Annonse
– Mange ledere er frustrerte over at de ikke får brukt arbeidstiden på det de selv mener er viktigst, forteller Bjørn O. Hopland, eier og leder av Smart endring AS. Foto: Smart Endring

Nytt år, nye arbeidsvaner

Løper du fra møte til møte gjennom arbeidsdagen, mens du sjonglerer eposter og smser som strømmer inn fra kunder og ansatte? 

Og innser du ofte mot slutten av arbeidsdagen at du aldri rakk å få gjort de oppgavene du hadde planlagt?

Det er i hvert fall hverdagen for mange ledere.

Overgangen til et nytt år er et godt tidspunkt for å ta et kritisk blitt på arbeidsvanene dine og sjekke om du bruker tiden riktig.

Lese resten?
Løpende abonnement. Fornyer på fullpris (163,-) - første mnd kr
20,-
Prøv nå
Ingen bindingstid
Jeg har allerede abonnement

7 råd for å rekke det viktigste

  1. Sett av tid i kalenderen til viktige oppgaver, ikke bare til møter. På den måten kan du planlegge når du skal få gjort det, og har du delt kalender med kollegene ser de også at du er opptatt og unngår å planlegge møter du bør delta på i dette tidsrommet.  

  2. Gjem deg bort for å jobbe uforstyrret. Trenger du sammenhengende tid til å konsentrere deg om en krevende oppgave, sett deg et sted der folk ikke stikker innom hele tiden. Ta et par timer hjemmekontor eller sett deg på et bortgjemt møterom.

  3. Prioriter bort møter. Får du invitasjon til et møte du er usikker på om du trenger å være med på, høre med møtearrangøren hva som eventuelt skal være ditt bidrag i møtet. Da kan det hende du får en tydeligere bestilling. Hvis ikke, kan du vurdere om du har viktigere ting å bruke tiden på.

  4. Skriv ned alle oppgaver som krever oppfølging. Prøver du å huske det i hodet er det fare for at noe glipper. Dessuten må du bruke hjernekapasitet på å huske det i stedet for å bruke den på å tenke på det du skal gjøre.

  5. Øv på å si nei. Det er alltid flere oppgaver enn det du får gjort. Du må prioritere hva som er viktigst. Bruk mål og handlingsplan til å vurdere hva du skal prioritere, og øv på å si nei til nye møter og oppgaver som ikke er prioritert. Ikke ha dårlig samvittighet for å prioritere det du mener er dine viktigste oppgaver.

  6. Håndter epost umiddelbart. Om du sjekker epost sjelden eller ofte i løpet av arbeidsdagen er en smaksak. Men så snart du åpner en epost må du bestemme deg for om det er noe du skal følge opp eller om den bare kan arkiveres. Krever den oppfølging må du gjøre det med en gang eller sørge for at du noterer det i en oppgaveliste eller i kalenderen på et tidspunkt du skal følge opp. Lar du den den ligge og tenker du skal gå tilbake til den, er det fare for at du glemmer den eller ender opp med å bruke unødvendig mye tid på å lese og vurdere eposter flere ganger.

  7. Lag en tidsbasert oppgaveliste. En lang generell oppgaveliste blir fort uhåndterlig. Da må du lete igjennom hele lista hver gang du skal finne en oppgave. Du kan bruke oppgavelista i Outlook, som også kan sorteres etter tidsfrist og vise oppgaver rett inn i kalenderen. Men det finnes også egne apper for dette, eller du kan lage deg din egen liste og sortere oppgavene etter tidsfrist.

Kilde: Bjørn Hopland, Smart Endring.

Annonse

7 råd for å rekke det viktigste

  1. Sett av tid i kalenderen til viktige oppgaver, ikke bare til møter. På den måten kan du planlegge når du skal få gjort det, og har du delt kalender med kollegene ser de også at du er opptatt og unngår å planlegge møter du bør delta på i dette tidsrommet.  

  2. Gjem deg bort for å jobbe uforstyrret. Trenger du sammenhengende tid til å konsentrere deg om en krevende oppgave, sett deg et sted der folk ikke stikker innom hele tiden. Ta et par timer hjemmekontor eller sett deg på et bortgjemt møterom.

  3. Prioriter bort møter. Får du invitasjon til et møte du er usikker på om du trenger å være med på, høre med møtearrangøren hva som eventuelt skal være ditt bidrag i møtet. Da kan det hende du får en tydeligere bestilling. Hvis ikke, kan du vurdere om du har viktigere ting å bruke tiden på.

  4. Skriv ned alle oppgaver som krever oppfølging. Prøver du å huske det i hodet er det fare for at noe glipper. Dessuten må du bruke hjernekapasitet på å huske det i stedet for å bruke den på å tenke på det du skal gjøre.

  5. Øv på å si nei. Det er alltid flere oppgaver enn det du får gjort. Du må prioritere hva som er viktigst. Bruk mål og handlingsplan til å vurdere hva du skal prioritere, og øv på å si nei til nye møter og oppgaver som ikke er prioritert. Ikke ha dårlig samvittighet for å prioritere det du mener er dine viktigste oppgaver.

  6. Håndter epost umiddelbart. Om du sjekker epost sjelden eller ofte i løpet av arbeidsdagen er en smaksak. Men så snart du åpner en epost må du bestemme deg for om det er noe du skal følge opp eller om den bare kan arkiveres. Krever den oppfølging må du gjøre det med en gang eller sørge for at du noterer det i en oppgaveliste eller i kalenderen på et tidspunkt du skal følge opp. Lar du den den ligge og tenker du skal gå tilbake til den, er det fare for at du glemmer den eller ender opp med å bruke unødvendig mye tid på å lese og vurdere eposter flere ganger.

  7. Lag en tidsbasert oppgaveliste. En lang generell oppgaveliste blir fort uhåndterlig. Da må du lete igjennom hele lista hver gang du skal finne en oppgave. Du kan bruke oppgavelista i Outlook, som også kan sorteres etter tidsfrist og vise oppgaver rett inn i kalenderen. Men det finnes også egne apper for dette, eller du kan lage deg din egen liste og sortere oppgavene etter tidsfrist.

Kilde: Bjørn Hopland, Smart Endring.

Annonse