Unngå ukultur når bedriften vokser

Nylig mottok programvareselskapet priser fra både Great Place to Work og nettverket for kvinner i teknologi, ODA Nettverk, for bedrifters arbeid med mangfold, kultur og ledelse.

Dette var også første gang selskapet deltok i Great Place to Work kåringen. Et av kravene for å delta i kåringen var å skrive en kulturhåndbok som beskriver ulike rutiner for arbeidsplassen.

Daglig leder Anne Gretland forklarer at det er ingen lettvint løsning for å skape et godt arbeidsmiljø.

– Det handler blant annet om å være synlig som leder, ha en åpen kommunikasjonslinje, informere folk, være åpen, skape tillit og være med på å bidra, sier hun over Teams.

Profesjonaliserte virksomheten

FotoWare har vokst mye etter at Gretland tok over som sjef for to år siden. Gründerbedriften har gått fra å ha 21 ansatte til 34 ansatte på 2,5 år.

– Det er spennende å se organisasjonen vokse og få flere innspill. Vi skal vokse enda mer og da er det viktig at kulturen vår består. Det vil bli enda viktigere fremover å finne folk som har de samme verdiene som vi har, sier hun.

Salgssjef Øystein Syversen forteller at Gretland bidro med en profesjonalisering av organisasjonsledelse fra Microsoft da hun ble med på teamet.

– Ting ble mye mer velsmurt og organisert med en slik type toppleder, sier han.

Gretland forteller at hun ble møtt med en inkluderende, fremoverlent, positiv og sunn kultur da hun startet for to år siden.

– Vi har utvidet arbeidsplassen med ganske mange mennesker de siste årene. Da er det viktig at det er kulturen som allerede er der som er styrende og slik at man ikke drar inn en ukultur. Det handler om å formidle at «slik gjør vi det hos oss» fra dag en, sier hun.

Kresne på kandidater

En av utfordringene ved å holde på den gode kulturen når man ekspanderer, er at det kan ta lang tid å finne de riktige kandidatene.

– Årsaken til det er at vi ikke vil inngå et kompromiss på kulturen vi allerede har. Når man skal ansette, må man blant annet tenke på at du kan ikke endre folks personlighet, men man kan alltid lære dem noe nytt, sier Gretland.

Hun forklarer at mange virksomheter føler at de må velge en av de topp- kandidatene de sitter igjen med etter en ansettelsesprosess, både fordi man ønsker å få fylt rollen, men også fordi man er presset på tid. FotoWare har nå vært i to prosesser hvor de sitter igjen med tre gode kandidater, men de har likevel følt at ingen av disse er helt 100 prosent riktig kandidat for dem.

– Arbeidsgivere må tørre å innse at dersom man ikke er komfortabel med de kandidatene man sitter igjen med etter en ansettelsesprosess, så vil det lønne seg på sikt å gå en ny runde for å finne riktig person med de riktige verdiene og erfaringene som bedriften trenger, sier Gretland.

FotoWare har så langt kjørt alle ansettelsesprosesser selv og hyrer ikke inn konsulenter.

– Vi ønsker å ha begge hendene på rattet selv. Vi vil ikke overlate beslutninger og selekteringer til eksterne, sier Syversen.

Ansatte blir også involvert når nye skal rekrutteres. Hvis det skal ansettes på salgsavdelingen vil en eller to ansatte bli med for å bidra og velge ut.

– Å involvere ansatte i slike prosesser tror jeg er viktig for å skape et godt arbeidsmiljø. Den åpne dialogen gjør at folk får være med på å bestemme og påvirke, sier Gretland.

Unngå drama-queens

Å føle seg trygge på jobb er også en av forutsetningene for å skape et godt arbeidsmiljø.

– Vi ønsker ikke et miljø hvor det er ok å fryse andre ut eller danne klikker. Ansatte skal få komme på jobb og være akkurat den de er og føle seg trygg og inkludert uansett.

Såkalte «drama-queens» har ikke Gretland noe til overs for, og om hun ser forløp til gnisninger mellom medarbeiderne, tar ledelsen tak i det med en gang.

