– Nå må ledere skape digital nærhet

Seks av ti arbeidstakere jobbet hjemmefra i forrige uke, ifølge Norsk koronamonitor fra Opinion. Forskning tyder på at hjemmekontor kan være like effektivt som å være på jobben, og mye av oppgavefordelingen og koordineringen kan gjøres digitalt.

Tapet av den uformelle sosiale kontakten på jobb kan ha konsekvenser, forteller Kristine Kjellsen, som er psykolog og seniorkonsulent i AFF.

– Den daglige praten når sjefen tar seg en runde i kontorlokalet eller folk slår av en prat ved kaffemaskinen er plutselig borte. Da mister vi en viktig arena for å dele informasjon, utveksle ideer og se hvordan folk har det, sier hun.

Stafett i stedet for samarbeid

Hjemmekontor medfører ikke bare geografisk avstand.

– Det skapes en distanse ved at vi mister møteplasser og er mindre tilgjengelige for hverandre. Det krever mer energi å ta kontakt og kommunisere enn før, og det kan gå på bekostning av relasjonene mellom folk, forklarer hun.

Den digitale kommunikasjonen kan by på utfordringer, spesielt hvis man ikke er vant til å bruke de tekniske løsningene fra tidligere.

Organisasjonspsykologen peker også på at samarbeid på avstand ofte foregår på andre måter enn når kolleger er på samme sted.

– Vi er vant til å snakke sammen når vi skal samarbeide. Nå tar samarbeidet lett form som en stafett i stedet. Der en starter og så sender prosjektet videre til en kollega som skal jobbe videre med det, beskriver hun.

Det er ikke noen god måte å jobbe med kreative prosesser eller få til gode diskusjoner på, ifølge Kjellsen.

– Det finnes digitale samhandlingsverktøy, der man kan jobbe sammen om et prosjekt på en bedre måte. Men det krever litt mer av den som skal lede prosessen for å få det til å fungere enn om vi kan møtes fysisk.

Lettere at ting eksploderer

Psykologen mener det er viktigere enn noen gang at lederne har hele mennesket som perspektiv på sine ansatte. Mange har det vanskelig om dagen og er bekymret for egen økonomi, egen eller andres helse, og noen sitter isolert hjemme uten noen rundt seg eller i familier som ikke fungerer godt.

– Mange har mistet hele flokken sin, ikke bare kollegene på jobb. Det betyr at lederen kan bli en ekstra viktig person. Ta deg tid til å holde kontakt og høre hvordan det går med folk, råder hun.

Kombinasjonen av økt avstand mellom kollegene og frustrasjoner knyttet til den uvanlige situasjonen kan også få konflikter til å blusse opp. Kjellsen forventer at det oppstår flere situasjoner der kolleger hisser seg opp over ting de ellers ville latt passere.

– Frykt, sinne og frustrasjon gjør at ting lettere eksploderer og blir til en konflikt. Da er det viktig at ledere følger godt med og tar tak i det tidlig, sier hun.

Ledere mister viktig verktøy

En annen utfordring kan være at noen faller utenfor. Det er vanskeligere for ledere å fange opp når de ikke er på samme sted.

– Noen kan trekke seg litt unna eller oppleve å bli holdt utenfor av kollegaer. Det er en viktig grunn til at ledere bør sørge for å være i tett kontakt med alle sine medarbeidere, selv om de sitter et annet sted.

Kjellsen råder ledere til å ta på alvor at de nå skal lede under helt andre betingelser.

– Ledere mister det viktigste verktøyet de har, nemlig det å kunne være synlig og tett på sine ansatte.

Da må de bygge «digital nærhet», mener hun. Selv om e-post kan fungere til korte beskjeder må du finne andre måter å følge opp de ansatte. Hvis du vil være tett på er det bedre med rikere kommunikasjonsmåter, med både bilde, lyd og tekst.

Digital prat

– Hold på den personlige småpraten som dere ellers ville tatt ved kaffemaskinen. Ta kontakt og hør hvordan det går med dem. De ansatte har ulike behov, så gjør gjerne en avtale med hver enkel om hvor ofte dere skal snakkes og i hvilken kanal, anbefaler hun.

Det går også an å etablere uformelle møteplasser på nett, ved å ha en fast daglig eller ukentlig kaffeprat eller lage andre varianter av sosiale sammenkomster bedriften vanligvis har.

Selv om det kan være krevende tider, anbefaler Kjellsen ledere å se på unntakstilstanden nå som en mulighet for å teste ut nye arbeidsformer, og høste erfaringer med digitalisering.

– Akkurat nå er alle innstilt på å gjøre ting på nye måter. I etterkant kan dere oppsummere hva som fungerte godt og dårlig, og se om det er noe dere vil ta med dere videre når ting blir mer normalt igjen.