Har du fått ansvaret for nedbemanning i bedriften din?

Her får du noen tips om hva du bør tenke i gjennom før du setter i gang med nedbemanning i bedriften din. Alle prosesser innebærer en viss risiko for å mislykkes. Men forsøker du å tenke gjennom disse punktene reduserer du sannsynligheten for at prosessen skal gå i stampe.Timingen på prosessen er svært viktig. Informerer man de ansatte for tidlig, er det en viss fare for at nøkkelpersoner forsvinner på et kritisk punkt. Informerer man for sent, kan de ansatte reagere på at de ikke har fått beskjed tidligere. Dette kan igjen skape negativ publisitet i mediene.

1. Budskap:
Det er viktig at de involverte lederne i selskapet har utarbeidet et klart og tydelig budskap før prosessen settes i gang. Budskapet bør danne fundamentet for hvordan prosessen planlegges, både innholdsmessig og tidsmessig.

2. Rollefordeling:
Som i alle store prosjekter er det viktig at de ledere som skal bidra i prosessen er gitt klare og tydelige roller. Rollene må være utvetydige i forhold til mandat og ansvarsforhold.

3. Preliminær plan:
Alle gode prosesser starter med at man tegner ut en preliminær plan over prosessen, gjerne med en medfølgende tidsplan. Planen er ypperlig til å få et bedre mentalt bilde over prosessen, både for prosjektlederen selv og de andre involverte. Etter hvert som planen og tidsplanen begynner å tegne seg klarere, kan det være lurt å avstemme planen i forhold til arbeidsmiljøloven.

4. Juridiske betraktninger:
Det er viktig at selskapet ikke har bestemt seg for en prosess uten at de tillitsvalgte er involvert i beslutningen dersom det dreier seg om oppsigelser. Arbeidsmiljøloven paragraf 8.1 og 8.2 er svært aktuelle.§ 8-1. Plikt til informasjon og drøfting, og § 8-2. Gjennomføring av plikten til informasjon og drøfting. I tillegg bør det foretas en syretest på prosessen i sin helhet i forhold til oppsigelse, sluttpakker etc.

5. Opprett en arbeidsgruppe som skal levere innspill til beslutningen:
Ved å opprette arbeidsgrupper hvor ledere og tillitsvalgte er representert, sørger man for en sterkere vi-følelse i prosessen. Det vil også medføre større aksept blant de tillitsvalgte rundt beslutningen man faller ned på.

6. Forventningsavstemning:
La de ansatte få vite om at selskapet er i en endringsfase, og at arbeidsgruppen jobber med å utrede ulike scenarioer. Forventningsavstemning setter imidlertid i gang en prosess hos de ansatte, og det bør ikke ta for lang tid mellom forventningsavstemning og den endelige beskjeden. Hvorvidt forventningsavstemning tilrådes må sees i sammenheng med prosessen i sin helhet.

7. Opprett en arbeidsgruppe:
Arbeidsgruppens mandat skal levere innspill til utforming av sluttpakker, stå-på bonuser, AFP-løsninger, outplacement, sluttpakker, oppsigelsestid etc. La de tillitsvalgte være representert i gruppen.

8. Tren ledere og tillitsvalgte i omstilling:
Mange dyktige ledere og tillitsvalgte føler at de stiller på bar bakke når det kommer til ledelse i en nedbemanningssituasjon. Gi derfor tid til at både ledere og tillitsvalgte blir trent opp til å takle sin egen rolle.

9. Utarbeid en prosjektplan for de ulike utfall:
Forberedelser er mer enn halve jobben. Har du planlagt godt, sparer du inn mye tid i gjennomføringen. Bruker du lite tid på forarbeidet, vil du bruke mye tid på gjennomføringen. Nedbemanninger bør foregå over et kortere tidsperspektiv, slik at bekymringene hos de ansatte ikke får slå rot i bedriften.

10. Beslutning tas:
Så fort arbeidsgruppen har levert sin innstilling, vil det være på tide å konkludere for styret. Den endelige beslutningen ligger alltid hos styret, ikke hos arbeidsgruppen.

11. Informasjonsmøtet:
Møtet skal være forholdsvis kort og konkret. Informasjonsmøtet bør legges opp pedagogisk med a) bakgrunn, b) vurderinger, c) beslutning, d) konsekvenser og e) hva skjer videre.

12. Informasjonsmøte med jobbrådgivere:
De ansatte bør inviteres på informasjonsmøter i mindre grupper. På møtet kan de ansatte få vite hva slags støtte de kan forvente fra bedriften i den vanskelige tiden.

13. Individuelle jobbsamtaler:
Dersom det er tatt en beslutning om at de ansatte skal få bistand til å finne seg nye jobber, vil det være naturlig å sette i gang med individuelle outplacement (jobbsamtaler) 1-3 dager etter informasjonsmøtet.

14. Jobbsøkerkurs:
De ansatte kan i tillegg til de individuelle samtalene også få tilbud om jobbkafè og jobbsøkerkurs hvor de får vite mer om skriving av cv, søknader, øving på intervjuer, bruk av nettverk og utarbeidelse av kompetanseprofil og generell jobbsøking.

15. De gjenværende:
Du bør sørge for at de ansatte som fortsetter sitt arbeidsforhold ikke mister motet eller motivasjonen underveis. Ett av de viktigste grepene for å beholde jobbmotivasjonen hos de ansatte er at du behandler de som må gå på en skikkelig og respektfull måte. Dernest bør du sørge for at de ansatte har en retning og noen mål å gå etter til tross for de vanskelige tidene i selskapet.

Det som er helt sikkert er at jo bedre forberedt du er, jo færre problemer vil du møte på under gjennomføringen.