– Vi har hatt et slikt tilfelle og da gjorde jeg det klart at «slik har vi det ikke her». Vedkommende fikk beskjed om å endre den problematiske atferden eller slutte. Som leder kan du ikke være konfliktsky i slike situasjoner.

Hun forteller at arbeidsgivere ofte vegrer seg for å gå inn i konflikten for tidlig. Problemet er at konflikter ofte eskalerer raskt.

– Hvis man er på ballen tidlig og sier at dette ikke er akseptabel oppførsel, sender man også et signal til andre ansatte om at vi må ta vare på hverandre og være snille med hverandre – ellers blir det konsekvenser.

– Det verste som kan skje er at ansatte ser at noen ikke følger reglene uten at det får konsekvenser. Det skaper frustrasjon og man bygger en ukultur som tar fokus bort fra det som er viktig, som jo er den jobben du er der for å gjøre, sier hun.

Tydelig kommunikasjon

Kommunikasjon fra ledelsen var noe FotoWare skåret høyt på i Great Place to Work-kåringen.

– Vi er tydelige på hva som skal skje, hvorfor ting skjer og hvordan det skal skje. Vi gjør det vi sier at vi skal gjøre. Det er med på å bygge tillit. Ledelsen er ikke en hemmelig klubb og vi sitter ikke og kommanderer alle andre. Vi er ikke redde for å ta i et tak. Lederne er åpne og ærlige når de har dårlige nyheter og vi er ikke redde for å ta de krevende samtalene, sier Gretland.

En annen viktig del av det å få folk til å trives er å kunne se folk og gjenkjenner når ansatte gjør en ekstra innsats.

– Send en hyggelig epost eller gi en klapp på skulderen, oppfordrer Gretland.

Hun advarer om at det finnes mange mennesker med personalansvar som egentlig ikke vil ha ansvar for andre mennesker.

– De ønsker lederrollen og tittelen, men ikke ansvaret. Tar man ikke det ansvaret seriøst som leder, vil ansatte heller ikke trives. Som leder må du like å hjelpe folk opp og fram, bygge folk opp og være inspirerende.

Syversen forklarer at kunder i dag ikke bare er ute etter et godt produkt.

– De ønsker å handle hos en leverandør hvor du vet at folk har det bra. Ledere bør gå foran som et godt eksempel og vise at de er med på å dra lasset, sier han.

Matche verdier med personlighet

Hele selskapet har sammen blitt enige om hva som best beskrev FotoWare og hva som skulle være verdiene deres. Alle fikk skrive ned noen forslag som senere ble stemt over av alle ansatte – ikke bare i styrerommet.

Til slutt ble gjengen enige om at ansatte skal være omsorgsfulle, ansvarsfulle, innovative og lidenskapelige.

– Verdiene våre er ikke bare noe som står i et dokument, det er noe vi bruker i rekrutteringen for å matche personligheter med selskapet. Vi ønsker mennesker som er på tilbudssiden og som ønsker å bidra, sier Syversen.

Ut av landet

For å få tak i de beste folkene, må FotoWare ofte se utenfor Norges grenser.

– Det er ikke nok gode utviklere og programmerere i andedammen her hjemme, sier Syversen.

Å ha flere nasjonaliteter mener han styrker FotoWare som et globalt selskap.

– Det er med på å skape en bedre forståelse for de internasjonale kundene våre. Har vi folk hos oss som kommer fra disse landene, har vi en større sjanse for å lykkes. Det er en vinn-vinn situasjon, sier han.

Gretland forklarer at de har en internasjonal kultur og at det ikke er noe problem at folk vil snakke engelsk på jobb.

– Å ha engelsk som arbeidsspråk gjør at man unngår grupperinger som «oss» og «dem». Noen norske ledere sier at de ikke komfortable med at det snakkes engelsk på arbeidsplassen, men det handler bare om vilje. Det er dårlig unnskyldning. Man vil ikke ha mangfold hvis det er krav om at alle skal være fra Norge og kunne norsk, sier Gretland.

Fordi FotoWare har hatt fokus på mangfold, tiltrekker de seg også mangfold.

– Vil du være en homogen gruppe hvor alle er like og du som leder er komfortabel fordi du kan snakke med folk som du allerede kjenner, eller kan du gå ut av komfortsonen din og forholde deg til andre kulturer?