– Mange ledere sliter nå med en følelse av ikke å strekke til

Som leder må du regne med lange arbeidsdager, mange henvendelser og et tungt ansvar for å ta viktige beslutninger. Under koronapandemien har mange ledere i tillegg fått en ekstra belastning.

Lederne ledet rask omstilling og støttet de ansatte som er spredt på hvert sitt hjemmekontor. Mange har jobbet lange dager hjemmefra og noen har tatt vanskelige beslutninger om omstillinger, permitteringer og nedbemanninger. Mange forteller at det begynner å tære på.

Hvordan skal ledere klare å bruke tiden og kreftene riktig – og klare å ta vare på seg selv oppi alt dette?

Skal du lede andre, må du lede deg selv

– Mange ledere sliter nå med en følelse av ikke å strekke til. De er bekymret for sine ansatte, om de er tilstrekkelig til stede for dem. Det kan skape grobunn for ekstra stress.

Det sier psykolog Carina Carl. Hun driver blant annet med ledertrening og holder kurs og foredrag om psykologi i arbeidslivet. Sammen med Rebekka Egeland har hun nylig gitt ut boka Jobbpsykologi, en bok om ledelse basert på psykologisk fagkunnskap.

Carl er opptatt av at ledere ikke må glemme å ta vare på seg selv.

– Hvis du mangler overskudd og ikke har det godt med deg selv, klarer du heller ikke å være en god leder med krefter til å engasjere deg i hvordan de ansatte har det.

Før du skal lede andre, må du kunne lede deg selv, mener Carl. Men det er ikke alltid så lett. Forskning tyder på at vi ofte er mer kritiske og mindre omsorgsfulle overfor oss selv enn vi er overfor andre.

– Det kan ofte være lettere å se hva andre trenger og gi råd om hva de burde gjøre, enn å gjøre det samme for oss selv, sier hun.

Hva er selvledelse?

Kjersti Hatlevoll har lang erfaring som ledelses- og organisasjonsrådgiver og jobber nå i konsulentselskapet Agenda Kaupang og ved Handelshøyskolen BI. Hun har også vært med på å skrive boka «Selvledelse» fra 2018, redigert av Lars Glasø og Geir Thompson.

– Selvledelse handler om å bruke metodene man vanligvis bruker til å lede andre på seg selv, forklarer Kjersti Hatlevoll.

Selvledelse er noe vi driver med hele tiden, når vi tar stilling til hva vi skal gjøre, hvordan vi utfører oppgaver, når vi skal gjøre det og hvordan vi balanserer det andre forventer av oss med våre egne behov. Men hvis vi ikke er bevisste på hvordan vi leder oss selv, kan det hende vi ikke bruker tiden slik vi egentlig ønsker, forklarer Hatlevoll.

– Det hender at hasteoppgaver går foran det som egentlig er viktigst på jobben. Eller at jobben tar overhånd og går utover tid du gjerne skulle brukt på deg selv, familien eller trening, beskriver hun.

Viktig for ledere

Alle kan ha nytte av å tenke igjennom hvordan de disponerer tid og krefter i et travelt arbeidsliv. Men behovet for å lede seg selv på en god måte er ekstra stort for de som har stor selvbestemmelse i jobben, mener Hatlevoll. Det gjelder for mange kunnskapsmedarbeidere, og ikke minst ledere.

– Ledere har gjerne stor frihet og eget ansvar for hvordan de løser oppgavene sine, samtidig som de har store forventninger på seg fra mange kanter for hva de skal prestere, beskriver Hatlevoll.

Da blir evnen til å prioritere hva som er viktigst og bruke kreftene riktig ekstra viktig.

Ledere har også en viktig oppgave i å være gode rollemodeller for sine medarbeidere, og da har det en betydning hvordan de jobber. Hvis de er gode til å sette seg mål, bevisste på egne arbeidsmetoder og å bruke tiden sin på det viktigste, setter det et godt eksempel for resten av virksomheten.

Krevende lederrolle

Lederrollen er ofte mentalt krevende, beskriver Carina Carl.

– Å være leder er å navigere i et komplekst landskap. Du skal balansere mellom å sørge for fremdrift og leveranser og det å ta vare på folkene dine. Du må klare å håndtere samhandling, konflikter og følelser.

Det kan være ekstra vanskelig under koronapandemien, når alle sitter på ulike steder. Det hører hun om fra mange av lederne hun veileder.

Lederrollen oppleves også ofte som ensom. Det er mye du informasjon du ikke kan dele med andre, og det kan være få å rådføre seg med i vanskelige saker.

– Spesielt hvis du sitter øverst organisasjonen. Da er du ikke en del av fellesskapet på samme måte som andre. I kraft av rollen som leder så skal du heller ikke være det, beskriver hun.

Kan bruke kreftene feil

Kjersti Hatlevoll mener det å la være å drive aktiv selvledelse kan få flere negative konsekvenser.

– Faren er at man kan slite seg helt ut. Noen ledere løper fortere og fortere for å rekke alt, jobber stadig lengre arbeidsdager og begynner å droppe lunsj og egentid til for eksempel trening. Før du vet ordet av det kan du risikere å bli utbrent, sier hun, og legger til:

– Tenker du ikke igjennom hvordan du bruker tiden og kreftene er det også lett å bruke tiden feil, slik at du bare slukker branner og aldri får gjort det som skaper resultater på sikt.

