– ­Digitalisering krever tålmodighet

Askøy er blant kommunene som har satt digitalisering høyt på dagsorden. Det er et satsingsområde i økonomiplanen for 2020, og de har utarbeidet en egen digitaliseringsstrategi for 2019-2022.

– Vi har et stort behov for å modernisere og oppdatere datasystemene våre. Dessuten er det et stort trykk fra staten på å digitalisere kommunale tjenester, sier rådmann Eystein Venneslan.

Digitalisering over hele fjøla

Kommunen har nå 30-40 små og store digitaliseringsprosjekter på gang. Det er alt fra å gjøre det mulig å søke om sosialhjelp eller byggetillatelse på nett til å gi pårørende oversikt over hjelpen deres nære får av hjemmetjenesten.

– Det skjer en digitalisering over hele fjøla, forteller Venneslan.

Kommunen har tatt utgangspunkt i føringene fra staten i Digital agenda, og KS sin digitaliseringsstrategi. Selv om noen av systemene leveres fra nasjonalt hold er det en stor jobb å tilpasse dem til systemene de allerede har, forteller rådmannen. Kommunen har nå opprettet to nye stillinger øremerket digitaliseringsarbeid.

– Digitalisering er et flott ord alle snakker om, men det er krevende i praksis, sier han, og utdyper:

– Kommunene er i ferd med å komme til kort når det gjelder kompetanse og kapasitet til å innføre alle de digitale endringene.

Han mener derfor at samarbeid mellom kommunene er helt nødvendig for å få det til.

Håper på innsparingseffekt

Askøy deltar i det regionale samarbeidet Digi Vestland, som stadig flere kommuner nå henger seg på. Da kan de fordele prosjektlederansvar for å utvikle ulike tjenester og utveksle erfaringer.

Askøy kommune har en trang økonomi og må i 2020 iverksette store innsparingstiltak. Håpet er at digitaliseringen etter hvert skal bidra til effektivisering og gi besparelser på budsjettet.

– Når vi får på plass systemer som gjør at innbyggerne selv kan søke og registrere saker i datasystemet og vi kan svare elektronisk, så vil det spare mye tid. Det gir både en økonomisk effekt og ikke minst frigjør det tid til mer kvalitetsarbeid ut mot brukerne, forklarer Venneslan.

Motstand mot endring

– Hva har vært de største utfordringene i digitaliseringsarbeidet?

– Mange av de ansatte må legge om måten de jobber på ganske mye, det kan være krevende for de det gjelder, sier han.

Venneslan opplever at mange av de ansatte er motiverte for å få de nye løsningene, men det er også noe skepsis.

– Det er en del motstand mot endring. Og man skal ha respekt for at det er motforestillinger mot det som innføres. Derfor er det så viktig å forklare hvorfor vi gjør det, sier han.

I Askøy har ledelsen i kommunen vært opptatt av å formidle hvor viktig digitaliseringen er for tjenesteutviklingen i kommunen, og det har stått sentralt i lederutviklingsarbeid og utviklingsarbeid generelt. Rådmannen mener det er viktig å løfte fram hvorfor det skal digitaliseres.

– Vi digitaliserer for å kunne både øke kvalitet og effektivitet i tjenestene våre, slår han fast.

Kommunen har satt opp tre mål for digitaliseringsarbeidet i sin strategi:

• Gode og brukervennlige tjenester

• Effektiv kommunedrift

• Sikker informasjonsbehandling og personvern

Må være tålmodig og standhaftig

Rådmannen mener opplæring og kompetanseheving blant de ansatte er avgjørende for å lykkes med omstillingen.

– Hvilken rolle har mellomlederne i digitaliseringsprosessene?

– Mellomlederne er nøklene til å få gjennomført endringene. Det kreves tett og god oppfølging for å få det til, og det er jo de som er nærmest de ansatte, sier han.

– Hvilke råd vil du gi andre rådmenn som jobber med digitalisering, basert på erfaringene fra Askøy?

– Du må være tålmodig og standhaftig. Å innføre ny teknologi er ikke gjort i en håndvending. Du må være innstilt på at det er krevende og tar tid, sier han, og legger til:

– Det er lurt å samarbeide med andre kommuner og trekke veksler på deres erfaringer. Gode resultater i andre kommuner er viktig motivasjon og hjelp i arbeidet.