Et departement skifter sjef

Er det noen som er drillet i å skifte toppsjef, så er det departementene. Statsråder kan byttes ut på kort varsel, men virksomheten kan ikke stanse opp.

Sjefsbyråkraten

– Det har vært litt unntakstilstand her denne uka, ja.

Det sier departementsråd i Olje- og energidepartementet (OED), Andreas Eriksen, når Dagens Perspektiv møter han på ettermiddagen torsdag 23. januar. Det er dagen før Erna Solberg utnevner sine nye statsråder og sender dem av gårde til departementene de skal lede.

Men selv om spekulasjonene går høyt i mediene denne ettermiddagen, har ikke departementsråden fått bekreftet hvorvidt det kommer en ny sjef dagen etter eller hvem det blir. Men hans over 150 ansatte i departementet er likevel klare.

«Vær klar-uniform»

– Jeg fikk kommentarer fra medarbeiderne mine i dag om at jeg hadde på meg pen dress, og spørsmål om det var en «vær klar-uniform», for å kunne ta imot en statsråd når som helst. Og det kunne jeg egentlig bekrefte, smiler han.

Siden Frp-leder Siv Jensen annonserte at partiet trakk seg fra regjeringen mandag 20. januar, har det gått tre dager, og det ser sannsynlig ut at Eriksen kan vente seg en ny sjef dagen etter vår prat. I så fall er han forberedt.

– For den nye statsråden er det som å hoppe på et tog i fart. Det er jo en regjering som allerede er i gang og et departement som står midt i flere viktige saker, beskriver han.

Eriksen tar meg imot utenfor statsrådens kontor, samme sted som en sylfersk statsråd dagen etter skal håndhilse på han og rekka med avdelingsledere i departementet, som påtroppende olje- og energiminister.

Inne på statsrådens møterom forteller han om hvordan departementet har brukt de siste dagene til å forberede seg på ny sjef.

Ingen innkjøringsperiode

– Det er ikke snakk om å ha noen innkjøringsperiode, den nye statsråden må være forberedt på å ta mange beslutninger ganske kjapt, forklarer han.

Derfor er det er et stort apparat som settes i gang i departementet når de skjønner at det kommer en ny toppsjef.

– Målet er å få statsråden operativ så raskt som mulig. Vår jobb er å sette vedkommende inn i saksfeltet og sørge for at han eller hun blir kjent med hele departementet og den fagkompetansen vi har å tilby, forteller Eriksen.

Kort tid til å forberede

Hvem som får sitte ved Kongens bord og være statsråder bestemmes av statsministeren, i samråd med partilederne for partiene som sitter i regjering. Embetsverket i departementene får beskjed om skifter kun kort tid i forveien.

– Vi har ofte svært lite tid til å forberede oss. Er det enkeltstatsråder fra samme parti som byttes ut, kan det være snakk om timer. Men når det har vært valg og skal dannes ny regjering, eller nå som det har vært varslet at Frp skal ut av regjering, har vi i hvert fall noen dager på oss, sier Eriksen.

Og han bekrefter at de nå er klare til å ta imot en ny statsråd dagen etter, dersom det skjer da.

– Vi har regien på nøkkeloverrekkelsen klar. Og så er vi klare til å orientere statsråden om fagfeltet og viktige saker umiddelbart etterpå. Men det er litt opp til statsråden hvordan vi legger opp resten av dagen. Vi har en løype klar, men det er en plan a, b og c, beskriver han.

Departementsråden forteller at det ofte er mye presse som skal håndteres første dagen, noen ganger blir nye statsråder invitert til både Dagsnytt Atten og Dagsrevyen. Da må embetsverket være tålmodige og vente på tur.

Brutalt for de som går ut

Samtidig som ny politisk ledelse ankommer, går den avtroppende statsråden ut av dørene til departementet for siste gang.

Eriksen tror det kan oppleves ganske sterkt for de som er på vei ut.

– Det kan føles litt brutalt. De er veldig innenfor den ene dagen, og må levere fra seg alt den neste, sier han.

For han og mange av de som har samarbeidet nært med politikerne, føles det ofte spesielt å ta farvel med politikerne.

– Vi vet jo at det er en del av gamet. Men når man har jobbet mye og tett sammen - og kanskje satt veldig pris på samarbeidet - da gjør det inntrykk å avslutte det sånn over natta.

Likevel er det embetsverkets oppgave å umiddelbart snu seg rundt og ta imot ny politisk ledelse.

Tjukk ringperm klar

Da Eriksen på mandag skjønte at det var et statsrådskifte på gang, satte han i gang alle avdelingene med å lage beskrivelser av sine fagområder og korte notater om alle sakene de jobbet med.

– Den nye statsråden får med seg en tjukk ringperm hjem etter første dag på jobb, for å få overblikket og et oppslagsverk over hele fagfeltet, forteller han.

Han innrømmer at det har vært en spent stemning i departementet denne uka.

– Folk er selvfølgelig nysgjerrige på hvem som kommer. Og det å skulle forberede notater som de vet den nye statsråden skal lese er også noe de tar alvorlig. Det er ikke alle som vanligvis produserer så mye direkte til statsråden.

Avdelingene har også forberedt muntlige presentasjoner av sine fagområder og viktige saker de jobber med, som de er klare til å holde for statsråden så snart vedkommende ønsker det.

