Annonse
Foto: Slidebean / Unsplash
Lederverktøy

Hvor smarte er dine møter?

Synes du de ansatte er for stille i møter? Er folk fysisk til stede, men ikke mentalt? Snakkes det i krokene etterpå? Får dere ikke gjennomført det som var planlagt?

LES OGSÅ: https://www.dagensperspektiv.no/ledelse/2020/ikke-kast-bort-tiden-pa-darlige-moter

Lese resten?
Løpende abonnement. Fornyer på fullpris (163,-) - første mnd kr
20,-
Prøv nå
Ingen bindingstid
Jeg har allerede abonnement

Slik oppnår du smarte møter

Forbered møtene dine

  • Finn ut hva du ønsker å oppnå, og hvorfor det er nødvendig å kalle inn til et møte
  • Strukturer møtene dine
  • Det vil hjelpe deg med å få åpnet opp for intelligente bidrag og mer kreativitet, engasjement og samarbeid
  • Det vil også føre til en raskere og mer effektiv prosess
  • Åpning: Når du innleder møtet, sørg for at du tar deg tid til å inspirere deltakerne med hva du ønsker å oppnå, hvorfor saken er viktig og hvordan den henger sammen med bedriftens strategi
  • Ankring: Vurder å debriefe deltakerne individuelt før møtet, for å be om hjelp og råd. Sørg for å ta rede på deres meninger og bekymringer og eventuell motstand. Folk vil reagere annerledes dersom du har snakket med dem på tomannshånd før møtet
  • Ressursbruk: Hva er minimumsantallet av møtedeltakere du trenger for å treffe en beslutning? Unngå å kalle inn folk som ikke trenger å delta
  • Agenda: Det er smartere å lande én eller to saker på en skikkelig måte enn å kaste tre eller fire saker opp i lufta, uten å få konkludert

Struktur og ledelse

  • Gode møteledere strukturerer møtene sine og får til en aktiv fasilitering av diskusjonene. Slik sørger de for at de blir både balanserte og konstruktive
  • Forsikre deg om tilstedeværelsen: Skap enighet om møteregler, for å unngå distraksjoner (både digitale og fysiske). Skru av alle telefoner, for å oppnå fullt fokus og gode bidrag fra alle
  • Tempo: Sakk farten, for å oppnå raskere løsninger – sørg for å høre alles syn på emnet, slik at alle får en bedre forståelse av situasjonen og kan sammenfalle sine meninger. Slik kan dere både skape og høste de beste idéene fra teamets kollektive innsats. Ta imot innsalg av idéer og vurder disse til beslutninger som skal treffes. En effekt av denne prosessen er at du har et lag med motiverte, sammensnakkede og koordinerte kollegaer som skal utføre arbeidet etter møtet
  • Delegere oppgaver: Du må sette av nok tid til at dere får konkludert, og at veien videre er tydelig for alle. Ansvarsområder og handlingsplaner må være klare

Saker i etterkant av møtet

  • Tydelighet: I tillegg til vanlige møtereferater og personlig oppfølging, som må sendes ut raskt etter møtet, må du sørge for å unngå eventuell usikkerhet og uklarhet om sakene blant de ansatte
  • Reduser etterarbeid: Gir ned for å tydeliggjøre viktige områder allerede i møtet. Det sparer deg for stress, tid og ubehagelige irritasjonsmomenter og avbrytelser som kan bygge seg opp over tid
  • Oppmuntre de ansatte til å snakke fritt, og til å stille spørsmål når de ikke forstår
  • Den totale møteprosessen vil bli raskere fordi du forberedte deg og fikk med deg folk i møtet. Samarbeidsforhold og tillit blir styrket

3 B-modellen (Beskriv, Bidra, Beslutt)

 

En strukturert modell som kan hjelpe deg med å få til smarte møter. Fase 1: beskriv. Fase 2: bidra. Fase 3: beslutt. Beskriv ditt syn på saken, bidra for å finne en løsning og beslutt. Følgende veiledningsprinsipper kan hjelpe deg:

