Ansatte og mellomledere må involveres tidlig

Anders Underthun ved Arbeidsforskningsinstituttet (AFI) ved OsloMet har forsket på digitaliseringsprosesser både i privat og offentlig sektor, blant annet i den kommunale hjemmetjenesten.

Raskere og bedre tjenester

Han viser til at kommunene er forpliktet til å levere en rekke tjenester. Mange kommuner har betydelige kapasitetsutfordringer når det gjelder å oppfylle pliktene sine, ikke minst i helsesektoren.

– Digitalisering kan hjelpe de kommuneansatte å yte tjenestene raskere og bedre. Det kan frigjøre tid som tidligere ble brukt på rutineoppgaver, slik at de får mer tid til å utøve skjønn eller snakke med brukerne, sier han.

Ideelt sett skal digitaliseringen bidra til bedre kvalitet i tjenestene og at de ansatte får en mer spennende jobb, mener han.

Hindring framfor hjelp

Likevel er det slett ikke alltid at digitaliseringen oppleves som noen forbedring. Tvert imot kan ansatte av og til føle at den digitale omleggingen kommer i veien for å yte tjenestene befolkningen har krav på. Spesielt underveis i en omstilling kan det være krevende.

– Noen ganger løser ikke dataprogrammene de utfordringene de ansatte mener er viktigst. Eller de ansatte har ikke fått den nødvendige opplæringen, så de nye systemene føles som en hindring i stedet for hjelp, sier Underthun.

En rapport fra SSB i 2019 bekrefter at mangelen på kompetanse er en stor utfordring når det gjelder den digitale utviklingen i Kommune-Norge. Hele 42 prosent av kommunene oppgir at manglende kompetanse i kommunen i svært stor eller ganske stor grad er til hinder for utviklingen av kommunens digitale tjenester.

Også for mellomlederne kan digitaliseringen være krevende.

– Mange ledere i kommunen har mye å gjøre fra før, og digitaliseringen kommer på toppen av dette. De kan komme i en posisjon der de opplever at de ikke får levert de lovpålagte tjenestene fordi de sliter med en digitaliseringsprosess, sier han.

Utilsiktede konsekvenser

I noen tilfeller får også digitaliseringen utilsiktede konsekvenser. Det oppdaget Underthun og kollegaene da de studerte digitalisering i hjemmetjenesten.

– De digitale verktøyene erstattet mange av møtene sykepleierne og helsefagarbeiderne hadde hatt for å utveksle informasjon. Det sparte tid, men fjernet samtidig en viktig arena for sosialt fellesskap og faglige diskusjoner, beskriver han.

Underthun mener derfor at en viktig forutsetning for å lykkes med digital omstilling er at den er grundig forankret hos de ansatte som skal bruke systemene.

– De ansatte og mellomlederne må tidlig få spille inn sine behov og hva de tenker er viktig i deres jobbhverdag. Digitaliseringen må oppleves som en hjelp for de som skal bruke løsningene, sier han.

Han peker på at dette noen ganger kan være krevende fordi det kjøpes inn systemer som er ferdig utviklet eller der flere kommuner går sammen om en felles løsning. Likevel mener han det er klokt å legge inn dette allerede i anbudsprosessen.

– Ingen liker å få tredd ting nedover hodet. Det er noe helt annet hvis man blir tatt med på råd og er forberedt på det som kommer, sier han.

Mellomlederne får frustrasjonene

Mellomlederne har en viktig rolle å spille i slike omstillingsprosesser, for å sørge for at de ansatte blir hørt hele veien, mener Underthun.

– Det er de som er tettest på de ansatte som skal bruke løsningene. De får tilbakemeldingene og frustrasjonene fra de som tar det i bruk, sier han.

Opplæring er en annen nøkkelfaktor for å gjennomføre en vellykket digital omstilling, ifølge forskeren.

– Digital kompetanse er ujevnt fordelt. Det er helt avgjørende at de ansatte får tilstrekkelig innføring i de nye systemene, mener han.