– Ikke gå i brokkolifellen

I revidert nasjonalbudsjett, som kom denne uken, har regjeringen satt av nye 377 millioner til Stortingets byggeprosjekt. Prisen har økt dramatisk i flere omganger, og byggeprosjektet har blir selve nasjonalsymbolet på kostnadssprekk. Totalsummen blir på rundt 2,3 milliarder kroner.

– Man kan forklare kostnadssprekk med usikkerhet på planleggingstidspunktet, uventede ekstra arbeidsoppgaver, eller kunder som endrer spesifikasjoner. Men det er ikke hele forklaringen, skriver Kim van Oorschot, professor ved institutt for ledelse og organisasjon ved Handelshøyskolen BI.

• LES ANALYSE AV: Prosjektledelse i byggeskandalen på Stortinget

Rapporteringsverktøy med slagside

I BI Business Review forklarer hun hvordan systemer som bidra til kontroll og styring i større prosjekter, kan føre til budsjettsprekk.

En del organisasjoner benytter seg av rapporteringsverktøy for å overvåke fremdriften i et prosjekt. Et slikt verktøy er et «trafikklyssystem» som gir rask oversikt over status for delprosjektene, der grønn betyr «ingen store problemer», gul indikerer «noen små problemer» og rød er lik «store problemer».

Trafikklyssystemet knyttes ofte opp mot prosjekthierarkier, der prosjektlederen er beskyttet mot for mye detaljinformasjon, slik at hen kan fokusere på strategi og overordnede saker.

• LES OGSÅ: Verdien av ledelse i prosjektledelse

Undervurderer kostnader

To masterstudenter ved BI, Tonje Kringlebu og Kanutte Røstad, gjennomførte i 2015 et eksperiment for å undersøke effekten av trafikklyssystemet i prosjekthierarkier. 67 menn og 56 kvinner fordelt på to store selskaper innen bank og forsikring, deltok i studien. Deltakerne ble bedt om å vurdere kostnadene i forskjellige delprosjekter, ut i fra fargen på prosjektet ­– grønn, gul eller rød.

Resultatet var talende. Deltakerne beregnet de samlede kostnadene for et rødt og et grønt prosjekt til å være nesten 20 prosent mindre enn det røde prosjektet alene.

Det er ikke logisk, men BI-professor Oorschot forklarer hvordan dette kan skje:

– Deltakerne tror at et grønt prosjekt kan ta bort noe av kostnadene i et rødt prosjekt, slik at summen av de to blir mindre enn det røde alene.

Det er dette som kalles brokkolifellen.

• LES MER: Prosjektledelse ga mer byråkrati

Brokkoli-eksperimentet

Et eksperiment ba deltakerne vurdere det samlede kaloriinnholdet når en hamburger ble servert sammen med en brokkolisalat og en hamburger alene. Deltakerne i studien mente at hamburgeren som ble servert med brokkoli, hadde færre kalorier.

– Det skjer fordi vi mennesker har en tendens til å raskt kategorisere informasjonen vi får: Brokkolisalat er bra og sunn og hamburgeren er dårlig og usunn. Så går vi i en felle der vi undervurderer hvor mye kalorier vi får i oss, skriver Oorschot.

Brokkoli-eksperimentet viser at vi undervurderer summen av positive og negative verdier. Det samme skjer når vi skal vurdere prosjekter som gir motstridende signaler. Prosjektlederne ser både grønne, gule og røde delprosjekter i trafikklyssystemet. De tror de «sunne» prosjektene, som er innenfor budsjett, kan fjerne kostnadene i de røde «usunne» prosjektene.

– Konsekvensen er at det overordnede prosjektet blir feilaktig vurdert, fordi også det grønne delprosjektet uten større problemer koster penger, skriver Oorschot.

Kan forebygges

Verktøyene som skulle lette arbeidsbyrden og gjøre arbeidsflyten bedre, forsterket kostnadsproblemene.

Oorschot skriver at prosjektledere kan budsjettsprekk ved å rapportere delprosjektenes status hver for seg, og ikke som et overordnet estimat.

– Da blir det mye enklere å forstå hvor store budsjettproblemene faktisk er.