Kommunikasjon trumfer ­kommando

Når ledere og medarbeidere blir bedt om å vurdere lederens ferdigheter som leder, kunne vi håpe at det var ganske godt samsvar i vurderingene mellom de to gruppene. Det er jo den samme personen som vurderes.

Men medarbeidere og ledere har ofte svært ulike oppfatninger av lederens ferdigheter. Faktisk er det i snitt ikke mer enn mellom fire og seks prosent overlapp mellom vurderingene fra ledere og medarbeidere.

– Norge er langt fra noe foregangsland i ledelse. Vi ligger bare litt over gjennomsnittet, sier Audun Farbrot, fagsjef Forskningskommunikasjon ved Handelshøyskolen BI.

Han deltok på Econas lansering av fagtidsskriftet Magmas temanummer om kommunikasjon i ledelse og i organisasjoner for å snakke om 12 prinsipper for ledelsekommunikasjon.

Bytt ut språket

I det daglige hører man gjerne ledere bruke ord som målinger, strategier, implementering, endringsprosesser og innovere. Dette er lite motiverende språkbruk. Farbrot utfordrer ledere til å oftere ta i bruk ord som gøy, spennende, takk, glad, godt jobbet, vi oss, sammen, aktiv og energi.

– Skriv og snakk så enkelt, klart og forståelig som mulig. Unngå stammespråk, fagbegreper, forkortelser og engelske ord i norske tekster. Hvis du virkelig ønsker å bli oppfattet som troverdig og intelligent, skal du ikke bruke et komplekst språk der du kan bruke et enklere språk, sier han.

En undersøkelse viser at en femtedel av norske ledere bruker liten eller ingen tid på ledelse og at mange ledere ikke får tilstrekkelig med støtte fra sin egen leder.

– Medarbeiderne har blitt flinkere enn sjefene på nesten alle områder. Ved hjelp av teknologi har medarbeidere gode muligheter til selv å skaffe seg oversikt. Ledelse handler ikke lenger om hierarki og å gi kommandoer, sier Farbrot.

Det verste med jobben

I en undersøkelse oppgir 65 til 75 prosent at «det verste med jobben er deres nærmeste leder».

Farbrot forklarer at det er tre grunnleggende behov som alle ansatte har:

• Behov for autonomi: Ansatte opplever et behov for å kunne ta selvstendige valg innenfor avklarte rammer. De vil selv vurdere hvordan jobben kan gjøres på best mulig måte basert på sin egen erfaring.

• Behov for mestring: Medarbeidere ønsker å oppleve mestring og å føle seg kompetente når det utfører sin jobb. De vil også tørre å utforske nye og forbedrende måter å gjøre jobben på.

• Behov for sosial tilhørighet: Ansatte ønsker å oppleve sosial tilhørighet gjennom gode relasjoner til nærmeste leder og øvrige kollegaer.

– Effektive ledere har evne til å takle press og stress i jobben. De er følelsesmessig stabile og har evne til å ta initiativ, være tydelig og kommunisere. Evne til å støtte, imøtekomme og inkludere medarbeidere er også viktig, sier han.

Evne til nytenkning, nysgjerrighet og visjon er ifølge Farbrot definisjonen på en effektiv leder. Her er kvaliteter som evne til å sette seg mål, være grundig og følge opp også sentralt.

– Ledelse handler i dag stort sett opp relasjonsorientering, sier han.

Ikke overlat til andre

Har du ikke tid til å kommunisere, har du heller ikke tid til ledelse. Det betyr ikke at du ikke skal sparre med og be om råd fra interne og eksterne kommunikasjonsrådgivere. Men du kan ikke delegere kommunikasjonsansvaret til kommunikasjonsdirektøren.

– Det er du som har ansvaret for din lederkommunikasjon. Alt du som leder gjør kommuniserer, sier Farbrot.

Det er også avgjørende å være åpen, ærlig og transparent i kommunikasjonen dersom du ønsker et sunt ytringsklima og en tillitsbasert kultur i din organisasjon.

