– Bruk mest tid på teamet

– Når vi jobber med gruppe- og organisasjonsutvikling bruker vi ikke personlighetstesting mer. Erfaringen viser at fokuset blir galt. Det retter seg for mye mot individ og relasjoner. I stedet må vi fokusere mer på gruppemedlemmenes roller og oppgaver, sier Jon Erik Børresen, organisasjonspsykolog i lederrådgiverbedriften Aleric.

Børresen er opptatt av hva gruppen som system skal produsere, og hvilke rammebetingelser medlemmene har som bidrar til suksess, eller bremser prestasjonsevnene deres.

– Dårlig kommunikasjon er én av tingene som kan ødelegge her. Vi må trene på å lytte og å reflektere. Det gjelder å få kartlagt hva som faktisk foregår i rommet når vi jobber sammen, påpeker han.

Fikk ned sykefraværet i Volvo

Jon Erik Børresen jobbet 12 år i Sverige, med å få ned sykefraværet i giganten Volvo Cars. Ifølge hans erfaringer blir mange hjemme fra jobb av helt andre grunner enn sykdom.

– I Volvo Cars i Gøteborg, en bedrift med 16.000 ansatte, var det store forskjeller mellom gruppene. Da vi undersøkte fraværet, var det på seks prosent fordelt på kort- og langtidsfravær. En del grupper hadde over dobbelt så mye sykefravær som gjennomsnittet. Vi så på organisasjonen, gruppene og ledelsen, og hadde en hypotese om at det var noe med gruppedynamikken som skapte fraværet. Vi fant ut at gruppene som var lederavhengige hadde skjulte mørketall. Disse gruppene var psykologisk utrygge, og viste like høyt fravær da vi gikk gruppen etter i sømmene, sier han.

Børresen gjennomførte et forskningsprosjekt med 180 team, som ble støttet av EU. Det førte til at fraværet gikk kraftig ned i mange av gruppene. Som verktøy ble Group Development Questionnaire (GDQ) benyttet. Skjemaet måler gruppeeffektivitet- og produktivitet. Verktøyet er utviklet av forskeren Susan Wheelan.

– Vi hadde økt fokus på medarbeiderskap. Det ser vi at stadig flere kommuner benytter i dag. Posten og finanssektoren har også benyttet seg av GDQ, forteller Børresen.

Respekt

I Sverige kom det frem at hvordan medarbeiderne ble behandlet var viktig, og hadde en effekt på fraværet:

– I Volvo var respekt viktig. Vi så at det var store sammenhenger mellom faktoren opplevd respekt og fravær. Dersom gruppen er moden, og tåler mye, setter man pris på at alle kortene kommer på bordet. I andre grupper blir tilbakemeldingene tatt imot som kraftig kritikk, og dette fører igjen til økt fravær. Vi ser at vi er altfor individorienterte i Norge. Det blir for mye «løp og kjøp» det siste lederverktøyet, fremfor grundig gruppetekning, sier Børresen.

I plenum

Når han jobber med gruppeutvikling, gjennomfører Børresen en gruppemåling, og intervjuer lederen for gruppen mens gruppemedlemmene lytter og observerer. Da har de anledning til å reflektere mens lederen er tilstede.

– Det er viktig at man diskuteres gruppens mål, og rollene som er koblet til målene. Mange er ikke alltid like bevisste sine roller. I matriseorganisasjoner er dette ekstra krevende. Min rolle handler om å gi dem tilbakemeldinger, sier han.

Ifølge Børresen står tillit veldig høyt i Norge. Dersom vi skal agere tillitsfullt, må vi kunne stole på hverandre. Da nytter det ikke å sitte og vente – man må ta ansvar og agere.

– Uansett hva vi gjør av intervensjoner er det viktig å få folk engasjerte, og at dette engasjementet følges opp. Så må ansvaret delegeres, og noen må ta dette ansvaret for at vi skal få produsert de ønskelige resultatene, forklarer han.

– Det er viktig med det relasjonelle, men det er nødt til å være koblet til at vi liker å jobbe mot et felles mål – ikke bare at vi liker å jobbe sammen.

Gull fra kaffeautomaten

Ifølge Børresen kommer ofte den viktige informasjonen i uformelle samtaler. Derfor er det viktig at gruppene han jobber med ikke blir for store. Blir de større enn åtte medlemmer, bør de deles opp i mindre grupper:

– Vi har både introverte og ekstroverte medarbeidere. Noen vegrer seg for å ta ordet og si sin mening. Det gjør de imidlertid i andre settinger. Gullet kommer ofte ved kaffeautomaten. Gjør det uformelle møtet til et formelt møte. Det er viktig at vi deler opp gruppene, og at vi stimulerer dem til å åpne seg opp når det gjelder å dele informasjon eller stille spørsmål. Vi kan ikke gå glipp av viktig informasjon når vi skal utvikle oss. Jo flere personer det er i en gruppe, desto lengre tid går det før vi får truffet en beslutning. Derfor er det mer effektivt å jobbe med mindre grupper, for så å ta det inn i den større gruppen. Fokuset bør rettes mot gruppen som helhet, og ikke individet, forklarer Børresen.