Problemløsing på den store ­arenaen

For å finne de beste løsningene på store og komplekse oppgaver, er man prisgitt innspill og informasjon fra alle interessegruppene som berøres av løsningene man kommer frem til, mener konsulent Gerd Beate Vik:

– Vi kommer til kort hvis vi kun baserer oss på kunnskapen til lite ekspertutvalg. Vi må tørre å involvere alle de som har et eierskap til det vi skal utvikle. Forskning fra Universitetet i Oslo og Institutt for samfunnsforskning viser det samme. Et av de beste virkemidlene for å skaffe seg dette beslutningsgrunnlaget er å få de ulike interessegruppene til å snakke sammen, hevder Vik, prosessleder i prosjektlederdivisjonen i den rådgivende ingeniørbedriften Rambøll Norge.

• LES OGSÅ: – Vi kan legge hele puslespillet sammen

Hun har lang erfaring med å lede slike dialogprosesser. Hun skaper møtearenaer for alt fra små team til grupper med over 100 deltakere.

Ofte blir hun tilkalt når oppgavene virker overveldende, eller der motsetningene virker uhåndterlige. Nøkkelen for å lykkes med dialog mellom ulike interessegrupper har med kvalitet å gjøre, mener Vik:

– Når Rambøll starter store tidligfaseprosjekter legger vi vekt på solid interessenthåndtering. Vi planlegger bygg, veier og sentrumsområder i milliardklassen – derfor må vi sikre at det gir optimal verdi for brukerne. Vi må rett og slett sikre at byggene, veiene og sentrumsområdene vi planlegger møter de behovene brukerne har, innen de rammene som finnes. Ofte kan det også være vanskelig å få gjennom store byggeprosjekter hvis man ikke involverer de som har et eierskap til det endelige sluttproduktet. Første steg er å kartlegge hvem disse interessentene og aktørene er, forklarer hun.

Få kunnskap, sikre eierskap, skape engasjement

Interessentene sitter på viktig kunnskap som verken ingeniørene i Rambøll eller oppdragsgiverne har. De kjenner sitt behov og vet hvor skoen trykker. Derfor er Rambøll avhengige av å forstå deres behov og se muligheter og løsninger i deres perspektiv. I tillegg bidrar mange av interessentene til å treffe beslutninger som sikrer gjennomføring av prosjektet. Hvis Rambøll ikke klarer å få politikerne, forvaltningen, næringslivet og brukerne i dialog, hvor de får en felles forståelse for behov og løsninger, kan det være at prosjektet strander på tegnebrettet.

• LES OGSÅ: – Ga oss en ­felles plattform

– Mange opplever at det er krevende å få med seg folk i slike prosesser. Når Rambøll har gjennomført interessentkartleggingen starter vi med å intervjue nøkkelinteressentene i prosjektet. Dette er gjerne folk i ledende posisjoner som har gjennomslagskraft i sine nettverk, og fungerer som bjellesauer ved at de trekker flere folk med seg i prosessen. Slik lykkes vi med å mobilisere i stor skala. Når vi dybdeintervjuer aktørene er vi oppriktig nysgjerrig på deres perspektiver på saken, sier hun.

Vik forteller at aktørene ofte blir engasjerte av å få dele sine synspunkter på prosjektet, og når intervjuet er ferdig gleder de seg til å delta i prosessen og å få komme på workshop.

– I sum gir intervjuene oss viktig informasjon når vi går i gang med å planlegge gode møter og er uvurderlig i arbeidet med å skreddersy workshops som vekker interesse og engasjement hos aktørene, utdyper Vik.

Skreddersøm til hvert møte

Kartlegging av interessentene, og deres behov, leder opp til selve arenaen: møtet, der behovene skal diskuteres og man gir innspill til gode beslutninger.

For å oppnå best mulig kvalitet er det viktig at disse workshop’ene skreddersys på best mulig måte, forteller Gerd Beate Vik. Både møtestruktur og innhold er av avgjørende betydning:

– Vi lager et detaljert program som er skreddersydd til hvert møte, og adresserer de problemstillingene deltakerne er opptatt av. Når vi planlegger nye bygg, veier eller sentrumsområder, inviterer vi alle som har et eierskap til saken om å bidra med sine innspill, sier hun.

Vik forteller at store grupper deles inn i mindre grupper på seks personer, og det er nøye planlagt hvem som skal sitte sammen – slik at man sikrer stor grad av forskjellighet i hver lille gruppe. Deltakerne lærer og får nye perspektiver ved å lytte til hverandre – og gjennom dialog kommer de frem til kvalifiserte innspill.

Rambøll lar heller ikke dialogen gå for lenge av gangen. Hvert gruppearbeid innledes med en faglig presentasjon på maks 10 minutter. Rambøll inviterer inn både eksterne og interne foredragsholdere som belyser dagens tema og gir deltakerne nye perspektiver og et felles kunnskapsgrunnlag.

– Vi er strenge på tidsbruken, og hver foredragsholder får maks 10 minutter til sin presentasjon. Da får man formidlet det viktigste, samtidig som vi sikrer at vi holder engasjementet og konsentrasjonen oppe plant deltakerne, forklarer hun.

Felles løsninger

Gjennom kunnskapsdeling, spesialtilpassede gruppearbeider og prosesser som legger til rette for dialog – ikke debatt og diskusjon, styrer man unna synsing og kjappe løsninger, og oppnår kvalifiserte innspill til prosjektet. Deltakerne får kunnskapspåfyll både gjennom presentasjoner og gruppearbeid, og møtene bidrar til at deltakerne får ny innsikt og ser saken fra flere sider. Denne tilnærmingen bidrar til at interessentene sammen finner frem til fremtidige løsninger på utfordringer prosjektet står overfor.

– Eksempelvis erfarer vi at mange kommunepolitikere faller for fristelsen å love stadig flere sykehjemsplasser, enda alle tall og analyser viser at dagens løsninger ikke er bærekraftige i fremtiden. Med en kraftig eldrebølge som snart treffer oss er det verken nok hender eller skattekroner til å bygge ut enda flere sykehjemsplasser. Kommunene må finne nye måter å sikre en god helse- og eldreomsorg, men de klarer ikke å finne løsningene alene, sier hun.

Når workshop-ene er over har oppdragsgiver forhåpentligvis fått en solid forankring av prosjektet og en sterk legitimitet i gjennomføringen. Rambølls tilnærming bygger ned murer og skaper samhold på tvers av interessegrupper, hevder Gerd Beate Vik.

– Gode dialoger får vi når vi er nysgjerrige og lytter med både kropp og hode. Altfor ofte tar vi oss ikke tid til å lytte, men bruker tiden på å lade egne argumenter uten at vi får med oss det de andre sier. Vi er tydelige på at deltakerne har et ansvar for hvordan de bidrar inn i samtalene. I møtene gir vi dem innføring i dialogteknikk og gode verktøy for å snakke så folk vi lytte, og lytte så folk vil snakke. I en diskusjon kjemper man ofte om det beste argumentet, og det er alltid en vinner og en taper. I dialogen er det to vinnere – de utvider sine perspektiver, lærer av hverandre og finner nye, felles løsninger, avslutter Vik.