Ineffektivt med korte, daglige møter

Møtevirksomhet er et område som blir hyppigere og hyppigere diskutert. Topplederne bruker alt for mye tid i møter, og sitter i snitt i 37 møter hver uke. Ansattes arbeidsdag blir brutt opp på møter som egentlig kunne vært en e-post. Møtene er for mange, for lange og for ineffektive.

• LES OGSÅ Dette bruker topplederne tiden sin på

For å ordne opp i dette har flere norske bedrifter innført daglige møter, såkalte «stand-up»-møter. Dette er typisk morgenmøter, statusmøter, tavlemøter og så videre – et kjapt møte med kort og presis agenda, helst med varighet under 15 minutter og hvor deltakerne står oppreist under hele møtet.

Dette er en trend man ifølge Viktoria Stray bør holde seg unna. Hun er førsteamanuensis ved Institutt for informatikk på Universitetet i Oslo, og har forsket på temaet i åtte år. «Møtet kan bli et tidssluk og det kan også virke demotiverende på de ansatte dersom det i praksis blir et rapporteringsmøte til lederen», skriver hun i en kronikk til Aftenposten.

I dag har arbeidsmetoden «agile», eller smidig på norsk, blitt populær. Målet er at teamene hele tiden skal kunne omprioritere raskt for å levere det som gir høyest verdi for kunden. De daglige møtene er en sentral del av denne smidige hverdagen, hvor deltakerne skal hva de gjorde i går, hva de skal gjøre i dag og hva som er hindringer for framgang. Poenget er å sikre effektiv kommunikasjon og koordinering, men disse daglige møtene medfører også betydelige ulemper, skriver førsteamanuensisen.

• LEDERVERKTØY – Nesten halvparten av tiden vi bruker i møter er bortkastet

Bryter opp arbeidsdagen

Stray har forsket på disse daglige møtene gjennom både spørreundersøkelser, intervjuer og observasjoner, og funnet at en klar negativ effekt av disse daglige møtene er at medarbeidernes arbeidsdag brytes opp.

Det tar 15-20 minutter å komme tilbake i flytsonen hvis man blir avbrutt. Med daglige møter betyr dette mye tapt effektivitet. Hvis møtene attpåtil blir lagt til morgenen venter gjerne de ansatte med å begynne på arbeidet til etter møtet fordi de vet at de kommer til å bli avbrutt uansett, forklarer Stray. Morgenmøter kan dessuten være stressende, spesielt hvis man må rekke et morgenmøte klokka ni hver dag.

• AVBRYTELSER Det ukonsentrerte kontorlandskapet

Hvis man likevel skal ha de daglige møtene, så anbefaler Stray heller å legge møtene til rett før lunsj. Da slipper møtet å bryte opp arbeidsdagen, og man kan gå sammen til lunsj for å øke teamfølelsen.

Mye snakk, lite lytting

En annen fare med det daglige møtet, er at det preges av mye snakk og rapportering, og lite lytting og diskusjon. For lederne er det en rask måte å bli oppdatert på, men for de ansatte kan det fort oppleves som bortkastet tid, fordi dette ikke er relevant eller interessant informasjon for dem. Det resulterer i at mange snakker, men få lytter.

Ett av intervjuobjektene til Stray sa nettopp dette: «Jeg tror ikke folk lytter til hva som blir sagt på stand-up-møtet. Alle vil bare blir ferdig med runden så fort som mulig så de kan komme seg tilbake til arbeidet».