Annonse
– Det verste som kan skje nå er at lederne forsvinner inn i sin boble nå. Det er viktigere enn noen gang at de står fram og er tydelige, og bruker de kanalene de har til å kommunisere med de ansatte, mener seniorkonsulent Terje Eid-Hviding i Assessit. Foto: iStock

Hvordan lede ansatte på hvert sitt hjemmekontor?

Når ansatte jobber hjemmefra, og ikke lenger møtes i samme lokale, forandrer det måten vi kan samarbeide og kommunisere. Og det krever noe nytt av lederne.

Trenger tydelige ledere

– Det verste som kan skje nå er at lederne forsvinner inn i sin boble nå og tror at dette ordner seg selv. Det er viktigere enn noen gang at de står fram og er tydelige, og bruker de kanalene de har til å kommunisere med de ansatte.

Det sier seniorkonsulent Terje Eid-Hviding i konsulentselskapet Assessit, som driver med organisasjon- og lederutvikling.

Terje Eid-Hviding i konsulentselskapet Assessit

Når man går fra samlokalisert til distribuert arbeid er det nødvendig å tenke igjennom på nytt hvordan man skal få gjennomført oppgavene og sikre at alle forstår sin rolle, skriver også forsker Heidi K. Gardner ved Harvard Law School og Ivan Matviak, grunnlegger av Gardner & Company i Harvard Business Review.

De mener at ledere som ikke er vant til å lede på avstand, lett kan bli veldig fokusert på oppgavene som skal løses og nedprioritere den personlige kontakten. Men den er viktigere enn noen gang, skriver Gardner og Matviak.

De har 7 råd til ledere om hvordan de kan få de ansatte til å samarbeide effektivt og sørge for framdrift når de leder på avstand (se egen boks nederst).

Må forvente lavere produktivitet

Eid-Hviding mener at den uvanlige situasjonen med koronautbruddet gjør at ledere må regne med at prestasjoner og resultater vil dale noe i tiden framover.

– Bekymringer og praktiske utfordringer vil kreve de ansattes oppmerksomhet, og kanskje har de også barn hjemme mens de skal jobbe. Dette er ikke tidspunktet for å be folk om å gå langt utenfor komfortsonen. Det viktigste nå er å skape trygghet og mobilisere til innsats ved å gi folk oppgaver de har forutsetninger for å løse, sier han.

Når mange jobber hjemmefra er det viktigere enn vanlig å etablere gode rutiner og strukturer for arbeidet, mener konsulenten.

– Vær enda tydeligere på mål, planer og rutiner, og gi klar beskjed om hvem som skal gjøre hva, anbefaler han.

Mange arbeidsplasser vil ha nytte av å ha daglige møter på nett, for å gjøre opp status og fordele arbeidsoppgaver for dagen. Deretter kan lederen følge opp de ansatte direkte eller sette i sving arbeidsgrupper.

Ansatte reagerer forskjellig

Men minst like viktig, mener Eid-Hviding, er det å følge opp hver enkelt medarbeider.

Vær enda tydeligere på mål, planer og rutiner

– Akkurat nå er det stor usikkerhet og vi vet at i slike situasjoner reagerer folk svært forskjellig. Noen får energi av det og girer opp, mens andre blir mer apatiske, sier han.

Han mener det er viktig at lederen tar en prat med hver enkelt medarbeider og finner ut hvordan de har det og hva de trenger for å fungere fremover. Mens noen er selvgående og gode til å lede seg selv på hjemmekontoret, vil andre trenge mer konkrete oppdrag og tettere oppfølging.

Eid-Hviding minner også om at folk er i svært ulike situasjoner privat.

– Noen bor alene og har ikke så mange å snakke med, noen er ekstra bekymret for å bli permittert eller miste jobben. Og det er ikke alltid de som roper høyest som trenger deg mest, sier han.

Noen får energi av kriser og girer opp, mens andre blir mer apatiske

– Ikke øk rapporteringen

Derfor mener han det er viktig for ledere å avdekke hvem som er selvgående og hvem som trenger mest støtte i tiden fremover.

