Ledelse

Sett ned tempoet – skriv bedre e-poster

Unngå noen av de mange misforståelsene som oppstår på e-post.

Anita Myklemyr
Publisert Sist oppdatert

LEST OM LEDELSE. Å lytte til andre er i mange situasjoner erstattet med å skulle lese tekst på en skjerm. Erica Dhawan, som har forfattet bøker og holder foredrag om digitalt teamarbeid, mener det er en rekke problemer knyttet til dette.

I et innlegg hos Harvard Business Review (HBR) viser hun til lingvist Naomi Baron, som hevder at vi oppfatter dårligere det vi leser på skjerm sammenlignet med det vi leser på papir.

Vi bruker også mindre tid på å lese alt som står der. Og - når vi svarer på e-post, så er vi så preget av det store volumet av e-poster vi må skrive at vi ender opp med å sende slurvete, korte eller forvirrende svar.

Unngå slurv

Erica Dhawan slår et slag for å lese e-post man får mer nøye, og å være klarere i budskapet når man selv skriver.Hun minner også om at digital, skriftlig kommunikasjon er krevende fordi vi ikke har øyekontakt, ikke hører tonen i stemmen eller ser kroppsspråket.

Hun skriver hos HBR at du bør stille deg selv tre spørsmål før du sender din neste e-post. Dette er noen av tipsene hun gir under hvert punkt.

Er e-posten min for kort?

En av grunnene til at misforståelser oppstår, er at høyt tempo går ut over nøyaktighet, klarhet og respekt, skriver Dhawan. Hun gir råd om å sette ned tempoet, og anbefaler å referere til detaljer fra den andres melding i kommunikasjonen. Da viser du at du har lest og forstått.

Når det gjelder kortfattede og slurvete meldinger fra ledelsen, så mener Dhawan at dette sender et signal om at man ikke har tid til å bry seg. Det fører også til at mottageren må bruke tid på å forsøke å forstå meningen i det som står der, noe som igjen kan føre til både forsinkelser og feil. Les også korrektur på det du sender fra deg. Jo færre feil, jo mer seriøst tas du.

Hva slags tone har beskjeden?

Hva slags holdning uttrykker den? Hvis du som leder bruker enstavelsesord på å svare på noe folk har jobbet hardt med, så kan det påvirke både arbeidsmoral og skape forvirring.

Ikke svar bare for å svare hvis du ikke har noe å komme med, råder Dhawan. Hennes tips er: Hvis det er en dag du ikke har tid til å bruke oppmerksomheten din på e-post, send heller et raskt svar der du sier at du har mottatt e-posten og vil komme tilbake med et mer fyldig svar så snart som mulig.

Er det bedre med en prat?

Spør deg selv: Er det bedre å ta en prat enn å sende e-poster frem og tilbake for å unngå misforståelser?

Kan en samtale gjøre at dere får avklart flere spørsmål på kortere tid?

ledelse epost
Powered by Labrador CMS