– Ikke vent med å evaluere til krisen er over

– Hvis du skal vente til pandemien er over, er det ingen som orker å tenke på hva problemene var i mars 2020 og hva dere lærte av det. Det orker du ikke når du er ferdig med alt. Men mens krisen pågår, så orker du å tenke litt på det, mener Nakstad, assisterende direktør i Helsedirektoratet.

Han har siden mars i fjor bedrevet mye og svært synlig kriseledelse overfor oss alle. Nylig holdt han foredrag om kriseledelse, herunder timing av evalueringer, på HR Norges «HR Forum»

– Kunsten er å prøve å gjøre forbedringsarbeid og å få dette inn i daglig drift på en måte som gjør at det både har merverdi i hverdagen, i framtiden og også i neste krise; som vi ikke vet hva blir. Det er på en måte trikset hvis du skal få god effekt av det.

Vi glemmer fort

Overfor Dagens Perspektiv utdyper Nakstad at det å få forbedringsarbeid inn i arbeidet mens krisen fremdeles pågår, er viktigere jo lengre krisen varer, men at det selv ved kortvarige hendelser kan det ha stor verdi å komme tidlig i gang.

– Om man venter noen dager, kan mye være glemt. Typisk er det blitt stadig vanligere å gjennomføre en «hot washup» umiddelbart etter øvelser, mens inntrykkene er ferske. Det samme gjelder egentlig for debrief med innsatspersonell etter alvorlige hendelser. Det er rett etter hendelsen det har størst verdi.

– Har du et eksempel på forbedringsarbeid fra pandemien? Noe som har gitt verdi nå, som også vil være nyttig i kommende, ukjente kriser?

– Da den første smittebølgen var avtagende våren 2020, gjennomgikk vi foreløpige erfaringer og etablerte nye møtestrukturer i Helsedirektoratet for å være forberedt på fortsettelsen, blant annet innførte vi daglige samarbeidsmøter med FHI om oppdrag vi fikk fra Helse- og omsorgsdepartementet. Ute i helsetjenesten brukte man også tid på å evaluere beredskapen våren 2020, for å forberede seg på neste smittebølge som vi antok ville komme.

Noen typer forbedringsarbeid kan imidlertid med fordel vente, mener Nakstad. Det være seg forbedringer som krever involvering av mange aktører, forberedende utredningsarbeid eller arbeid som det av andre årsaker ikke er tid til å gjennomføre med en gang.

– Men innsamlingen av erfaringer og dokumentasjon kan med fordel starte tidlig.

Tips om timing

– Har du noen praktiske tips til ledere om hvordan de kan gå fram for å faktisk få gjennomført evaluering og forbedringsarbeid under en krise der det allerede er mer enn nok å ta tak i av oppgaver som kan oppleves som viktigere?

– Jeg tror det er lurt å vente med de største evalueringsprosessene til man får en følelse av at krisen er i avslutningsfasen, men før man er tilbake til en full normalitet. Det er når kolleger rundt deg begynner å kommentere at det har «blitt roligere», eller stiller spørsmål ved «om krisen ikke snart er over», at det riktige tidspunktet er inne, tror jeg.

– Men de små evalueringene og forbedringene kan man med fordel ta tidligere, gjerne mens krisen pågår – fordi de ofte leder til forbedringer som du kan se nytten av umiddelbart. Kanskje innser man ganske tidlig i en krise at man faktisk jobber på en ganske tung måte, og ting som allerede fungerer suboptimalt viser seg plutselig tydeligere enn før. Da er det ingen grunn til å ikke gjøre forbedringsarbeid med en gang, tenker jeg.

Kriseledelse

Under HR Forum listet Nakstad opp fem tommelfingerregler for kriseledelse.

Den første tommelfingerregelen handler om å tenke over konsekvenspotensialet.

Ved stor usikkerhet er det viktig at man tidlig tvinger seg selv til å tenke igjennom hva som kan bli beste og verste utfall, mener han. Sannheten ligger antagelig et sted mellom de to ytterpunktene.

Etter å ha tenkt igjennom mulige konsekvenser, er det lettere å gå videre til punkt to, som er å prøve å etablere en korrekt situasjonsforståelse, resonnerer Nakstad.

– Men for å bygge en felles situasjonsforståelse, så er det ikke nok å fortelle hvordan du ser på verden. Du må fortelle hvorfor du har den forståelsen av et problem. Hva legger du til grunn? Hvordan tenker du? Da begynner det å nærme seg, sier han, og legger til at det er viktig gå bredt ut for å innhente kunnskap før man konkluderer for hardt og binder seg til masten.

Situasjonsforståelsen danner grunnlaget for å sette et mål for krisehåndteringen, og etter hvert som ting endrer seg, må kursen justeres.

Siste punkt er evaluering – som ifølge Nakstad altså ikke er noe som bør skje først etter at krisen er over.

• Mer om kriseledelse i praksis
  Kongsberg: – Det første jeg tenkte var at dette er 22. juli om igjen
  Raymond Johansen: – Kommunen er en beredskapsorganisasjon