Ta tempen på trivselen!

Marianne Reinskou Granerud tar masterutdanning i Folkehelsevitenskap med strategisk ledelse ved NMBU. Hun har tidligere jobbet som mellomleder i næringslivet.

God kommunikasjon er grunnlaget for et godt arbeidsmiljø, og studier viser at sykefraværet er lavere enn gjennomsnittet – og arbeidsmiljøet bedre – i bedrifter hvor de ansatte trives.

Norge har verdens høyeste sykefravær, og dette koster samfunnet 22 milliarder kroner hvert år, rapporterer KS. Folkehelsearbeid handler om å påvirke faktorer som direkte eller indirekte fremmer befolkningens helse og trivsel, forebygger sykdom, beskytter mot helsetrusler og reduserer sosial ulikhet i helse.

Det er et samfunnsansvar å bidra til god helse og trivsel i hele befolkningen – også på arbeidsplassen. Undersøkelser viser at trivsel er den viktigste faktoren for å ha det bra på jobb, når trivselen er til stede er også sannsynligheten for at medarbeiderne yter maksimalt høyere.

Trivsel henger sammen med motivasjon. Jobbmotivasjon kan oppnås hvis faktorene mestring og autonomi er til stede, i tillegg til opplevelsen av å tilhøre et godt arbeidsmiljø som gir anerkjennelse, støtte og en hensikt i arbeidshverdagen. Gallup World-undersøkelsen viste for et par år siden at nær 90 prosent av ledere tror ansatte bytter jobb fordi de ønsker høyere lønn, mens dette kun gjelder for 12 prosent. De fleste bytter jobb fordi de ønsker å føle seg verdsatt.

Muskel- og skjelettplager er årsaken til 60 prosent av sykefraværet i Norge, dette er ofte relatert til stress. De som ikke føler seg verdsatt er også i risikosonen for å bli sykemeldt, siden det er en nær sammenheng mellom mistrivsel på jobben og stressrelaterte sykdommer.

Vi har med tiden gått fra et industrielt samfunn til moderne kunnskapsorganisasjoner, hvor intellektuell kapital er bedriftenes viktigste ressurs. Det er ikke lenger greit med enveiskommunikasjon og kommandering som lederstil.

Dette vet de aller fleste som har en lederstilling, men i hektiske perioder når «det blåser på toppen» er det lett å glemme alle gode intensjoner. Det kan også være utfordrende å kommunisere på tvers av generasjoner, og på tvers av kulturer. Har man en strategi for internkommunikasjon vil man i større grad klare å ivareta en god kommunikasjon med de ansatte også i travle tider.

I kommunesektoren brukes 10-faktor, som er et forskningsbasert måle- og utviklingsverktøy for ledere og medarbeidere. Det måler ikke trivsel, men trivsel kan gjenspeiles i hvordan det scores på de ti faktorene. Undersøkelsen måler på individnivå, gruppenivå og ledernivå, og kartlegger blant annet medarbeidernes oppgavemotivasjon, mestringstro og selvstendighet. På gruppenivå kartlegges mestringsklima, og på ledernivå mestringsorientert ledelse. De ti faktorene i undersøkelsen har en dokumentert betydning for utvikling av arbeidsmiljøet, og kartlegges gjennom 36 påstander som hver enkelt skal ta stilling til.

Noen av suksessfaktorene KS rapporterer om er at hensikten med undersøkelsen er avklart og at det er gitt tilstrekkelig opplæring til de som gir den, og at den er enkel å svare på. Det er leder og medarbeiderne selv som kan påvirke de faktorene som måles, og det er derfor de selv som skal ta tak i oppfølgingen: Trinn 1 er hvor de analyserer resultatene, steg to er målsetting for utviklingsarbeidet og steg tre er tiltak.

Det er faktoren som har betydning, ikke påstandene, og lederen må derfor ha kjennskap til sammenhengen mellom disse faktorene. Leder og medarbeider tolker resultatene sammen.

Det finnes et utall undersøkelser på markedet for dem som ønsker å bruke slike verktøy for å øke trivselen, og mange følger omtrentlig lik mal som 10-faktor: det kartlegges, man analyserer resultatene, man setter mål og man igangsetter tiltak.

