Kontorene kan bli færre og trangere i fremtiden

Paal Pedersen er tydelig i budskapet om at en mer fleksibel arbeidshverdag er kommet for å bli og at fremtidens arbeidsplasser vil være påvirket av utfordringene vi har møtt dette året.

– Vi må planlegge morgendagens arbeidsplasser for å kunne møte framtidige pandemier og utbrudd. Kanskje har koronapandemien endret forutsetningene for arealbehov og arbeidsplassutforming, sier statssekretæren under et webinar i regi av Statsbygg.

Han tror definitivt erfaringene med en mer fleksibel arbeidshverdag er kommet for å bli.

Samtidig understreker han at det er vanskelig å spå hvordan framtiden vil se ut.

– Kanskje vil økt fleksibilitet redusere behovet for å investere i infrastruktur. Vil vi trenge alle næringsbyggene vi har i dag? Fleksible bygg må tåle fremtidens endringsbehov. Målet er at vi skal ha gode og trygge arbeidsplasser, sier Pedersen.

Arbeidsgruppe

En arbeidsgruppe som inkluderer Statsbygg, Stami, Arbeidstilsynet, Folkehelseinstituttet, Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon, Høgskulen på Vestlandet og SINTEF skal etablere en kunnskapsplattform for informasjonsutveksling om pandemiens påvirkning.

Arbeidsgruppen skal blant annet svare på spørsmål som:

Kan smittevern ivaretas på en god nok måte med åpne kontorløsninger uten faste plasser? Hva innebærer økt krav til renhold?

Hvor strenge regler må vi ha over tid når det gjelder mobilitet?

Ser vi andre gevinster eller ulemper gjennom det å tenke nytt?

Pandemien har gjort oss oppmerksomme på utfordringer knyttet til hensyn vi må ta i utformingen av nye arbeidsplasser. Pedersen tror dette sannsynligvis har medført varige effekter for mobilitet og at arbeidslokasjoner kan være mer fleksible enn de har vært tidligere.

– Selv om dagens pandemi snart går over, vil vi i framtiden ha med oss denne erfaringen videre. En pandemi kan absolutt skje igjen og da er det viktig at vi rigger oss best mulig for lignende utbrudd i fremtiden. Det gjelder også for kontorplasser, sier Pedersen.

Åpnet mange dører

Samtidig som store deler av arbeidsstokken har blitt tvunget på hjemmekontor siden mars, har teknologien åpnet mange dører for nye arbeidsmåter. Saksbehandling, samhandling og oppgaveløsning går i økende grad digitalt.

– Året vi har vært gjennom har vært en bratt læringskurve for mange. Vi har alle med vekslende egenønske blitt tvunget over på digitale løsninger for samhandling og møtepunkter. Mange har nok erfart fallgruver og uforståelige hendelsene som skjer på de verst tenkelige tidspunktene, sier Pedersen.

For noen har den digitale hverdagen betydd raskere møter, mer effektive arbeidsprosesser og raskere avklaringer. Men hjemmekontorsituasjonen har også ført til utfordringer og har bydd på en mindre sosial arbeidshverdag hvor arbeidsprosessen i større grad blir overlatt til den enkelte.

– Det er ikke tvil om at teknologien har vært en viktig bidragsyter på de fleste arbeidsplasser. Mange arbeidsprosesser blir holdt i gang på tross av hjemmekontor og mange har fått seg et lynkurs i digitale plattformer.

Symbol for endring

Statssekretæren forklarer at hjemmekontor symboliserer endring, tilpasningsdyktighet og fleksibilitet.

– Hjemmekontor fungerer for mange, og vil sannsynligvis bli sett på som et supplement til arbeidsplassen også etter pandemien. Men det er viktig at fremtidens arbeidsplass ivaretar individuelle behov.

Selv om pandemien har vist at vi er tilpasningsdyktige, mener Pedersen at fremtidens arbeidsplass fremdeles vil kreve at alle blir sett og involvert.

– Virksomheters behov må løses på lik linje med enkeltmedarbeidernes behov, sier han.

