enn vi tror basert på kontekst, hvor viktig vi opplever at situasjonen er og hvilken rolle vi trenger å spille. Hvis du for eksempel ønsker å framstå autoritær men samtidig ålreit – hva gjør du da? Hvordan høres en autoritær stemme ut? Det vil variere ut i fra blant annet kontekst, kultur og mottakere av budskapet, forklarer Lindbæk.

Nettopp derfor skal man konfrontere vanene sine. I boka har Lindbæk laget en trinnvis gjennomgang av en kommunikasjonsprosess som skal bidra til å hjelpe ledere og andre til å bryte ut av standardiserte kommunikasjonsvaner. Gjennom å forstå seg selv, budskapet og hvem som mottar budskapet kan man i mye større grad skreddersy kommunikasjonen, enten man skal snakke framfor en forsamling, lede et møte eller holde en én-til-én-samtale.

Historiefortelling

Man merker det fort når noen er levende opptatt av det de prater om. Da klaffer alt. Stemmebruk, ordbruk og kroppsspråk er i harmoni. Det engasjerer. Disse personene trenger ikke teknikker. Men det er ikke alltid man skal holde foredrag om kampsaken sin. Kanskje burde det være det.

– Før man reiser seg opp og tar ordet er det lurt å reflektere over hvorfor du er opptatt av akkurat dette temaet. Hva betyr noe for deg i denne situasjonen? Hva er det viktig å få sagt noe om? Historiefortelling er en teknikk som er mye brukt for å engasjere et publikum, men her har vi mye å gå på i Norge, mener Lindbæk.

– Historiefortelling er beviselig det virkemiddelet som fungerer aller best innen kommunikasjon, men vi gjør så lite av det i Norge. Vi tviholder på den faktasentriske kommunikasjonen. Noen ganger er det nok riktig å distansere seg fra budskapet, men mye oftere enn ikke burde man jobbe for å være mer menneskesentrisk, og fortelle en historie som de som lytter kan relatere til. Vi må rett og slett slutte å kjede hverandre.

Hvorfor?

Når det kommer til kommunikasjon er det ifølge Lindbæk essensielt å vite hvilken situasjon du skal inn i, uansett om du skal holde et foredrag framfor en stor forsamling, lede et møte eller presentere kvartalsstatistikk. Her er det bare å grave fram hvem/hva/hvor-ordene dine og begynne å stille deg selv spørsmål. Hvilken relasjon har du til dem du snakker til? Hvorfor er de her? Hva tenker de om budskapet?

– Svarer man på disse spørsmålene finner man lettere ut hva man skal si og ikke si. Jo mer man kan om dem man snakker til, desto bedre respons får man. Og jo mer skreddersydd budskap, desto bedre resultat. Spesielt viktig er det å gjøre grundig forarbeid hvis dette er en betent eller stor sak for publikum.

– Trenger ikke å ta så lang tid

Refleksjon rundt hvorfor et tema engasjerer deg og analyse av hvem du skal snakke til blir imidlertid ofte ignorert av ledere, forteller Lindbæk. I et næringsliv som går raskere og raskere blir det ikke nok tid.

Så faller man tilbake i gamle vaner, med gamle ord i nye setninger.

– Du får ikke sparken hvis du som leder fomler bort en anledning til å skape tro, håp og bevegelse i dine ansatte. Men du kaster bort en gyllen mulighet, og du kaster bort andres tid.

– Tar det ikke ufattelig lang tid hvis man skal reflektere, analysere, gjennomføre og evaluere hver eneste kommunikasjonssnutt?

– De kloke lederne setter av tid til dette, men de jobber effektivt med det, og da trenger det ikke å ta så lang tid. Målet er å gjøre kommunikasjonskoden til en vane, slik at man internaliserer trinnene og går gjennom dem på ren automatikk. Da er du nærmere god kommunikasjon. Toppolitikerne er de beste på dette. De får en tale i hendene, og en halvtime senere ser det ut som de har øvd på den i tre år.