– Du trenger en sone som er din

I de to selskapene i studien begynte medarbeiderne istedenfor å sende betydelig mer e-post til hverandre. De sendte mellom 20 til 50 prosent mer enn tidligere.

Dette viser funn i studien «The impact of the ‘open’ workpace on human collaboration», som er gjennomført av Ethan Bernstein og Stephen Turban fra Harvard University.

– Nærhet krever paradoksalt nok en viss avstand.

– Vi mennesker higer etter å opprettholde et rom for individualitet. Du trenger en sone som er din. Når du har den tryggheten, kan du overskride den og oppsøke andre. Men hvis du ikke har den, vil du heller bruke energi på å etablere denne private sonen istedenfor å strekke deg mot andre.

Kritisk til «kontorideologi»

Ett opplagt mål med åpne kontorer er innsparing. Flere folk per kvadratmeter er husleie spart. Ett annet argument som ofte brukes, er at åpne kontorer skal fremme samarbeid.

– Når man hører bedrifter argumentere for at åpne kontorer skal fremme samarbeid, høres det ofte mer ut som en ideologi enn at det er kunnskapsbasert, sier Øverenget, som stiller spørsmål ved hvor velfundert denne «ideologien» faktisk er.

– Det er ikke slik vi fungerer best som mennesker. Det å ha et personlig «rom» er noe helt grunnleggende for oss.

Målte med sensorer

Bernstein og Turban utfordret «kontorideologien» ved å gå teknologisk til verks. De studerte to store selskaper, som begge er på Fortune 500-listen. De utstyrte medarbeiderne som deltok i studien med sensorer, mikrofoner og andre analyseverktøy. Forskerne kartla bevegelser, samtaler, e-post og hvilke personer de enkelte møtte i løpet av en dag. Målingene ble gjort før og etter selskapene gikk fra kontorplasser med skillevegger til helt åpne kontorløsninger uten noen form for skille mellom arbeidsplassene.

Dagens Perspektiv har tidligere omtalt denne studien her.

Det er ingen stor studie av mange selskaper, så det er vanskelig å si noe om hvor representativt dette er, men funnene er interessante. Ifølge målingene falt samhandlingen ansikt til ansiktmed rundt 70 prosent i de åpne kontorene. I det ene selskapet rapporterte ledelsen i tillegg at produktiviteten falt. Forskerne antar at mer e-post og «fattigere» kommunikasjonsformer – kommunikasjon med færre nyanser og direkte tilbakemeldingsmuligheter – var medvirkende årsaker.

Hodetelefonenes tid

Arbeidsplassen er viktig for folk, og studien, som ble gjort i 2018, rørte ved noe. Den vakte oppsikt og reaksjoner. Ethan Bernstein har uttalt til The Harvard Gazette at han fikk fanpost, men også hatbrev etterpå. Før jul fulgte han og Ben Waber, som jobber i analyseselskapet Humanyze, opp med artikkelen «The truth about open offices» i Harvard Business Review.

De skriver her at de ikke tror det er mulig finne én kontorløsning som er optimal for alle. De anbefaler å bruke sensorer og annen teknologi for å kartlegge faktisk samhandling og behov, for så å designe kontorene deretter. Og for ordens skyld: De presiserer at det må skal tas hensyn til lover og regler for personvern.

Bernstein og Waber diskuterer imidlertid også hvorfor kolleger begynte å samarbeide mindre i de åpne kontorene. De skriver at selv om det var lagt til rette for samarbeid, så var det i praksis mange måter å unngå kontakt på:

«De unngår øyekontakt, får et akutt behov for å gå på toalettet eller gå seg en tur, eller blir så oppslukt i oppgavene sine at de hører det de vil høre (kanskje ved hjelp av hodetelefoner). Ironisk nok gjør de mange måtene man kan samhandle på at det blir lettere å ikke respondere: For eksempel kan medarbeiderne lett ignorere en digital melding.»

– Et energitap

Hodetelefoner. Å stirre ned i Iphonen. Å unngå kollegaer. Alt dette er kan være strategier for å etablere en sone på jobb der du kan være et individ, tror Øverenget.

– Men hvis du bruker mye energi på dette, så mister du energi du kunne brukt på andre ting, sier filosofen, og viser til et bilde som er blitt brukt av filosofen Hannah Arendt:

Noen mennesker sitter rundt et bord. Bordet skiller dem fra hverandre, og bidrar til at de beholder sin individuelle integritet. Samtidig knytter bordet dem sammen. De sitter rundt det samme bordet. Hva skjer hvis du fjerner bordet? Kommer de nærmere hverandre hvis det ikke er noen grenser mellom dem?

– Antagelig vil de rygge litt. De vil forsøke å etablere en sone som er sin, sier Øverenget.

– Jeg tenker at det er en ganske naivt å tro at det å fjerne tingene mellom mennesker gjør at de kommer nærmere hverandre. Tingene har en funksjon. De bidrar til å skape private rom. Å fjerne dette private rommet er et angrep på individualiteten. Det rammer også kreativiteten. Å være kreativ handler om å ha trygghet i bunnen, et trygt «rom». Først når du har det, kan du bryte ut av det, bryte mønstre og løse oppgaver på nye måter.

Jo flere mennesker …

Jo flere mennesker du har rundt deg, jo større ser det ut til at behovet blir for å gå inn i noe som er «ditt». Øverenget trekker parallellen til å bo i villa og bo i blokk. Du kan bo i blokk i byen uten å kjenne naboen. Mens folk som bor i hus titt og ofte snakker sammen over hekken.

– Har du et personlig rom, kan overskride når du ønsker det. Du kan forlate huset ditt, og banke på hos en annen. Uten at du blir invadert. Uten sammenligning for øvrig: Det er det totalitære regimer gjør – de fjerner muligheten for individualitet. Og da er det bare flokk og gruppe igjen. Dét gjør i sin tur mennesker mer manipulerbare. De får ikke sjansen til å framstå som individer.

Søker svar hos filosofene

Bernstein og Waber har gått til franske filosofen Denis Diderot fra 1700-tallet for å finne svar. Diderot skrev om «den fjerde veggen», en ide om at det på teateret er en usynlig, tenkt barriere som lar publikum observere det som foregår på scenen mens skuespillerne ikke lar seg affisere av at de blir iakttatt. Jo større publikum er, jo viktigere blir den «fjerde veggen» for skuespillerne.

Bernstein og Waber mener at folk som jobber i åpne kontorer må ha noe av den samme disiplinen som skuespillere har for å ikke la seg distrahere av folk rundt seg. Slik får de gjort jobben sin. Og siden normene for måten denne «veggen› settes opp på – om det er med hodetelefoner eller på andre måter – oppstår i åpne rom der alle kan høre og se, sprer de seg raskt, mener den amerikanske forskerduoen. Raskere enn de ville gjort på mer avgrensede områder.