Eier du tiden, eller eier tiden deg?

Det er ikke alltid like lett å ha kontroll over sin egen tid i en travel hverdag på jobben. Som leder vil du alltid ha mange oppgaver som du skal løse samtidig. Du har for eksempel ansatte som trenger å bli sett og få feedback, rapportering til ledelsen, oppfølging av interne/eksterne prosesser, oppfølging av budsjetter, mål og strategier, oppfølging av kunder og leverandører, og ikke minst papirarbeide som kommer på slutten av dagen når alle andre har gått hjem.

Som ledere kan vi føle at tiden ikke strekker til, og som en direkte følge av dette at vi ikke får gjort den jobben vi er satt til å gjøre. Du er imidlertid selv ansvarlig for å sitte i førersetet i forhold til din egen tid. La ikke «tidstyvene» regjere dagen din ved å stykke opp og avbryte arbeidsrytmen din slik at du ikke får gjort det du egentlig skal gjøre.

Still krav til at mennesker rundt deg respekterer tiden din. Sett klare grenser for når det er ok å forstyrre deg og når det ikke er. Har du ingen grenser, vil det være vanskelig for menneskene rundt deg å vite når det passer å kontakte deg.

Mobiltelefon og e-post er teknologiske vidundere som har gjort kommunikasjon svært mye enklere på mange måter. Men, det har også gjort det vanskeligere å styre vår egen tid gjennom arbeidsdagen. Venner du dine ansatte og kolleger til at du «alltid» er tilgjengelig , vil det være vanskelig for deg å styre tiden din. Jobber du av og til med oppgaver som krever din oppmerksomhet helt og fullt, er det ubeleilig å hele tiden bli avbrutt av telefoner eller e-post som du må respondere på straks. Du bør derfor avvenne dine kolleger og ansatte med at du alltid er tilgjengelig, eller at du alltid snur deg rundt for å hjelpe med oppgaven de kommer med.

Planlegg dagen din. Har du lagt opp en plan for dagen eller uken, er det mye lettere å skille mellom viktige og mindre viktige arbeidsoppgaver. La planen din ligge synlig på pulten din, slik at du hele tiden kan sjekke at du jobber i tråd med planen. Av og til vil det naturligvis være hasteoppgaver som du må ta tak i, men da må du rett og slett ajourføre planen deretter. Pass på at alle oppgaver er rangert etter prioriteringer, og at alle hasteoppgaver må ha en høyere prioritering for at du skal ta tak i oppgaven.

Er du usikker på om alle oppgavene du har egentlig burde være dine, avsjekk med stillingsbeskrivelsen, eller din overordnete. Er du lederen for bedriften, må du naturligvis i stedet gjøre en vurdering av hva du bør delegere videre til dine ansatte.

Utsett ikke viktige oppgaver som du kan løse nå. Den minst effektive måten å løse oppgaver på er å jobbe litt med hver oppgave hver dag. Vi kjenner oss nok alle sammen igjen i at vi tråler igjennom e-posten uttalige ganger hver dag for å sjekke om det er noen oppgaver vi kan gjøre noe med. Den beste måten å få unna jobb på er å skrive ut oppgavene og lage en prioriteringsliste. Løs deretter sakene som er viktigst, eller haster mest.

Gi deg selv tid til pauser. Pauser klarner tankene, og vil gi deg mer energi til å løse oppgavene bedre når du er ferdig med pausene.

Vi mennesker er svært robuste. Vi kan takle mye støy, avbrytelser, telefoner, hastemøter og endringer i hverdagen, men faktum er at hjernen vår er skapt til å kunne konsentrere seg om èn ting av gangen. Ta derfor tilbake tiden igjen ved å være tilstede i den oppgaven du skal løse.

Lykke til.