Ledelse

Ledere bør være forsiktige med å anta at ansatte er fornøyde med å komme videre i jobben sin, bare fordi de ikke uttrykker noen bekymringer.

Slik fjernleder du ansatte

Mange arbeidsplasser innfører nå faste ordninger for hjemmekontor. Uansett om du velger å la ansatte jobbe hjemme fra en eller tre dager i uken, er det noen fallgruver du burde unngå.

CAMILLA SKJÆR BRUGRAND
Publisert Sist oppdatert

Forskning fra PwC har indikert at dette sannsynligvis vil være et varig skifte i måten bedrifter fungerer på.

Nesten åtte av ti respondenter (78 prosent) i selskapets CEO Panel Survey sier at de forventer at hjemmekontorløsninger vil opprettholdes, selv etter at forholdene er normale igjen etter pandemien.

Arbeidsplasser med lav personaltetthet (61 prosent og gig-økonomien (54 prosent) ble også identifisert som varige trender.

Markedssjef Christian Børresen i Randstad forteller at fire av ti ledere i mars i år mente at hjemmekontor ville være en naturlig del av arbeidshverdagen fremover. Halvparten hadde ikke noe mening om det.

– Det har vært mye usikkerhet knyttet til bruken av hjemmekontor etter pandemien, men nå begynner mange å få tydelige retningslinjer, sier han.

Hybridløsninger

Foto Christian Børresen, markedssjef i Randstad. (Foto: Randstad)

HR Norge var nylig ute med en undersøkelse hvor det kom fram at 70 prosent av virksomheten var enige med de ansatte om hvordan hjemmekontor skal fungere rent praktisk.

– Jeg tror mange ser den store effekten av hjemmekontor. Produktiviteten til ansatte er enten høyere eller som før. Det tyder på at det fungerer greit. Noen tenker nok at de vil ha tilbake ansatte på kontoret av ulike årsaker, men jeg tror mange ser verdien av å bruke hybridløsninger, sier Børresen.

En av de viktigste motivasjonsfaktorene for gjennomsnittsarbeidstakeren i Norge er arbeidsmiljøet. Det er også arbeidsmiljøet det går hardest utover når man sitter alene på hjemmekontor.

– Man føler ikke samme tilhørighet til teamet og man opplever ikke selskapskulturen, sier Børresen.

Dette er det åtte vanligste feilene og fallgruvene du bør sørge for å unngå:

  1. Mangel på balanse mellom arbeid og fritid. Du bør oppfordre de ansatte til å skille mellom jobb og fritid ved å sette av et område i hjemmet som er dedikert til arbeid. Når de trenger å ta en pause eller avslutte dagen, kan de flytte seg til et annet område for å «slå av» og komme seg ut av jobb-tankesettet.

  2. Mangel på daglig rutine. Det kan også være lurt å komme med en tidsplan for regelmessig oppfølging av enkelte ansatte, spesielt de som er mest produktive når de samarbeider og liker å sparre med andre mennesker om tanker og ideer.

  3. Sviktende kommunikasjon. Hvis du for eksempel jobber med en stor kundebestilling med en stram tidsfrist, er det behov for at alle som er involvert i prosjektet har hyppig kontakt med hverandre. Dette vil redusere risikoen for at det gjøres feil eller at kundeprioriteringer blir oversett som følge av feilkommunikasjon.

  4. Antagelse om at ansatte med lite kontakt ikke trenger støtte. Ledere bør være forsiktige med å anta at ansatte er fornøyde med å komme videre i jobben sin, bare fordi de ikke uttrykker noen bekymringer. Ofte kan man oppleve at det er de roligste og mest reserverte ansatte som trenger mest oppmerksomhet fra lederne sine, siden de minst sannsynlig vil ta kontakt av seg selv.

  5. Unnlate å gi teknisk støtte. En av de viktigste prioriteringene for virksomheter som går gjennom et skifte til hjemmekontorløsninger – enten det er frivillig eller pålagt – bør være å sikre at ansatte har tilgang til de ulike verktøyene og teknologiene de trenger for å gjøre jobben effektivt.

  6. Overse sikkerhet. Alle som jobber med data som klassifiseres som sensitivt bør kun gjøre dette via enheter som er levert av, eller godkjent av bedriften. Ved å ha en slik tilnærming, kan du sørge for at alt utstyr de ansatte bruker til arbeid har de nødvendige sikkerhetsinnstillinger og er beskyttet med pålitelig antivirusprogramvare og oppdatert programvare.

  7. Mikrostyring. Du må opprettholde regelmessig kommunikasjon med de ansatte, men du må også vise at du stoler på at de gjør jobben sin og arbeider produktivt uten at en leder (praktisk talt) kikker dem over skulderen.