Det krever mye å gjennomføre og følge opp en medarbeiderundersøkelse, både av tid og ressurser. Kan man «ta tempen» uten å bruke de tradisjonelle undersøkelsene? Det kan man selvfølgelig, men det krever også ressurser – og et ønske om forandring. Man kan starte slike endringer på avdelingsnivå, men det kan være hensiktsmessig å forankre tiltak i ledergruppen for deretter å implementere dette i hele bedriften.

Hva kan man gjøre? Ett forslag er å bestemme seg for å kommunisere på en annen måte, på bedriftsnivå og mellom leder og medarbeider.

På bedriftsnivå foreslår Arbeidslivstelefonen at man lager «husregler» som skal bidra til bedre arbeidsmiljø. De påpeker blant annet at det er viktig at vi setter pris på og hilser hverandre når vi kommer og går, selv om vi har det travelt. De sier også at det er viktig at vi snakker TIL hverandre, ikke OM hverandre.

Enhver bedrift må bestemme hvilken kommunikasjonsform og regler som er viktig for dem, og dersom de ansatte får være med på å utarbeide husreglene vil også eierskapet til reglene bli større.

På individnivå – mellom leder og medarbeider – er det viktig å snakke sammen slik at medarbeiderens motivasjonsdriv blir kartlagt. I bedrifter hvor lederne har en god og åpen dialog med de ansatte ser man også at sykefraværet er lavere. Noe som kjennetegner ledere i slike bedrifter er at de er uredde; de tør å spørre hva som ligger bak når noen ikke har det bra, de tør å stille krav, og de er gode på å bygge tillit. Dette forebygger sykefravær, dette er godt folkehelsearbeid!

Ingen mennesker er like, dette er personavhengig og også kjønnsavhengig. For eksempel er ansvar viktigst for menns engasjement, mens kvinner yter bedre når de får ros og oppmuntring, viste Gallup World-undersøkelsen.

Man føler seg med andre ord verdsatt på forskjellige måter, og det er opp til leder å kartlegge dette. Ønsker man å finne ut av dette uten å bruke formaliserte verktøy kommer man langt med en medarbeidersamtale. Finn ut hva som gjør arbeidshverdagen best mulig for dine ansatte, hva gjør dem glade, hva inspirerer dem, hva gir dem energi?

Det er et par punkter man må være bevisst når man går inn i slike samtaler. Kommunikasjonen må bygge på gjensidig respekt og tillit, og du må være interessert i å forstå den andre – ikke bare formidle dine egne tanker og ideer. Det er også viktig å sjekke av at den du snakker med har forstått deg riktig. Be dem gjerne om å gjenfortelle det du har sagt i sine egne ord – og gjenfortell det du hører de sier tilbake til dem. «Har jeg forstått deg riktig når du mener at …», er en god måte å kontrollere at du har hørt dem rett.

Tenkt på at du skal være mestringsorientert, både i en medarbeidersamtale og i daglig kommunikasjon med medarbeiderne dine. Ifølge KS er dette kjennetegn på en mestringsorientert leder:

• Gir individuelt tilpasset selvstendighet, tillit
• Gir konkrete og nyttige tilbakemeldinger
• Stiller krav
• Tilbyr videreutvikling og utviklingsmål
• Tilbyr utfordringer som gir læring og utvikling
• Gir ære til den som fortjener det
• Bruker et inspirerende, positivt språk
• Styrker medarbeideres mestring og motivasjon
• Gir støtte

Det er dermed ikke så vanskelig å ta tempen på trivselen, selv uten store verktøy og undersøkelser. Det krever bare at du setter av tid til de ansatte, at du lytter, at du finner ut hva som driver hver enkelt – og ikke minst: at du bruker dette aktivt for å gi alle et enda bedre arbeidsmiljø.

Synspunkt

Skriv til DP Synspunkt

Del dine meninger med ledere og andre ressurspersoner i arbeids- og samfunnsliv? Skriv til DP SYNSPUNKT.

Les alle synspunkt her.

---