Når en ansatt ikke fungerer

Som leder vil du høyst sannsynlig oppleve medarbeidere som skuffer. Det kan være en som ikke fikser de oppgavene de er satt til, en ansatt som stadig kommer for sent eller uteblir fra jobb, eller det kan være en som oppfører seg dårlig på julebordet.

Hvordan tar du tak i det som leder?

– Tydelighet fra lederen er helt avgjørende, sier Kari Bergeius Andersen. Hun er arbeidsrettsadvokat og partner i SBDL.

– Lederen må være tydelig på hvilke krav og forventninger hun eller han har til de ansatte. Både til prestasjoner og hvordan vi oppfører oss mot hverandre.

Ta en prat

Er det en medarbeider som ikke innfrir forventningene dine som leder, mener hun det er viktig å ta det opp direkte med vedkommende.

– Du kommer ofte langt med å snakke med folk. Har du for eksempel en medarbeider som nekter å gjøre de oppgavene du ber dem om må du sette deg ned med vedkommende og fortelle at sånn kan vi ikke ha det, sier hun.

I samtalen må det komme klart fram hva lederen forventer av den ansatte og hvilken endring som må skje. Men det gir også den ansatte en mulighet til å forklare sin side av saken og melde fra om det er noe de trenger av hjelp, for eksempel tilrettelegging, opplæring eller noen å snakke med.

En sjanse til å lykkes

– Det hender ting løser seg etter en slik alvorsprat med den ansatte. Det er viktig å gi medarbeideren sjansen til å lykkes, og forsøke å finne ut hva vedkommende trenger for å få det til.

Andersen sier ledere bør ha en viss tålmodighet. Hvis det handler om lave prestasjoner må man regne med at arbeidet med å få ting på plass kan være en løpende prosess, der den ansatte må få øve og praktisere for å mestre arbeidet slik de skal.

Andersen sier det kan være lurt, allerede på et slikt tidlig stadium, å dokumentere at dere har hatt en samtale. Det kan du gjøre ved å følge opp med en epost i etterkant.

– Du trenger ikke noe langt eller formelt referat. Det holder at du sender en epost der du takker for samtalen og lister opp noen punkter om hva du forventer framover, og ber dem si ifra hvis de har noe de ønsker å legge til, sier Andersen.

Kan bli ord mot ord

Den viktigste funksjonen dette har er å dokumentere at dere har hatt et møte, hovedpunktene du har tatt opp og at det er mottatt.

– I noen saker blir det ofte ord mot ord når det gjelder om lederen har tatt opp saken tidligere, så det er greit å ha noe å vise til, sier hun.

– Hva om utfordringene vedvarer? Hvor lenge skal man være tålmodig?

– Det kommer veldig an på saken. Nekter den ansatte å gjøre det de blir pålagt kan tålmodigheten være betydelig kortere enn om noen gjør sitt beste, men sliter med å prestere godt nok, sier hun.

Alternativer til oppsigelse

I noen tilfeller hjelper det likevel ikke med opplæring, tilrettelegging og tålmodighet, og lederen kan se seg nødt til å vurdere å avslutte arbeidsforholdet. Det bør være siste utvei, mener Andersen. Før man tar skritt mot en oppsigelse kan man også vurdere om det er et alternativ å legge om arbeidsoppgavene, omplassere den ansatte eller tilby sluttpakke.

Dersom det ikke ser ut til å være noen annen løsning, må lederen vurdere en oppsigelse. Da er det noen juridiske krav til hvordan man går fram.

Drøftingsmøte

– Du er pålagt først å innkalle arbeidstakeren til et drøftingsmøte, der vedkommende får anledning til å komme med sin versjon og svare på den begrunnelsen lederen har for å gå til oppsigelse.

Medarbeideren skal få en innkalling til dette møtet som oppsummerer fakta og argumenter arbeidsgiveren har for å vurdere å avslutte arbeidsforholdet. På selve møtet skal medarbeideren kunne ha med seg en tillitsvalgt eller en annen som kan støtte dem. Andersen anbefaler også å skrive et referat.

– Når et drøftelsesmøte er gjennomført er det opp til arbeidsgiver hvordan de vil gå fram videre. Det er en mulighet å gi en skriftlig advarsel der det framgår hva som ikke er akseptabelt og hva som eventuelt blir konsekvensene dersom dette brytes. Eller man kan gå til en formell oppsigelse, dersom man mener vilkårene er oppfylt.

Gyldig oppsigelsesgrunn

– Hva er kriteriene for at en arbeidsgiver kan gå til oppsigelse, utover at man må følge kravene til prosess?

– Loven sier at oppsigelser må være «saklig begrunnet i arbeidstakers forhold». Den konkretiserer ikke hvilke grunner som er gyldige, men forarbeider og rettspraksis tilsier at det er avgjørende at lederen har stilt klare krav, gitt nødvendig opplæring, gitt tydelige tilbakemeldinger og gitt medarbeideren en sjanse til å forbedre seg, før de sier opp noen, forteller Andersen.

Det er derfor det er så viktig å ha dokumentert den oppfølgingen som er gjort.

I en eventuell arbeidsrettssak hvis arbeidstakeren bestrider oppsigelsen, vil det gjøres en skjønnsmessig helhetsvurdering av om oppsigelsen er rimelig, ut fra slike kriterier, den ansattes kontrakt og leders styringsrett.