– Det gjelder også når du skal kommunisere dårlige nyheter og eventuelle negative konsekvenser av en beslutning, påpeker Farbrot.

Mange har en forventing om hvordan den typiske leder burde være. Farbrot fraråder derimot å innta en spesifikk rolle for å oppfylle bestemte forventinger.

– Bruk gjerne et personlig, muntlig språk, ikke ledernes forretningsmessige stammespråk. Bruk gjerne eksempler og historier fra ditt eget liv som kan illustrere og støtte opp under budskapet ditt, sier han.

En toveis aktivitet

Kommunikasjon er en toveis aktivitet, ikke bare enveis formidling av beslutninger. Ledere må altså kommunisere med folk, ikke bare til dem.

– Det betyr at du må aktivt lytte til dine medarbeidere og være åpen for innspill og forslag. Inviter gjerne medarbeiderne dine til å komme med forslag og synspunkter før beslutninger blir tatt.

Et annet viktig poeng med god ledelsekommunikasjon er konstruktive tilbakemeldinger.

– Vi er mye flinkere til å si i fra når ting ikke går som det skal. Her ligger det en mulighet til å skape store forskjeller.

Ta folk på fersken i å gjøre en god jobb, og si fra om det. Det er med på å støtte opp under ønsket atferd. Fortell hvorfor du synes det er bra. Gi også konkrete innspill om hvordan det kan gjøres enda bedre i fremtiden.

Erkjenn dine feil

Ikke la det gå prestisje i egne beslutninger og ikke være redd for å erkjenne feil og rette opp i dem. Vær åpen for å endre dine beslutninger til det bedre.

– Skal vi lykkes med innovasjon, må vi se på feil som en mulighet til å lære. Ledere slår an tonen.

Tillit er nødvendig for å ha en god dialog på kontoret. Farbrot mener man burde vise tillit dersom det ikke er grunn til noe annet. Det går som oftest nemlig bra. Ellers er det bare å ta en prat når medarbeideren kanskje kunne ha håndtert situasjonen litt annerledes. Medarbeidere ønsker selv å bestemme hvordan de skal løse sine oppgaver innenfor de gitte rammene.

– Rigide systemer for kontroll og målstyring kan drepe medarbeidernes initiativ og lyst til å gjøre en best mulig jobb.

Å vise at du bryr deg om medarbeiderne utover å kunne navnene deres er nødvendig for å skape god kommunikasjon. Finn ut hva det er som driver menneskene du jobber med. De beste lederne er gode til å bygge relasjoner med sine medarbeidere. Det er avgjørende for å skape en god kultur for tilbakemeldinger som gir økt mestring og bedre prestasjoner.

Ikke len deg på digitale verktøy

Et av spørsmålene en leder burde stille seg er hva som skal kjennetegne lederkommunikasjon i din virksomhet. Hva betyr det konkret for alle som er ledere? Alle kan bli bedre til å kommunisere ved å trene på det. Sørg for at ledere regelmessig får tilbakemeldinger på sin lederkommunikasjon, både fra andre ledere og medarbeidere. Hva fungerte bra? Hva kan forsterkes? Hva kan lederen gjøre annerledes neste gang?

– Du kan ikke delegere bort kommunikasjon. Det handler ikke bare om strategiske beslutninger, du må overbevise og vinne hjertet til medarbeiderne dine, sier Farbrot.

Sist men ikke minst, digitale verktøy for kommunikasjon og samhandling kan ikke erstatte god lederkommunikasjon, men støtte opp om det.

– Før ledere innfører nye verktøy for kommunikasjon og samhandling, bør ledelsen finne ut av hva som skal kjennetegne internkommunikasjonen, og hvilke oppgaver som eventuelt skal løses ved hjelp av digitale verktøy. Når det er gjort, kan ledelsen finne frem til og tilby løsninger som støtter opp under det. Samhandling for samhandlingens skyld fremmer ikke alltid organisasjonens mål.