70 virksomheter får arkivtilsyn i 2019

I 2019 vil nærmere 70 virksomheter få tilsyn fra Arkivverket. Kommuner i Nordland og Hordaland stikker seg ut som aktuelle områder. Tilsyn med statlige virksomheter øker markant.

Se hvem som får tilsyn i løpet av 2019

Av totalt 70 er 49 av de planlagte med kommuner, fylkeskommuner og bydelsetater (Oslo).

– Fra 2019 fokuserer vi på kommuner med høy risiko, og de som ikke har hatt tilsyn av Arkivverket før, da særlig i Nordland og Hordaland, sier fagdirektør Kjetil Reithaug i seksjon for Dokumentasjonsforvaltning.

De siste tre årene har Arkivverket hatt tilsyn med over 100 reformkommuner og -fylker.

– Fokuset på kommune- og regionreform tones nå ned, da vi vil gi disse rom til å arbeide i fred frem til sammenslåingen 01.01.2020, sier Reithaug.

Tilsyn med statlige virksomheter øker markant

Nytt av året er at andelen tilsyn med statlige virksomheter øker markant. I løpet av 2019 kommer Arkivverket for eksempel til å ferdigstille gjennomgangen av arkivholdet i departementene og Statsministerens kontor.

– Vi kommer til å utarbeide en oppsummering av våre funn fra dette arbeidet, til læring for andre. Arkivverket prioriterer også virksomheter med stor samfunnsviktighet, og de som drifter systemer som lagrer informasjon på vegne av seg selv og andre, sier Reithaug.

20 prosent i kategorien «høy risiko»

Som en del av arbeidet med risikobaserte tilsyn, har Arkivverket utviklet en risikokalkuleringsmodell som skal være med å avgjøre om en virksomhet har høy, medium eller lav risiko. Denne vil være med å bestemme omfanget av tilsyn med den enkelte virksomheten. I tillegg er den et viktig verktøy i utvelgelsen av virksomheter for hendelsesbaserte tilsyn.

For 2019 har Arkivverket beregnet at omkring 20 prosent av alle virksomhetene i forvaltningen er i kategorien «høy risiko».

– Dette betyr at det er stor sannsynlighet for hendelser i den aktuelle virksomheten som på sikt vil kunne føre til brudd på rettigheter og rettsikkerhet for enkeltmennesker. Det kan også bety effektivitetstap og økonomiske tap, sier Reithaug.

Arkivverkets risikovurdering for 2019 – Andel kommunale virksomheter * med høy risiko, sortert etter fylke (n-490)

* Kommuner, fylkeskommuner og bydeler/avdelinger (Oslo)

Risikobildet endres fra år til år

Kriteriene for å havne i kategorien «høy risiko» er svært strenge. Risikovurderingen er blant annet basert på informasjon om elektronisk arkivering, rutiner for kvalitetssikring, arkivplan, tidligere tilsyn og bruk av depotinstitusjon. Utvalgte risikoindikatorer og nøkkeltall følges kontinuerlig på bakgrunn av årlig innrapportering av data fra virksomhetene og øvrig informasjon fra media og tipsere. Vurderingen endres derfor fra år til år, basert på risikobildet.

På grunn av begrensede ressurser rekker Arkivverket imidlertid kun tilsyn med omkring halvparten av disse virksomhetene.