Ledelse

Illustrasjonsfoto.

Har du orden i eget hus?

«Orden i eget hus» og god informasjons­forvaltning trekkes fram som én av seks strategiske utfordringer i en ny undersøkelse.

Bård Andersson
Publisert Sist oppdatert

Undersøkelsen viser også at bare 20 prosent av offentlige virksomheter har en definert rolle for sin Chief Data Officer.

– Dette vil snu raskt, mener digitaliseringsekspert.

«IT i praksis» er en undersøkelse som setter fokus på strategi, trender og erfaringer innen bruk av IT i de 500 største private og offentlige virksomhetene i Norge. Rambøll Management Consulting, IKT–Norge og Visma ønsker med undersøkelsen å bidra til IT–utviklingen i offentlig og privat sektor.

Digitaliseringsekspert og manager i Rambøll Management Consulting, Odd Ingebretsen, har sittet flere år i styringsrådet for Altinn. Han forteller at årets undersøkelse viser at 32 prosent av private bedrifter har en egen definert rolle for Chief Data Officer (CDO), med ansvar for data- og informasjonshåndtering i egen organisasjon. I offentlig sektor er dette tallet helt nede på 20 prosent. Men dette vil snu, mener han:

– Jeg vil påstå at dette tallet vil øke betraktelig i fremtiden, og at vi vil se en vesentlig endring i offentlig sektor. Rollen som CDO vil gjøre at bedriftene og etatene sikrer orden i eget hus og et riktig fokus på håndtering av informasjon i henhold til lover og regler. Det handler om trygghet for deg og meg, og muligheter for en mer effektiv deling av data i offentlig sektor, avslutter han.

I sitt arbeid med IT i praksis har Ingebretsen blitt ekstra opptatt av løsninger i Brønnøysundregistrene og den avhengigheten som offentlig sektor, norske bedrifter og vi som privatpersoner har fått til Brønnøysundregistrene.

– Årets IT i praksis, undersøkelsen som Rambøll har foretatt og publisert i 11 år, viser at norske virksomheter i stor grad benytter seg av felleskomponenter fra Brønnøysundregistrene. Vi har over flere år fulgt med på utviklingen, og ser at felleskomponentene har vært velkomne og populære blant både statlige og kommunale virksomheter. «Gamle» felleskomponenter som Folkeregisteret og Altinn benyttes av så godt som alle aktuelle virksomheter, og store andeler i begge grupper forventer at de skal bruke det enda mer i årene som kommer. De nyere felleskomponentene har ikke samme oppslutning enda, men hvis vi studerer tallene grundigere forventes bruken å øke i tiden som kommer, sier Ingebretsen.

Felles datakatalog en del av løsningen

Foto Manager i Rambøll Management Consulting, Odd Ingebretsen, tror andelen IT–ledere med ansvar vil stige raskt i offentlig sektor. (Foto: Bård Andersson)

44 prosent av kommunene oppgir at de benytter seg av «Felles datakatalog» (deling av data, journ.anm.) i dag, og av disse er det igjen 26 prosent som sier at de forventer å bruke den enda mer i årene som kommer. Videre svarer 25 prosent av kommunene som i dag ikke benytter katalogen at de forventer å ta den i bruk de neste tre årene. Samtidig viser undersøkelsen at 40 prosent av kommunene opplever manglende tilgang på data som en hinder for å løfte sin IT–portefølje høyere opp i tjenestetrappa. Ingebretsen tror blant annet at felles datakatalog kan være løsningen på dette.

– For Brønnøysundregistrene er «orden i eget hus» (god informasjonsforvaltning, journ.anm.) meget viktig. Orden i eget hus følger av mange lovverk: Blant andre GDPR/Personvernlovgivningen, Forvaltningsloven, Arkivlova og Offentlighetslova. Alle disse forutsetter at man har kontroll på dataene og dokumentene man forvalter. Det gjelder å kunne utnytte informasjonen sin på en bedre måte for å bli mer effektiv, gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv og bidra til økt rettssikkerhet, sier Ingebretsen.

Tverretatlig deling av data forutsetter også at tilbyder har god kontroll på hvordan egne data er beskrevet og hvordan de skal tolkes. Hvis dette er utydelig vil beslutninger hos den etaten eller konsumenten som mottar data kunne bli truffet på feil grunnlag, fordi begrepet er tolket på feil måte.