  8. Setter ikke forventninger. Folk som er ukjent med hjemmekontor bør ha en klar tanke om hvordan de vil gå frem for å oppfylle oppgavene sine hjemmefra og hvilket produktivitetsnivå de bør sikte mot.

Kilde: blogg.randstad.no

Digital onboarding

Omtrent en fjerdedel av oss bytter jobb i løpet av et år. Den andelen som har skiftet jobb det siste året har blitt onboardet digitalt. De har ikke fått den viktige opplevelsen av arbeidsmiljøet.

– Da sitter man løst i stolen. Det blir samme hvem man jobber for fordi man sitter hjemme alene uansett. Denne utfordringen må ledere ta på alvor.

Markedssjefen tror ingen digitale løsninger kan erstatte praten ved kaffemaskinen eller lønningspils fullt, likevel er det noen bedrifter som har testet ut introduksjonspakker som de har sendt ut til nyansatte. Disse pakkene inneholder ofte treningsdresser og andre produkter for å bygge en følelse av tilhørighet.

– Noen av team-møtene hos oss er kontinuerlige åpne slik at ansatte kan skrive til hverandre og se hverandre når de ønsker i løpet av dagen. Dette er for å skape tilhørighet, se en kollega eller stille spørsmål.

Vær obs på disse ansatte

Noen ansatte vil storme tilbake når dørene til kontoret endelig er åpne igjen, mens andre vil i størst mulig grad holde seg på hjemmekontoret. Børresen mener ledere burde være ekstra oppmerksomme overfor de som velger å jobbe hjemmefra.

– Det kan være vanskelig å plukke opp tegn på at det ikke går så bra med ansatte som sitter på hjemmekontor. Noen ganger tenker man at de som er stille går det fint med. Men man mister en del signaler når man ikke ser ansatte fysisk.

Hans råd til ledere er at de burde være på utkikk etter tegn på om ansatte sliter eller har utfordringer. Det er mange måter å gjøre det på – alt fra flere møter, verktøy for medarbeiderengasjement og medarbeiderundersøkelser.

– Du må rett og slett ha følerne ute i større grad enn før. Det er ikke alle det går så bra med alle på hjemmekontor fordi denne arbeidsmåten ikke passer for alle.

Mange ledere kan være bekymret for ansattes fysiske og psykiske helse når de blir sittende å jobbe slik over lenger tid. Noen får god effekt av hjemmekontor fordi de slipper stress og får være mer sammen med familien.

Andre har fleksible ordninger hvor de får fri midt på dagen til å gå seg en tur eller gjøre andre ærender.

– Man ser ikke effekten av hjemmekontor på kort sikt. Det kan være snakk om dårlig tilrettelagt arbeidsplass eller at man har mindre kontakt med andre mennesker.

Vanskeligere å kaste ball

– Blir det et mindre spontant og innovativt miljø hvis alle sitter på hjemmekontor?

– Man savner gjerne sparringspartneren sin som man har på kontoret, men som man i mindre grad kan ha spontane ideutvekslinger med fra hjemmekontoret. Terskelen er litt høyere for å plukke opp telefonen eller ringe en kollega.

Hans erfaring er at man ofte blir booket inn i flere møter på hjemmekontor enn på en vanlig arbeidsplass. All den uformelle praten imellom møtene forsvinner.

– Har det blitt en hype med hjemmekontor og hybridkontor? Tror du vi sakte, men sikker vender tilbake på kontoret fordi det fungerer best når alle er samlet?

– Nei, det tror jeg ikke. Jeg tror det blir hybridløsninger har kommet for å bli. Man vil bevege seg mer mot kontor enn det folk gjør nå, men jeg tror veldig mange er opptatt av de gode effektene som hjemmekontor gir.

Han ramser blant annet opp balansen mellom jobb og fritid, mer tid sammen med familien og mindre stressende reisevei – spesielt i byene.

Utbrent på hjemmekontor

En stor del av lederne Randstad har snakket med, sier at produktiviteten til de ansatte på ingen måte går ned av å være på hjemmekontor. Til en viss grad går produktiviteten opp hos veldig mange.

– En del negative effekter kommer ikke like over natten. Man kan bli utbrent av å sitte på hjemmekontor også. Det er derfor viktig å sette klare grenser både for seg selv og medarbeiderne sine. Man trenger ikke alltid sende den siste mailen på ettermiddagen. Dette kan man utsette til neste dag.

Børresen mener ledere burde gå foran som gode forbilder og vise at man har tydelig av- og på-knapper for når man er på jobb.

– Det blir veldig vanskelig å skape et skille mellom arbeid og fritid om dette ikke gjøres. Da økes stressnivået hos deg selv og medarbeiderne dine.

ledelse hjemmekontor fjernledelse lederverktøy
Powered by Labrador CMS