Selv om medarbeiderne opererer mer på egenhånd, anbefaler han ikke ledere å øke kravene til rapportering og kontroll.

– Du skal ikke ha som utgangspunkt at folk sluntrer unna. Alt vi vet om motivasjon tyder på at det ødelegger den indre motivasjonen folk har til å gjøre en god jobb. Jeg ville vært konkret på milepæler, deadlines og måltall, men ikke krevd noe mer rapportering enn vanlig.

 Hva gjør du om du mistenker at en ansatt utnytter situasjonen og jobber lite på hjemmekontoret?

– Da ville jeg tatt det opp med vedkommende. Jeg ville vært åpen og beskrevet helt konkret hva jeg observerte og hørt om det er noe du kan gjøre for han eller henne. Da får du formidlet at du merker at aktiviteten er lavere enn vanlig, men at du vil dem vel, sier han.

Han anbefaler likevel ikke å bruke mye energi på dette.

– I en krise vil de fleste reagere med å tenke at nå gjelder det å vise hva vi kan. Som leder gjelder det å bygge opp om dette, framfor å fokusere på eventuelle enkeltmedarbeidere som henger bak.   
 

7 råd om å lede på avstand
 

1. Tydeliggjør mål og roller

Forsikre deg om at alle forstår de felles målene dere har, hver enkelt ansatt sin rolle og hvordan de bidrar til felles resultater. En hendelse som korona-krisen kan forandre de vante oppgavene, da er det spesielt viktig fortløpende å klargjøre hva som er høyest prioritert.

2. Sett opp faste møter

Planlegg faste treffpunkter der medarbeiderne dine skal møtes på nett. Det er lettere å avlyse et møte dere ikke trenger enn å hasteinnkalle et møte etter behov, hvis du vil ha med alle.

3. Husk alle medarbeiderne

Alle ledere har noen ansatte de oftere går til når noe krevende står på. Forskning viser at det gjerne er noen som ligner dem selv, blant annet i alder og kjønn. For å motvirke dette, lag deg en liste med de ansatte (gjerne med bilder) og ha det foran deg for å ta mer bevisste beslutninger når du informerer og fordeler ansvar.

4. Erstatt praten rundt kaffemaskinen

Sett av tid på møteagendaen til småprat som ville foregått ved starten av et vanlig møte eller rundt kaffemaskinen. Ha lav terskel for at folk skal ringe hverandre, det gir også mulighet for mer personlige oppdateringer.

5. Snakk sammen, ikke bare skriv

Ikke begrens kommunikasjonen med de ansatte til skriftlige meldinger. Du får bedre kontakt og mer fruktbare diskusjoner hvis dere også kommuniserer i sanntid på rikere måter. Det kan være videomøter, videochat med enkeltpersoner eller å ta en telefon.

6. Normalisér de nye arbeidsomgivelsene

Hjemmekontor gir nye typer distraksjoner og muligheter for å misforstå hverandre. Jo mer kollegene kjenner hverandres arbeidsmiljø, jo bedre vil de forstå hverandres atferd. Vet de at en har små barn til stede, er det lettere å forstå hvorfor at de av og til ikke svarer umiddelbart. Ta dere derfor gjerne tid til en liten oppdatering om arbeidsbetingelsene, eller vise det fram i videomøtet.

7. Få oversikt over kompetanse og kapasitet

Det er lurt å ha oversikt over hvor du har ekstra ressurser internt, eller hvor du kan få tak i ekstra kapasitet eksternt, hvis oppgavene dere skal løse endrer seg. Husk at det er krevende å introdusere nye medarbeidere når alle jobber hjemmefra. Bruk tid på å introdusere nye bidragsytere skikkelig for å bygge tillit og samhold.

Kilde: Heidi K. Gardner ved Harvard Law School og Ivan Matviak, grunnlegger av Gardner & Company i Harvard Business Review.

 

Annonse
Annonse