Alltid for mye å gjøre på jobben?

- Som karriererådgivere møter vi stadig mennesker som er utslitte eller som har møtt veggen som resultat av for mange oppgaver å hanskes med. Ofte ser vi at noen enkle råd kan bidra til å lette arbeidspresset for den enkelte leder, opplyser Tim Rosenkilde i Jobbprat.

Jobbprat har derfor utviklet en liste for deg som begynner å kjenne på at oppgavene "tårner" seg opp og som derfor er nødt til å ta tak i arbeidssituasjon.

Les igjennom stillingsbeskrivelsen din nøye.

Planlegg og prioriter arbeidsoppgavene dine i forhold til det som er ventet av deg i stillingsbeskrivelsen. Viktigste oppgaver først naturligvis.

Mest sannsynlig vil du oppleve at det kan være små eller store sprik mellom hva du tror er forventet av deg, og hva som er faktisk forventet av deg.

Dersom du har en rekke oppgaver som du er pålagt uformelt, konferer med din leder, og oppdater deretter stillingsbeskrivelsen.

Tving andre til å være konkrete med hasteprosjekter.

Det kan være lett for andre å si at "alt" haster når det gjelder oppgaver hvor du er nødt til å bidra. Sørg for at medarbeidere forstår at de må prioritere mellom ulike jobber, dersom du skal bidra med din tid. Forplikter du deg til for korte tidsfrister til dine kolleger, vil det kun skape mer arbeide for deg selv og din kollega.

Sett deg realistiske mål for arbeidsdagen før du setter i gang.

Det er lett å ta en oppgave etter en annen. Problemet er at dette kan sluke tiden din, uten at du har kommet i mål med de viktigste oppgavene. Konkretiser derfor de oppgavene som du bør ha tatt tak i, i løpet av arbeidsdagen.

Ta pauser

Det hjelper deg fint lite å kutte ned på spisepausen, du får ikke gjort mer av den grunn. Spisepausen er faktisk frikvarteret for hjernen din til å prosessere alle tanker gjennom dagen. Tar du ikke spisepause er det lettere å bli sløv og ukonsentrert utover dagen.

En kaffepause på gangen i ny og ne kan gi deg inspirasjon, informasjon og atspredelse som du trenger for å kunne yte bedre.

Unngå ukritisk bruk av mail

E-post er et fantastisk hjelpemiddel, dersom det benyttes korrekt. Samtaler hvor det er nødvendig å avklare en del saker kan i mange tilfeller være mer effektivt å benytte telefon, eller ansikt til ansikt. E-post kan lett misforstås, samtidig som mottakerne ofte svømmer over av e-post fra før av og din e-post dukker ned i mengden av andre meldinger. Kan du skru av mailboksen din mens du arbeider konsentrert med enkelte oppgaver, vil du komme lettere i mål med oppgaven din.

Skru av og til av mail og telefon

Enkelte deler av arbeidsdagen kan du velge å være mindre tilgjengelig for andre, spesielt dersom du skal jobbe med høykonsentrert arbeide. Det er svært sjelden at andre ikke kan vente en time eller to før de får svar fra deg. Er det noe som virkelig haster og som er viktig kan de få tak i deg på andre måter.

Det er lov å si nei!

Pliktoppfyllende mennesker har ofte vanskelig for å si "nei". Resultatet er at medarbeidere etter hvert lesser på deg oppgaver som egentlig andre burde utført. Til slutt ender du opp med å slite deg ut. Vær klar og tydelig på hvor dine grenser går, og hva dine medarbeidere kan be deg om å gjøre. Du vil faktisk få respekt av dine kolleger for dine grenser etter hvert som du setter grenser.

Utsett ikke viktige oppgaver som du kan løse nå.

Den minst effektive måten å løse oppgaver på er å jobbe litt med hver oppgave hver dag. Vi kjenner oss nok alle sammen igjen i at vi tråler igjennom e-posten utallige ganger hver dag for å sjekke om det er noe vi kan gjøre noe med. Den beste måten å få unna jobb på er å skrive ut oppgavene og lage en prioriteringsliste. Løs deretter sakene som er viktigst, eller haster mest først.

Fokuser.

Vær til stede uansett hvilke oppgaver du utfører. Har du kun et halvt blikk på oppgaven, samtidig som du tenker på noe annet kan du være sikker på at du løser oppgaven dårlig og i verste fall må gjøre oppgaven om igjen.

Lag systemer som du selv klarer å huske.

Det er helt umulig for de fleste av oss å huske på alle oppgaver vi har utført, og hvordan vi har utført de. Sørg derfor å bygge opp arkiveringssystemer som gjør at du lett kan finne tilbake til informasjon som du kan ha bruk for senere.

Kilde: Jobbprat AS