Slik unngår du å ansette feil person

Feilansettelser kan koste virksomheten din dyrt. Faktisk kan den direkte kostnaden knyttet til å sette i gang en ny prosess og lønn i oppsigelsestid kan fort ligge mellom 700.00 – 900.000 kroner.

I tillegg kommer selvsagt tiden man taper med tanke på fremdrift, og tiden man kunne brukt på andre oppgaver i bedriften.

• LES OGSÅ: Ledere med dårlige rutiner gjør tre ganger så mange feilansettelser

Den største feilen man kan gjøre som leder i en ansettelsesprosess er å tro at det bare er dem som skal velge, mens det i virkeligheten er et gjensidig valg mellom kandidater og arbeidsgivere.

Man må ta søkerne på alvor og hjelpe dem til å gjøre sine valg, understreker førsteamanuensis ved Høgskolen i Østfold, Frode Hübertz Haaland.

Han har forsket og undervist om organisasjon og ledelse i 30 år.

En kjerneoppgave

Forskningen viser at det er lett å gjøre feilvurderinger i ansettelsesprosesser, derfor mener Haaland at det er pussig at utdanningsinstitusjonene i liten grad vektlegger å kvalifisere ledere på dette området.

– Ledere er i for liten grad satt i stand til å fylle sine roller i ansettelser, og lener seg derfor i for stor grad på magefølelse, sier han.

Ansettelser ses ofte som en administrativ prosess, men forskeren understreker at ansettelser er en kjerneoppgave for ledere.

• SYNSPUNKT: Feilutvelgelse eller feilinnsettelse?

Han tror feilansettelser alltid vil finnes, men at man alltid kan bli bedre.

– Hvis du ser en ansettelsesbeslutning som en gjetning, tror jeg du er på riktig vei. Tenk: «Jeg tror denne kandidaten vil fungere». Det man da må gjøre, er å sjekke om man gjettet riktig – det kalles oppfølging. Og man må sørge for å øke oddsen for at det skal gå bra – det kalles innfasing og opplæring, sier Haaland.

Dropp testene

– Er det tester man kan bruke for å unngå feilansettelser?

– Det har ingen hensikt å bruke tester hvis man ikke har tilstrekkelig kompetanse på ansettelser generelt og testing spesielt. Det som trengs, er en god helhet og sammenheng i prosessen, fra rekruttering gjennom utvelgelse til innfasing. Utvelgelsen kan definitivt gjøres bedre om man bruker bedre metoder.

Innfasing over flere år

Gjennom en ansettelsesprosess får arbeidsgiver og kandidaten stadig mer informasjon om hverandre. Partene gjør sine vurderinger og man justerer interesser og ambisjoner, stiller krav i kontraktsforhandlingene, og lærer og tilpasser seg sin nye arbeidsplass lenge før man tiltrer.

– De første månedene eller halvåret i ny jobb er imidlertid den mest læringsintensive perioden, selv om man må regne med at det tar kanskje så lenge som tre år før man er som sine mer etablerte kolleger, sier Haaland.

• LES OGSÅ: Svindyrt med feilansettelser

– På hvilken måte og hvor ofte burde best drive med innfasing over tre år?

– Innfasing er ikke en hendelse eller en aktivitet, det er en prosess. Det blir som å spørre hvor hyppig skal man lære i jobben, forklarer forskeren.

Helt i starten har man rene velkomstaktiviteter, deretter kommer opplæring – og tvers gjennom brukes veiledning, coaching og mentorordninger.

Dette er aktiviteter som hjelper nyansatte å lære seg jobben, bli kjent med menneskene, lære seg og bli del av organisasjonen og dens kultur. Det er også viktig at nyansatte reflekterer over sine egne styrker og svakheter, motivasjon, tilpasning og karriereønsker.

Oppdages altfor sent

I mange arbeidskontrakter har man en prøvetid på rundt seks måneder. I denne perioden er det enklere for begge parter å kunne avslutte arbeidsforholdet dersom man innser at det ikke er en god match.

Likevel påpeker Haaland at det er forbausende mange oppdager dette først ved prøvetidens utløp. Frustrasjonene over manglende tilpasning, prestasjoner og bidrag har ofte vært der svært lenge – noen ganger så tidlig som de første dagene.

– Lederes arbeidshverdag har blitt slik at de ser sine medarbeidere for lite og for sjelden, de er for opptatt med møte- og skrivebordsaktiviteter. På grunn av dette, oppdager de ikke problemene før de virkelig har fått tårnet seg opp, sier han.

• LES OGSÅ: Slik finner du talentene ved hjelp av kunstig intelligens

Interessant nok viser det seg mange ganger at kollegene har forsøk å si fra ganske tidlig, men at lederen ikke har forstått rekkevidden av det som sies.

– Mange ledere blir i for stor grad tvunget til å ha nesen sin ned i papirer og dataskjermer, og er for lite delaktige i medarbeidernes hverdag.

En del av miljøet

Haalands beste tips til å ansette rett person er å finne noen som passer inn i det eksisterende arbeidsmiljøet.

– De må passe sammen med sine kolleger og til jobben og inn i organisasjonen. Da har man et godt utgangspunkt å jobbe videre med. Hvis arbeidsplassen er god, er det alltid lettere å få nyansatte til å føle seg vel. Men grunnleggende handler det om kollegiets ønske om å ta den nyansatte inn i miljøet, sier han.

Feilansettelser kan gå begge veier. Det er nemlig et like stort problem at unge eller nyansatte ikke tilpasser seg bedriften slik den er, som at bedriften ikke vil høre på innspill fra unge eller nyansatte.

• LES OGSÅ: Dette må du vite før du ansetter din første medarbeider

Utfordringen er å balansere sosialiseringen av nyansatte mot nyansattes ønske om og behov for å personalisere og sette sitt stempel på sin nye arbeidsplass.

– Unge kan være altfor opptatt av å sette sitt stempel på sine nye arbeidsplasser og for lite ydmyke for den erfaringsbanken kollegene besitter. På samme måte har mange store problemer med diversitet, ikke bare i alder, men også i utdannings- og erfaringsbakgrunn og etnisitet, seier han.