Kalender full av spørsmålstegn

I påvente av den nye sjefen har det vært gjort en grundig rydding av statsrådens kalender. Det er i realiteten spørsmålstegn ved alle avtalene i statsrådkalenderen akkurat nå.

– Det må gjøres en ny vurdering av alle møter og arrangementer som den avtroppende statsråden har sagt ja til. De kan jo ha ulike vurderinger av hva de vil prioritere. Så det er noe av det første vi må få snakket med den nye statsråden om.

Til tross for at ingen vet hvem som blir ny statsråd eller når vedkommende starter, har det kommet mange spørsmål om møter med den nye olje- og energiministeren.

– Det har kommet forespørsler i hopetall, fra organisasjoner, selskaper og ambassadører som vil ha møter med statsråden.

Hemmelige papirer

Før nøkkelen overrekkes fra den ene statsråden til den andre, må departementsråden også sørge for at det er ryddet opp i avtroppende statsråds papirer og at det er orden på hvem som har tilgang til hvilke papirer.

– Når den nye statsråden ikke hører til samme parti som den avtroppende, har ikke vedkommende automatisk tilgang til alle papirer fra sin forgjenger. Noen dokumenter inneholder mer partipolitiske vurderinger, og de skal ikke overføres til nestemann, forklarer han.

Han må også veilede den avtroppende statsråden, og resten av den politiske ledelsen, om hva de har lov til å ta med seg. Budsjettdokumenter og andre sakspapirer unntatt offentlighet må de legge igjen.

– Det er veldig strengt. Når statsråden går ut herfra undertegner de en taushetserklæring, leverer fra seg nøkkelkortet og har ikke tilgang til noe i departementet lenger.

Vet hvem som er sjefen

For å lykkes som departementsråd mener Eriksen det er avgjørende med et godt tillitsforhold til statsråden. Han er opptatt av alltid å møte en ny statsråd med et åpent sinn.

– Min erfaring er at de fleste har flere sider ved seg enn det man ser i mediene. Jeg forsøker å møte statsråden med et åpent sinn, og et mål om å bli godt kjent med dem.

Det skal heller ikke være noen tvil om hvem som er sjefen i departementet.

– Jeg er opptatt av å vise at jeg forstår rollen min som departementsråd, og at det er statsråden som kommer inn som er den nye departementssjefen. Min oppgave er å legge til rette for at han eller hun kan få gjort sitt arbeid på best mulig måte.

Lurt å bruke embetsverket

Oppgaven hans er å få samarbeidet mellom politikerne og embetsverket til å fungere best mulig.

– Det er viktig for meg å vise statsråden hvor store ressurser og fagkunnskap som ligger i departementet. De statsrådene som fungerer best er de som evner å bruke denne kapasiteten på en god måte og skjønner at de ikke trenger å gjøre alt selv.

Han understreker at embetsverket skal ta signalene fra statsråden om hvilken retning regjeringen ønsker å gå i og levere i tråd med dette. Men han mener statsråden kan bidra selv også:

– Jo tydeligere statsråden er overfor embetsverket, jo bedre kan vi levere.

Intervjuet går mot slutten, klokka er fem og vi vet fortsatt ikke om det blir statsrådskifte i morgen.

– Jeg tror nok jeg skal jobbe litt sent i kveld. Men det gjør jeg jo ofte, avslutter han.

Rett før han la seg den kvelden fikk Eriksen beskjed om at stortingsrepresentant fra Høyre, Tina Bru, blir utnevnt til ny olje- og energiminister formiddagen etter.

Og så kom statsråden…

Samme sted, klokka 13.00 dagen etter: Erna Solberg har vært på slottet hos Kongen og utnevnt sine nye statsråder. Tina Bru er nå på vei til departementet.

OEDs ledergruppe og forværelsesekretærer tripper smånervøst rundt utenfor statsrådkontoret og venter på at den statsråden skal ankomme. Deres oppgave er å stå på rekke og rad og ta henne imot før hun går inn på statsrådkontoret og får overrakt nøkkelen til kontoret fra avtroppende statsråd Sylvi Listhaug.

Kvart over ett kommer endelig Tina Bru inn gjennom inngangsdøra og håndhilser på alle etter tur. Så skal hun inn på sitt nye kontor, der Listhaug og nesten tjue fotografer og journalister står og venter.

Hvor er blomsterbuketten?

Men hvor er blomsterbuketten hun hadde med for å gi til Listhaug? Et øyeblikk ser alle på hverandre, men så kommer OEDs kommunikasjonssjef Ole Berthilsen på hvor den ligger. Et øyeblikk senere har Bru bukett i hånden og er klar til nøkkeloverrekkelse.

Listhaug ønsker lykke til, men lover, en smule truende, å følge nøye med på hva Bru vil foreta seg i statsrådstolen framover. Bru takker Listhaug for innsatsen og overrekker den gjenfunne blomsten.

Når Listhaug forlater kontoret sitt for siste gang står Bru igjen omringet av pressekorpset og annonserer at hun er et ekte oljebarn fra Stavanger, til tross for manglende rogalandsdialekt.

Avdelingslederne har tatt diskret oppstilling bakerst i statsrådkontoret og lytter intenst etter hvilke proklameringer statsråden kommer med til pressen på sin første dag. Det kan bli deres jobb å følge opp.

Når nøkkeloverrekkelsen går mot slutten står en tålmodig departementsråd Eriksen utenfor, spent på om det blir noe tid igjen i løpet av ettermiddagen når journalistene har fått sitt, til en første prat med sin nye sjef.