En undersøkelse som ble gjennomført av Mellomrom Arkitekturpsykologi i vår, viste at det var delte meninger om hjemmekontor.

– Noen opplevde å trives og være veldig produktive, noen opplevde strake motsetningen, forklarer psykolog og forsker Ane Gjerland ved Høgskulen på Vestlandet.

Dette er faktorene som hadde mest å si for om folk trivdes eller følte seg produktive på hjemmekontor (rangert fra størst til minst effekt):

1. Egnede arbeidsoppgaver

2. Inneklima på hjemmekontoret

3. Konflikt mellom krav fra familie og arbeid

4. Tilrettelegging for skjermet arbeid

5. Attraktivt hjemmekontor

6. Effektive møter

7. Lett å ha sosial kontakt med kollegaer digitalt

8. Bruk av teknikker for å jobbe fokusert

Må ha tillit fra leder

I 2011 jobbet gjennomsnittsnordmannen hjemmefra kun en dag i måneden, viser en undersøkelse fra Manpower. 67 prosent av oss jobbet aldri hjemmefra.

Undersøkelsen viste at tillit fra lederen var svært viktig for dem som selv hadde valgt å jobbe hjemmefra.

– Ledere må ikke drive med detaljstyring og stole på at den ansatte gjør jobben selv om de er på hjemmekontor, sier Gjerland.

Forskning om hjemmekontor gjort før pandemien viste at folk trivdes litt bedre med jobben av å jobbe på hjemmekontor. Trivselen flatet derimot ut etter 2,5 arbeidsdager i uken.

– Etter dette ble relasjonen til kollegaer svekket. Det viser seg også at jo mer man jobbet hjemmefra, jo lettere var det å finne balanse mellom arbeidshverdagen og fritid, sier hun.

Andre forutsetninger

Statsbygg jobber tett med flere søsterorganisasjoner ute i Europa. Rapportene derifra handler om at mange sliter med å jobbe over video fra hjemmekontor.

– Norge er heldige fordi vi er et land som har kommet langt i den digitale utviklingen, sier administrerende direktør Harald Nikolaisen i Statsbygg.

Flere europeiske storbyer har helt andre forutsetninger enn byene i Norge. Tettheten i befolkningen er mye større, reisetid til og fra jobb kan ta timevis og kostnadene for å leie sentrale kontorlokaler er høyere enn eksempelvis i Oslo og Bergen.

Dette fører til at drivkreftene for å endre arbeidslivet er mye større i enkelte land og byer i Europa.

– For land som sliter økonomisk, hjelper det å kunne spare penger på arealeffektivisering og desentraliserte arbeidslokasjoner, forklarer Nikolaisen.

Trendene i Europa er tydelige: bærekraft og statens økonomi er det mest avgjørende for hvordan arbeidshverdagen og kontorlokalene vil bli lagt opp etter pandemien.

En undersøkelse som ble gjort før pandemien brøt ut viste at halvparten av kontorlokalene i Europa står tomme til enhver tid.

– Mange land ønsker å spare miljøet, samtidig som man sparer penger på å reise mindre. Vi må bruke ressursene våre bedre med tanke på klimaet og økonomien, mener Nikolaisen.

Store konsekvenser

I Norge har vi opplevd en sterk sentraliserings- og urbaniseringstrend i flere tiår. Hvis denne trenden nå stopper opp eller snur som følge av korona, tror Nikolaisen at det vil få store konsekvenser for arealbruk og samfunnsplanlegging.

– Det er vanskelig å gå tilbake til slik ting var når man har opplevd å få økt individuell frihet med hjemmekontor, sier han.

Hvis Norge opplever en desentraliseringstrend post korona, vil det kunne påvirke hva slags lokaler vi trenger og hvor mye lokaler vi trenger.

– Hvis folk velger å jobbe hjemmefra med konsentrasjonsoppgaver, burde kanskje kontorene være en arena med flere sosiale soner slik at man kan treffe hverandre, bli inspirert og drive kreativt gruppearbeid, sier han.