Finn noe å navigere etter

I boka Jobbpsykologi gir Carina Carl og Rebekka Egeland flere råd om hvordan ledere kan sørge for å lede seg selv på en god måte, slik at de bruker kreftene godt og ikke sliter seg ut.

De anbefaler å ta seg tid til å reflektere over hva man står for og hva man vil med lederskapet sitt. En opplevelse av mening gir retning og motivasjon i arbeidet.

– Bestemmer du deg for hva som er det overordnede målet med lederskapet ditt, blir det en kilde til motivasjon og drivkraft. Det er noe å komme tilbake til hvis man fortaper seg i detaljer i en stressende hverdag, sier Carl.

Hun anbefaler også å definere noen verdier å navigere etter.

– Som leder må man ofte treffe tøffe beslutninger. Har du noen verdier å styre etter, er det lettere å ta de valgene, sier hun.

Hatlevoll er også opptatt av at ledere har et ansvar for å ta seg tid til å tenke egne tanker og ikke bare la deg drive med av det som skjer.

– Legg inn tid i kalenderen til å tenke igjennom hva som er det viktigste av alt det viktige du har å gjøre. Det kan være vanskeligere enn det høres ut, fordi det ofte er så mye som føles viktig, sier hun.

Selvobservasjon

Hun anbefaler også å drive med selvobservasjon. Ta for deg kalenderen din og tenk igjennom hva du faktisk bruker tiden din på.

– Mange får en aha-opplevelse når de får en konkret oversikt over egen tidsbruk, sier hun.

Hun anbefaler å vurdere hvilke oppgaver som i størst grad bidrar til å nå mål på lang sikt. I tillegg kan du lete etter tidstyvene, det du ikke burde bruke tid på, men som kan delegeres, utsettes eller bare droppes.

Mye tid kan også spares på å se på hvordan du løser de gjøremålene du bruker mye tid. Er det mulig å gjøre dem mer effektivt eller på en annen og bedre måte? Det kan for eksempel handle om å bli dyktigere på møteledelse for å få større utbytte av tiden du bruker på møter. Eller det kan være et dataprogram du bruker mye – eller kunne brukt – som du kan lære deg å beherske bedre og dermed få mer ut av.

Tid til fordypning

For å unngå å bli overveldet av stor arbeidsmengde, tidspress og mange henvendelser, anbefaler Carl å sette grenser og sette ting i system.

– Du må skaffe deg oversikt over alle oppgavene du har ansvar for, hvor mye tid det tar og hvilke tidsfrister som gjelder. Få alt inn i kalenderen, så du har full oversikt, anbefaler hun.

Dessuten kan det være lurt å være bevisst på når du vil løse ulike typer oppgaver. Carl anbefaler å tenke igjennom når på døgnet hodet ditt er på det skarpeste og fungerer best til krevende oppgaver.

– Sett av tid til å fordype deg minst tre ganger i uka, anbefaler hun.

Da anbefaler hun at du holder mellom 90 og 120 minutter sammenhengende, der du skjermer deg best mulig mot avbrytelser. I den tiden skal du ha ro til å løse mer komplekse, viktige oppgaver og legge langsiktige planer.

– Å skjerme tid til å få overblikk og løse viktige oppgaver reduserer sannsynligheten for stress og utbrenthet merkbart, sier Carl.

Tid til å besvare e-poster eller telefonsamtaler kan også samles til faste tider, for å unngå hyppige avbrytelser i arbeidsdagen.

Oppmerksomhet er en begrenset ressurs, minner Carl om. Dessuten stjeler avbrytelser mye tid og arbeidskapasitet. Ved å definere hva slags oppgaver du løser når, og skjerme tid til fordypning, bruker du kreftene dine mer effektivt, mener hun.

– Skal arbeidsdagene bli bærekraftige er det også lurt å sette av tid til lunsj, pauser mellom møtene og tid til det uforutsette som alltid vil dukke opp, anbefaler hun.

Omsorg for seg selv

Selvomsorg er også en viktig del av å lede seg selv, ifølge psykologen. Skal man overleve i en krevende lederjobb, må man finne måter å ta vare på seg selv på.

– Du må finne av-knappen. Finn ut hvordan du best roer ned og lader batteriene. Det trenger du, sier hun.

Det kan være alt fra meditasjon og puste- eller visualiseringsteknikker til å tilbringe tid ute i naturen. Carl anbefaler å legge inn lystbetonte aktiviteter i kalenderen som du vet får deg til å nyte, bli inspirert og slappe av.

Når alt haster

Hatlevoll tror også det kan være lurt å tenke igjennom hvordan man håndterer situasjoner der det kommer opp mange hasteoppgaver på en gang.

Kanskje står det ti personer utenfor døra di og venter på avklaringer? Eller du får fem sms-er samtidig med spørsmål som det haster å finne ut av?

– Øv på å trekke pusten og ta deg fem minutter til å vurdere hva som faktisk haster, om det er noen andre du kan sette på oppdraget eller om du kan melde tilbake at du må ta det litt senere, anbefaler hun.