Ledelse

Tips til medarbeidersamtalen

Gjennomfør en medarbeidersamtale med mening.

Anita Myklemyr
Publisert Sist oppdatert

Medarbeidersamtalen finnes i mange varianter rundt om på arbeidsplassene, men det er en omdiskutert øvelse.

En del steder har medarbeidersamtalen fått ry på seg for å være både forstyrrende og irrelevant, fordi den ikke henger sammen med de daglige oppgavene som skal løses, skriver konsulenter fra New Stories på hjemmesidene til danske Væksthus for ledelse.

Konsulentene påpeker at en god medarbeidersamtalene må oppleves som meningsfull, og som et ledd i en større sammenheng som medarbeideren er en del av på jobben. De gir tre tips om hvordan du kan øke kvaliteten på en medarbeidersamtale:

  • Styr samtalen
    Få den andre til å føle seg vel, tydeliggjør formålet med samtalen og sjekk løpende om dere beveger dere i nogenlunde samme retning underveis. Sørg også for å runde av samtalen på en ordentlig måte. Du skal i medarbeidersamtalen både ivareta organisasjonens strategiske målsetninger og være i en hjelperrolle. Konsulentene advarer imidlertid mot å legge for stor vekt på hjelperrollen. (Les mer om dette nedenfor)
  • Still spørsmål som inviterer til refleksjon
    Still spørsmål som gir rom for medarbeiderens tanker om et problem eller en løsning. Det kan bidra til nye perspektiver og bedre oppgaveløsning. På dette punktet tror konsulentene det er mye å hente i medarbeidersamtalene rundt om. De anbefaler også å koble tanker om løsning til kompetanse og ressurser. I lys av løsningen som er foreslått, har vedkommende den kompetansen og de ressursene han/hun trenger for å løse oppgaven?
  • Følg opp
    Medarbeidersamtaler blir meningsløse hvis de beslutningene som tas ikke følges opp. Hvis oppfølging uteblir kan samtalen bli oppfattet som en skinnprosess. Noe som verken er bra for tillit eller lojalitet.

Ledere som trår for nær

Under punktet om å styre medarbeidersamtalen, tar de danske konsulentene også opp noe som kan være til ettertanke. De forteller om medarbeidere som savner en viss respektfull distanse fra lederen sin.

De skriver om medarbeidere som opplever at lederen går for tett på. Kanskje gjennom å spørre for mye om hvordan medarbeideren har det, mens medarbeideren faktisk ikke har lyst til å gråte på sjefens kontor. Andre medarbeidere har fortalt om ledere som «later som om vi er venninner».

Hun later som om vi er venninner

Hva ulike medarbeidere opplever er «for tett på» vil sikkert variere, den nærheten noen setter pris på vil andre ikke synes noe om, men det konsulentene understreker, er at det grunnleggende er at enhver relasjon mellom en leder og en medarbeider er asymmetrisk.

Det er lederen som fordeler oppgaver, forfremmer og gir lønnstillegg. Medarbeideren vil derfor være interessert i å stille seg selv i et positivt lys overfor lederen. Konsulentene mener derfor at ledere må klare å styre medarbeidersamtalen ut fra sine to roller: rollen som rollen som den som vurderer og tar beslutninger (ivaretar organisasjonens strategiske målsetninger) og rollen som hjelper (en som er opptatt av medarbeiderens ønsker og ideer til utvikling og trivsel). De advarer mot å legge for stor vekt på hjelperrollen.

Konstruktivt og konkret

Når det kommer til de tilbakemeldingene medarbeideidere får på jobben de gjør, så er Bård Kuvaas, professor i organisasjon og ledelse ved Handelshøyskolen BI, en av dem som har merket seg at flere multinasjonale selskaper har gjort store endringer i eller fjernet sine årlige eller halvårlige prestasjonssamtaler. Den viktigste årsaken synes å være en erkjennelse av at samtalene ikke var egnet til å fremme prestasjoner, skrev Kuvaas i en artikkel i BI Business Review for en tid tilbake.

I samme artikkel beskrives forskningsfunn Robert Buch, Anders Dysvik og Bård Kuvaas gjorde i en studie av 158 medarbeidere og deres 29 ledere i en offentlig virksomhet.

Denne studien viste at jo mer konstruktive tilbakemeldingene ble opplevd av medarbeiderne, jo bedre ble arbeidsprestasjonene vurdert av deres ledere – hvis timingen på tilbakemeldingene samtidig var god. Det vil si at tilbakemeldingene kom ofte nok og ikke for lenge etter oppgavene det handlet om er gjennomført.

Konstruktive tilbakemeldinger er ifølge BI-forskerne tilbakemeldinger som:

  • handler om positiv adferd og resultater som stammer fra medarbeiderens kunnskap og ferdigheter
  • er oppgaverelaterte, ikke personorienterte
  • er spesifikke, lette å forstå, de er akseptable og nøyaktige
ledelse medarbeidersamtalen
Powered by Labrador CMS