– Kontorarbeidsplasser er ganske mye rart

Det er forsker og psykolog Ane Gjerland, fra Høgskulen på Vestlandet, som har gjennomført litteraturgjennomgangen som ble presentert under Statsbyggs frokostmøte om kontorløsninger denne uken.

Gjerland forteller at feltet både er variert og tverrfaglig. Det er lys, luft, beliggenhet, estetikk og endringsprosesser. Det som det er mest debatt og interesse rundt, er selve kontorkonseptet, sier Gjerland.

Typiske eksempler på kontorkonsepter er cellekontor, åpent landskap og aktivitetsbasert kontor.

Mangelfull forskning

Det er store kunnskapshull i kontor-forskningen, forteller hun. Gjennomgangen viser at det er svært få studier totalt sett, men at det har vært en sterk økning det siste tiåret.

Forskningen på kontorkonsepter som i dag eksisterer, viser imidlertid at det finnes få beskrivelser av populasjoner, altså hvilken gruppe mennesker som har vært med i studiene.

Det er ikke gjort mange studier på noen spesifikke yrkesgrupper. Den største gruppen er studenter og det er fordi studenter ofte er forsøkskaniner i eksperimentelle studier.

Dette gjør det vanskelig å avgjøre om studiene er relevante for den enkelte bedrift eller organisasjon.

– Det syns jeg er problematisk. Da er det veldig vanskelig å si hvor relevant forskningen er, sier Gjerland

Få av sammenlikningsstudiene fokuserer på fysisk utforming, og enda færre fokuserer på endringsprosess. Disse temaene kan derfor fremstå som mindre viktige enn de faktisk er.

– Støy er et tema som har opptatt mye av forskningen. Det er det man vet mest om. Bruk av kontoret, hvor ofte bytter man plass og hvor mange skritt tar man om dagen, er noe som har blitt forsket mye på. Endringsprosess og lederskap er det færre studier på, sier Gjerland.

Den typiske forskningsartikkelen er psykologistudiet som ser på effekter på det enkelte individet.

Vil ha mer forskning

Gjerland anbefaler at det blir forsket mer på kontorløsninger. Da mener hun det er viktig at de som gjennomfører studiene spesifiserer populasjon og sektor. Fysisk utforming og endringsprosess må også vektlegges og beskrives.

– Man må vite noe om settingen for å vite hvor relevant studien er for andre. Forskere burde også beskrive hvordan de ulike kontorløsningene ser ut, sier Gjerland.

Når forskningen skal brukes til å utforme nye kontorløsninger, er det viktig at man tar i bruk flere studier av høy kvalitet. Man må også passe på at studien er relevant for virksomheten.

– Tommelfingerregelen kan være at studiene er publisert i en faglig anerkjent journal, sier hun.

Ikke relevant for norske forhold

Åpne kontorlandskap er det som er forsket mest på. Også sammenligning av ulike kontorløsninger er det blitt forsket mye på.

Det er vestlige land som dominerer forskningsfeltet. Mest forskning stammer fra USA, Storbritannia, Sverige, Nederland og Finland. Norge kommer på niende plass av land som har publisert mest forskning på feltet.

– Bygningskravene i USA og Storbritannia er ganske annerledes enn i Norge. Det betyr at studier publisert om åpne landskap ikke nødvendigvis vil være relevante for norske forhold. Bygningene i utlandet er ofte mye dårligere og vi har bedre bygninger og andre krav i Norge, sier Gjerland.

De fleste studier som forskerne har gått gjennom handler om hvor tilfredse ansatte er med kontorløsningene sine. Produktivitet har det blitt forsket nest mest på.

– Det er disse temaene som blir diskutert mest.

Organisasjonen vil endre seg

Statsbygg har vært en del av SMAP-samarbeidet (smarte, attraktive og produktive kontorarbeidsplasser) som Høgskulen på Vestlandet har ledet med støtte fra Forskningsrådet.

– Det var mye upløyd mark å ta tak i, sier Morten Dybesland, avdelingsdirektør for strategi og forskning i Statsbygg.

Ny teknologi gjør det mulig å jobbe på helt nye måter. Noen vil spare ressurser ved å ha mindre areal og noen ønsker å bruke mindre penger.

En viktig driver for den enorme oppmerksomheten kontorløsninger har fått handler om hvordan arbeidslivet har endret seg og at det er kommet nye måter å jobbe på.

– Dette handler om mye mer enn fysiske kontorlokaler og hvordan de ser ut. Det handler vel så mye om organisasjon, ledelse, involvering og hvordan du skal få en organisasjon til å endre seg når du først skal inn i nye lokaler, sier Dybesland.

Kunnskapshull

Kartleggingsstudiene, som Statsbygg har vært med på å finansiere, viser at det er stor mangel på forskning- og bevisbasert kunnskap om kontorløsninger.