– Et av eksemplene er begrepet bonus, som er et samlebegrep for bonus på egeninnsats og resultatbonus i A–ordningen (månedlig melding fra arbeidsgiver til NAV, SSB og Skatteetaten om ansattes inntekt, arbeidsforhold og forskuddstrekk samt arbeidsgiveravgift og finansskatt for virksomheten, journ.anm.). Når sykepengeordningen i NAV skal beregne grunnlaget for sykepenger er det basert på lønn pluss bonus på egeninnsats. Her kan altså ikke dataene fra A–ordningen brukes. NAV må i stedet spørre brukeren om bonus én gang til, dog med et annet bonusbegrep, forklarer Ingebretsen.

Bidrar til å oppdatere lovverket

Når felleskatalogene: datakatalog, api–katalog og begrepskatalog (en oversikt over hvilke data de ulike offentlige virksomhetene har, hvordan de henger sammen og hva de betyr, journ.anm.) er på plass vil det samtidig bidra til regelverksutvikling. Lovgiver vil kunne se hvor et begrep er i bruk, og også kunne gjenbruke definisjonen i et nærliggende område.

Vi vil se en vesentlig endring i offentlig ­sektor

Digitaliseringen går stadig raskere, og det er vanskelig å holde lovverket oppdatert og tilpasset den tiden vi lever i. For eksempel er det i dag krav i lover og regler om utskrift av dokumentasjon på papir, men det finnes flere bedrifter som nå etableres uten å ha behov for printere, siden all dokumentasjon er lagret digitalt. Om ikke tilpasninger gjøres, for eksempel ved å sidestille PDF med utskrift på papir, vil tolkninger i lovverket kunne styre hvordan bedrifter håndteres på ulike steder i landet, mener Ingebretsen:

– De store løftene i digitaliseringen skjer gjennom prosjekter/ordninger, slik som A–ordningen, hvor man kan gjøre større ryddesjauer i begreper også om hvem som skal forvalte dataene. Slike prosjekter tar imidlertid ofte svært lang tid, sier han, og viser til at A–ordningen tok over 10 år fra idé til gjennomføring.

– Bakgrunnen er ofte at en stor del av jobben dreier seg om å finne fram begreper og begrepsbruk i forskjellige sektorer og forskjellige lover. Dersom alle har orden i eget hus vil imidlertid digitaliseringsarbeidet i offentlig sektor gå betydelig raskere i fremtiden. Alle moderniseringsløft bør derfor innbefatte arbeid med orden i eget hus. Dette vil sikre tidlig dialog i leveransene og omforent forståelse av begrepene. Resultatet blir bedre og raskere leveranser både i egen virksomhet og eksterne tjenester, sier han.

Trenger en definert rolle

Orden i eget hus er et kontinuerlig arbeid og spesielt viktig for Brønnøysundregistrene, fordi de forvalter data som benyttes av hele offentlig sektor og det meste av privat sektor. Nye lover, nye registre, nye og moderniserte ytelser og tjenester kommer til hele tiden. Da trenger man en metodikk for å sikre at man til enhver tid kan jobbe med forholdet mellom lovverket, tolkningen av begrepene og opplysningene man forvalter.

Ingebretsen understreker at dette rammeverket ikke bør finnes opp på nytt av hver etat eller bedrift. I stedet bør de som er kommet lengst dele tankesett og metode med andre.

– Brønnøysundregistrene har kommet langt på området og bør være førende i denne utviklingen fremover, mener han.

Anbefalingene fra årets IT i praksis–undersøkelse:

Fremtidens samfunn må tenke helhetlig rundt tjenesteproduksjon:

  • Kombinasjonen av ny og innovativ teknologi, sammen med mulighetene for å håndtere store datamengder i sanntid,kan bidra til smarte og bærekraftige byer og bygder

  • Teknologien kan løse kritiske utfordringer i kommunen av både klimamessig, økonomisk og sosial karakter, og samtidig være en katalysator for norsk næringsliv

  • Kommunen og fylkeskommunen må involvere innbyggere, næringsliv og akademia – og det må opprettes et nært samarbeid med statlige aktører

  • Digitale verktøy og data må anvendes for å løse problemer på tvers av sektor- og kommunegrense

  • Utviklingen må ta utgangspunkt i reelle behov hos kommunen/fylkeskommunen.