  • Vent med diskusjoner: Lytt, vær nysgjerrig og få en bredere forståelse
  • Ukonstruktive kommentarer og kroppsspråk er forbudt – rødt kort!
  • Alles meninger skal bli hørt på en respektfull måte – alle deltar på samme premisser

Kilde: Efwa Hagström / «Working Smart In The AI-era»

Working smart in the AI-era

Annonse

Slik oppnår du smarte møter

Forbered møtene dine

  • Finn ut hva du ønsker å oppnå, og hvorfor det er nødvendig å kalle inn til et møte
  • Strukturer møtene dine
  • Det vil hjelpe deg med å få åpnet opp for intelligente bidrag og mer kreativitet, engasjement og samarbeid
  • Det vil også føre til en raskere og mer effektiv prosess
  • Åpning: Når du innleder møtet, sørg for at du tar deg tid til å inspirere deltakerne med hva du ønsker å oppnå, hvorfor saken er viktig og hvordan den henger sammen med bedriftens strategi
  • Ankring: Vurder å debriefe deltakerne individuelt før møtet, for å be om hjelp og råd. Sørg for å ta rede på deres meninger og bekymringer og eventuell motstand. Folk vil reagere annerledes dersom du har snakket med dem på tomannshånd før møtet
  • Ressursbruk: Hva er minimumsantallet av møtedeltakere du trenger for å treffe en beslutning? Unngå å kalle inn folk som ikke trenger å delta
  • Agenda: Det er smartere å lande én eller to saker på en skikkelig måte enn å kaste tre eller fire saker opp i lufta, uten å få konkludert

Struktur og ledelse

  • Gode møteledere strukturerer møtene sine og får til en aktiv fasilitering av diskusjonene. Slik sørger de for at de blir både balanserte og konstruktive
  • Forsikre deg om tilstedeværelsen: Skap enighet om møteregler, for å unngå distraksjoner (både digitale og fysiske). Skru av alle telefoner, for å oppnå fullt fokus og gode bidrag fra alle
  • Tempo: Sakk farten, for å oppnå raskere løsninger – sørg for å høre alles syn på emnet, slik at alle får en bedre forståelse av situasjonen og kan sammenfalle sine meninger. Slik kan dere både skape og høste de beste idéene fra teamets kollektive innsats. Ta imot innsalg av idéer og vurder disse til beslutninger som skal treffes. En effekt av denne prosessen er at du har et lag med motiverte, sammensnakkede og koordinerte kollegaer som skal utføre arbeidet etter møtet
  • Delegere oppgaver: Du må sette av nok tid til at dere får konkludert, og at veien videre er tydelig for alle. Ansvarsområder og handlingsplaner må være klare

Saker i etterkant av møtet

  • Tydelighet: I tillegg til vanlige møtereferater og personlig oppfølging, som må sendes ut raskt etter møtet, må du sørge for å unngå eventuell usikkerhet og uklarhet om sakene blant de ansatte
  • Reduser etterarbeid: Gir ned for å tydeliggjøre viktige områder allerede i møtet. Det sparer deg for stress, tid og ubehagelige irritasjonsmomenter og avbrytelser som kan bygge seg opp over tid
  • Oppmuntre de ansatte til å snakke fritt, og til å stille spørsmål når de ikke forstår
  • Den totale møteprosessen vil bli raskere fordi du forberedte deg og fikk med deg folk i møtet. Samarbeidsforhold og tillit blir styrket

3 B-modellen (Beskriv, Bidra, Beslutt)

 

En strukturert modell som kan hjelpe deg med å få til smarte møter. Fase 1: beskriv. Fase 2: bidra. Fase 3: beslutt. Beskriv ditt syn på saken, bidra for å finne en løsning og beslutt. Følgende veiledningsprinsipper kan hjelpe deg:

  • Vent med diskusjoner: Lytt, vær nysgjerrig og få en bredere forståelse
  • Ukonstruktive kommentarer og kroppsspråk er forbudt – rødt kort!
  • Alles meninger skal bli hørt på en respektfull måte – alle deltar på samme premisser

Kilde: Efwa Hagström / «Working Smart In The AI-era»

Working smart in the AI-era

Annonse