– Dette er et felt med mange meninger og mye følelser. I dag er det et felt med store kunnskapshull, sier Dybesland.

Mye av forskningen som har blitt gjort på kontorløsninger er på generelle tema.

Det har vært vanskelig å finne kunnskapsbaserte effektstudier. For eksempel: hvilke konsekvenser har det hvis det fysiske rommet ser slik ut?

– Det er et kunnskapshull vi må gjøre noe med, sier Dybesland.

Et klimaansvar

Fagansvarlig for arealutvikling i Statsbygg, Lise Bergflødt, er klar på at kontorløsninger er et fagfelt de ikke kan nok om.

Hun forteller at Statsbygg bruker mye krefter på hvordan de skal håndtere prosjektene sine i fremtiden.

– Vi ser at mye av diskusjonene rundt prioriteringer må tas tidlig i prosjektets fase. Det er da vi har valgmulighetene. Det er lite aksept for å øke kostnadene eller dra ut tiden. Når vi har fått bevilget penger til et prosjekt, er det et tog som går. Det er i de innledende fasene vi må jobbe godt.

Hun er også klar på at de må vurdere fordeler og ulemper ved alternative løsninger.

– Vi kan ikke bruke all verden av ressurser lenger fordi vi har et klimaansvar. Vi må få så god funksjonalitet som mulig innenfor de arealene vi har. Det blir større og større oppmerksomhet om gjenbruk.

Mange virksomheter snakker om innovasjon og utvikling. Det er da viktig å vite hvordan virksomheten jobber med innovasjon.

Noen team jobber intensivt med å løse oppgaver over en kort periode, noen driver med innovasjon individuelt og noen innoverer i den daglige linjen i virksomheten.

– Disse tre gruppene har helt ulike behov for fysiske utforminger.

Leverer fremtidsbygg

På virksomhetsnivå må vi alltid starte med strategien. Hva skal virksomheten gjøre i fremtiden.

– Vi har så lett for å tenke bakover når det er snakk om fysiske løsninger, men vi er nødt til å tenke fremover, da de fleste forventer å bruke kontorene i 15 til 20 år.

Etter at strategien er på plass må man se på menneskene som faktisk skal skape endringene.

– Vi må tørre å si hva det er vi skal slutte å gjøre i fremtiden. Her må de ansatte med på laget.

Internt i en virksomhet er det ofte et stort sprik. Folk har ulike faglige oppgaver og alle har ulike personligheter.

– Vi som jobber med byggene skal skape fysiske miljøer som underbygger arbeidsprosessene som foregår i bygningen. Disse prosessene skal ligge til grunn for hvordan vi utformer. Menneskene i bygget må definere hva de har behov for.

Gjennom å endre fysiske kontorløsninger kan vi endre atferden til mennesker. Derfor er det viktig å vite hvordan lokalene skal brukes.

Endre vaner

Det krever ledelse og modning å ta inn det tverrfaglige perspektivet i utformingen av kontorløsninger.

– Det å endre atferd og få oversikt over fremtiden for en virksomhet er en modningsprosess. Det må vi ta oss tid til.

Det sies at vaner er vonde å vende. Vi tar mellom 9000 og 1000 beslutninger i løpet av en dag.

– Vi liker ikke å bruke unødvendig energi og skaper derfor vaner. Jo lenger vi har sittet i en løsning, jo bedre ser vi ut til å like den. Det er vanskelig å komme inn i noe nytt.

– Derfor er det viktig at man bruker bygge-og flytteprosessen på å lære ansatte nye vaner. Ledere må skape forståelse blant de ansatte for hvordan de faktisk skal jobbe i det nye landskapet og hvilken atferd man skal ha. De nye lokalene kan være med på å støtte den reisen de ansatte er på.

Atferd og kjøreregler

Ønsker man et dynamisk miljø i en virksomhet, i tillegg til et stille miljø? Er det de som snakker høyt som skal flyttes inn i et stillerom eller er det de som skal ha det stille?

– Mange aktivitetsbaserte kontor har blitt semi-kontor hvor folk går og hvisker til hverandre og hvor de som ønsker fred og ro ikke er helt fornøyde. Det er en del av problemene med de tradisjonelt åpne rommene. Det har ikke vært noen klare kjøreregler for hvordan vi skal bruke dem, sier Bergflødt.

Tanken bak aktivitetsbasert kontor er at alle skal ha et valg og at alle skal få tilfredsstilt sine behov.

– Det er ikke en løsning, men en rammeløsning. Du må vite hvilke aktiviteter som foregår i virksomheten. Det finnes ingen løsning som er perfekt for alt, sier Bergflødt.

Noen medarbeidere er flinkere enn andre til å la sin stemme bli hørt. Men det er viktig at de som ikke snakker høyest også får være med på å bestemme.

– Det er hva vi kollektivt finner ut, som vil fungere best. Man kan ikke oppfylle alles individuelle behov.