Digital ledelse fordrer digital innsikt:

  • Både offentlige og private ledere må omstille sine virksomheter for bærekraftighet og utnytte innovasjonspotensialet digitaliseringen og ny teknologi gir

  • Du må ha en modig digital strategi, og dine ansatte må være motiverte for endring. Strategien må ta utgangspunkt i virksomhetens digitale status

  • Bruk av modenhetsmodell kan gi et viktig lederverktøy for å gi innsikt i digital modenhet, og være et utgangspunkt for digitale strategier med et reelt gevinstpotensial

  • En digital strategi bør være åpen, og se bredere enn egen virksomhets- og forretningsmodell

Designdrevet utvikling i løsningen av komplekse utfordringer:

  • Å identifisere reelle brukerbehov er viktig for å finne hvilke løsninger og teknologier det skal investeres i, og for å fremme en mer ressurseffektiv og bærekraftig tjenesteproduksjon

  • Tjenestedesign bidrar med nyttig metodikk for å løse komplekse problemer på tvers av sektorområder og styringsstrukturer, og som fanger opp reelle brukerbehov

  • Innsikt og forståelse i det offentliges særegenheter er avgjørende for å håndtere dilemmaer som dukker opp i designprosessene

  • Design bringer innovative perspektiver og metoder inn på den offentlige arenaen

Også små prosjekter må forankres i strategien:

  • Manglende forankring av utviklingsaktiviteter i virksomhetens digitaliseringsstrategi kan skape en sprikende prosjektutvikling som går på bekostning av helhetsforståelsen

  • Om strategiske avveininger i realiteten flyttes ned til prosjektnivå, øker risikoen for at enkeltprosjekter seiler sin egen sjø – og bort fra strategiske mål i virksomheten

  • En helhetlig styring av enkeltprosjekter krever tett kommunikasjon mellom strategisk ledelse og prosjektledelse underveis i prosjektene

  • En god balanse mellom styring og autonomi er avgjørende for å fremme utviklings- og innovasjonsprosesser som støtter opp om virksomhetens overordnede mål for digitalisering.

  • Strategisk ledelse bør legges til strategisk nivå i virksomheten, fremfor operativ prosjektledelse

Helhetlig utvikling krever orden i eget hus:

  • Det store innovasjonspotensialet i digitalisering er i stor grad knyttet til ny bruk av informasjon: God kontroll og oversikt over data, og hvordan de kan brukes, er vesentlig for å sikre et kvalitetsmessig godt grunnlag for datautveksling og digital samhandling

  • «Orden i eget hus» er et hovedprinsipp for god informasjonsforvaltning i offentlig sektor, og er eksplisitt formulert i digitaliseringsrundskrivet. Prinsippet om god informasjonsforvaltning har imidlertid stor relevans også for privat næringsliv

  • Digitale ledere må systematisere og presentere data, datasett og dataelementer på en oversiktlig måte

Når digitalisering ikke er riktig medisin:

  • Ansvarlige myndigheter og digitale ledere må forholde seg til det «digitale skillet» og utenforskap for ikke–digitale innbyggere. Spesielt i offentlig sektor må det gjøres avveininger av digitalt førstevalg mot samfunnsoppdraget virksomheten er gitt

  • Enkelte hevder at oppgaven med å inkludere ikke–digitale brukere er særlig viktig så lenge denne andelen er høy, men at dette endrer seg raskt i fremtiden

  • Vi må aldri avgrense oppmerksomheten bare til digitale løsninger. Et godt eksempel er DnB som gjeninnførte brevgiro

  • Ikke–digitale innbyggere må inkluderes i prosjektarbeidet rundt digitalisering

  • Man må gjøre gode kartlegginger av reelle brukerbehov, med utgangspunkt i en metodikk som fanger opp hele spekteret av befolkningsgruppene vi har i landet

Kilder: «IT i praksis»: Rambøll Management Consulting, Visma og IKT Norge

lederverktøy digitalisering ledelse
Powered by Labrador CMS